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    La gestion des accès aux notices récupérées

    Ou comment digérer convenablement les importations

    Par Dominique Lahary , BDP du Val-d'Oise

    Soit unenotice récupérée dans un système local. Convertie dans le format de stockage, elle est sus- ceptible d'apparaître sous un ou plu- sieurs formats d'affichage, dont le for- mat de catalogage. Mais le système importateur ne s'est pas contenté d'im- porter des données. Pour que la notice en question soit utilisable, il faut y ac- céder. Les concepteurs du logiciel ont donc dû prévoir qu'à l'occasion d'un chargement bibliographique, les accès aux notices importées soient créées.

    La fabrication des index à l'occasion des chargements bibliographiques

    Si le système importateur fonctionne avec de simples index, ceux-ci sont nor- malement enrichis chaque fois qu'une notice importée comprend des entrées n'existant pas dans le système, de la même façon que la création locale d'une notice peut enrichir les index.

    S'il dispose d'un véritable système d'au- torité, de nouvelles notices d'autorité sont normalement créées pour chaque entrée n'existant pas déjà dans la base locale. Ces notices sont naturellement réduites aux éléments importés, et aug- mentées éventuellement de données générées automatiquement par le sys- tème. Mais dans ce deuxième cas de figure, tous les accès ne font pas l'objet d'un système d'autorité. Par exemple, les accès titres autres que les titres uni- formes ne relèvent normalement que d'un simple système d'index.

    Le doublon, voilà l'ennemi !

    La première difficulté, c'est qu'une entrée correspondant à une notice importée peut déjà exister dans la base, mais sous une forme légèrement différente. Cette différence générera deux entrées dis- tinctes, et nous aurons par exemple Bal- zac, Honoré de et Balzac, H. de consi- dérés comme deux auteurs distincts. D'où l'utilité de choisir des sources respectant des formes contrôlées.

    Comment le fait de changer l'eau en vin provoque des ennuis gastriques

    Tous les bibliothécaires récupérant des notices l'ont constaté : les doublons les plus fréquents concernent les éditeurs et les collections et ne cessent de se multiplier à chaque importation de notices. La raison en est simple. La plupart des logiciels de gestion de bibliothèque ménagent en effet des accès contrôlés, soit par index, soit par système d'auto- rité, par éditeur et par collection. Or, aucun des formats bibliographiques de la famille MARC ne prévoit de champs spécifiques pour gérer des accès contrôlés de cette nature. L'éditeur et la collection figurent dans des champs descriptifs correspondant à des zones de l'ISBD, que le catalogueur doit ren- seigner en décrivant ce qu'il observe sur le document physique, et non en utilisant une liste d'autorité. En fabri- quant du normalisé avec ce qui ne l'est pas, le système importateur provoque une inflation de doublons. Dans le cas des éditeurs, il existe un moyen d'éviter la multiplication exces- sive de doublons : le système importa- teur devrait fabriquer son entrée contrô- lée en utilisant le seul nom d'éditeur, et non le lieu d'édition, soumis à de fréquentes variations et fréquemment exprimé entre crochets carrés dans les notices de la BNF au motif qu'il ne figure pas sur la page de titre ou autres sources connexes d'information. Et il ne devrait jamais accoler dans la même autorité les éditeurs réunis le temps d'une coédition.

    La Phonothèque nationale a évité cette difficulté en établissant un système d'autorité pour les éditeurs, distribu- teurs, diffuseurs et marques commer- ciales des documents sonores. Et comme il n'y a pas de champ UNIMARC pour accueillir ces autorités, l'UNIMARC BN-OPALINE a été enrichi de deux champs : 970 pour les formes retenues, 980 pour les formes rejetées.

    Enfin, UNIMARC prévoit, outre le champ descriptif correspondant à la zone de la collection de l'ISBD, un champ 410 de lien à la collection renseignée dans les notices de la Bibliographie natio- nale française sur CD-ROM qui présente une plus grande régularité.

    La récupération des renvois

    On pourrait penser que même si un sys- tème local crée des accès contrôlés à l'occasion des chargements biblio- graphiques, on aboutira à des entrées simples dépourvues de renvois.

    Cependant, les notices de la Biblio- graphie nationale française disponibles en format UNIMARC sur CD-ROM comportent, non la totalité des renvois, mais les renvois Voir correspondant aux accès Auteur, Matière et Titre uniforme.

    Les concepteurs des systèmes importa- teurs ont donc la possibilité de prévoir la récupération de ces renvois, ce qui peut signifier deux choses :

    • à l'occasion d'un chargement biblio- graphique, toute entrée non existante dans la base locale est créée avec le cas échéant son ou ses renvois ;
    • à l'occasion d'un chargement biblio- graphique, toute entrée existant déjà dans la base locale mais. dépourvue de renvoi est enrichie des renvois fournis dans la notice importée.

    Le problème des sources divergentes et du catalogage local

    Un système qui enrichit ses accès contrôlés à l'occasion des chargements bibliographiques est certes intéressant, mais pose des problèmes de cohérence entre le catalogage local et les sources de récupération si elles sont diverses. Les BU, avec l'obligation de s'alimenter à une seule source, n'ont pas connu ces difficultés, et avec le futur système, c'est centralement que l'harmonisation de- vrait être effectuée.

    Il n'en va pas de même des biblio- thèques publiques qui, pour les mono- graphies, utilisent souvent deux CD- ROM : BNF et ELECTRE.

    L'utilisation de ces deux sources pose notamment les problèmes suivants :

    • 1. La BNF travaille avec un système d'accès contrôlé mais ELECTRE non.
    • 2. Les formes auteur d'ELECTRE ne comprennent que le nom et les élé- ments rejetés, celles de la BNF étant souvent enrichies des années de nais- sance et de mort, des titres et des fonc- tions.
    • 3. Les formes éditeur d'ELECTRE sont re- lativement uniformes, non celles de la BNF.
    • 4. L'indexation matière repose sur deux principes différents : entrées inspirées du répertoire des vedettes matière de Françoise Danset et Martine Blanc- Montmayeur pour ELECTRE, entrées contrôlées RAMEAU pour la BN.

    Il faut donc veiller à nettoyer réguliè- rement la base, voir désactiver la créa- tion d'autorités (par exemple matière ELECTRE si on utilise RAMEAU) pour ne pas avoir simultanément deux systèmes d'indexation matière, ce qui est une source de doublons logique (un même concept exprimé de deux façons diffé- rentes pour deux notices différentes).

    On peut toutefois envisager l'utilisation de plusieurs systèmes d'indexation ma- tière alphabétique si le logiciel le per- met et est capable de gérer des thésau- rus ou fichiers d'autorités distincts.

    Toutes ces difficultés peuvent paraître rédibitoires. Si on donne la priorité à la cohérence des accès et souhaite y consacrer peu de temps, on ne choisira qu'une seule source. Mais on peut aussi élaborer une politique d'importation en tenant compte de la rapidité de la dis- ponibilité des notices. On acceptera alors les inconvénients évoqués ici en bâtissant un système de contrôle local des accès.

    Cataloguer ou gérer les accès ?

    La question de la gestion des accès nous amène à repérer différentes stra- tégies possibles de catalogage, indui- sant chacune un traitement technique local différent.

    Si on catalogue systématiquement loca- lement, on n'aura pas de problèmes de pollution mais il faudra établir soi- même un système d'autorité et contrô- ler les catalogueurs.

    Si on récupère systématiquement, le tra- vail de catalogage sera remplacé par un strict travail de maintenance des auto- rités, avec contrôle de cohérence, le- quel peut être aidé par une automati- sation de procédures ménagées par les concepteurs du système local (repérage des doublons putatifs...).

    Toute politique de compromis entre les deux combine les caractéristiques énon- cées. On voit que dans tous les cas, il faut gérer les accès. On peut donc pré- férer concentrer le travail technique sur cet aspect plutôt que de consacrer du temps au catalogage local. L'avenir dira si la perspective de récupération de no- tices d'autorité est susceptible de renou- veler la problématique.