Profil de poste - Coordinateur.trice administratif.ive des formations de masters

L’École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib) recrute un.e contractuel.le chargé.e de la coordination administrative des formations de masters à compter du 1er octobre 2017 (CDD d’1 an, niveau assistant ingénieur)

Contexte
L’Enssib est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d’un « grand établissement ». Située à Villeurbanne (Rhône), elle est placée sous la tutelle de la ministre de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ; elle est membre associée de la COMUE Université de Lyon.L’Enssib est un établissement d’enseignement supérieur qui associe les fonctions d’une école d’application pour les cadres des bibliothèques (bibliothécaires, conservateurs) de l’État et de la Ville de Paris et une activité universitaire d’enseignement (4 mentions, 5 parcours de
masters et un diplôme d’établissement).
Elle est plus particulièrement impliquée dans deux mentions de masters co-accréditées l’une avec Lyon 1 (Sciences de l’information et des bibliothèques), l’autres avec Lyon 2 (Histoire, civilisations, patrimoine, parcours « Cultures de l’écrit et de l’image »). Elle accueille certains enseignements de la mention « Humanités numériques », portée par Lyon 2.
L’Enssib développe enfin une activité d’expérimentation et de recherche en sciences de l’information, bibliothéconomie et histoire du livre, ainsi qu’une valorisation de celle-ci.

Site internet : http://www.enssib.fr
Présentation des masters : http://www.enssib.fr/masters

Intitulé de la fonction exercée : Coordinateur.trice administratif.ive des formations de masters

Positionnement du poste
Le poste est placé au sein de la direction des études et des stages, rattaché à la directrice des études et des stages.

Fonctions
Au sein de la direction des études et des stages (DES), direction structurée en plusieurs pôles (bureau des stages et de l’insertion professionnelle, diplômes d’établissement, formation à distance, formations initiales des fonctionnaires, formation tout au long de la vie, scolarité et masters), le coordinateurtrice assiste la directrice des études dans toutes les tâches de coordination administrative relatives au pôle « masters ».

Liste d’activités possibles (non exhaustive) :

  • Élaboration et suivi de l’exécution du calendrier annuel des masters avec la scolarité : campagnes et commissions d’admission, plannings et sessions de rentrée, déroulement de l’année universitaire, programmation des examens, des sessions de rattrapage, rendu des notes ; mise en cohérence avec les calendriers des établissements partenaires, avec les autres calendriers de travail en œuvre à la direction des études.
  • Vérification de la cohérence des outils et des informations relatifs à la scolarité des masters : maquettes, plannings, programmations des cours, modalités d’évaluation, règlements de scolarité, etc.
  • Participation à l’élaboration des documents soumis au vote du Conseil d’administration régissant l’organisation et la scolarité des masters.
  • Participation à la rédaction des conventions relatives aux masters, relecture de ces conventions.
  • Elaboration des convocations et des ordres de mission des intervenants en masters (en l’absence de l’assistante de la DES).
  • Elaboration ou vérification des états de service des intervenants (en l’absence de l’assistante de la DES).
  • Suivi avec la directrice des études, en tant que référent.e en second, de la procédure des saisines en masters.
  • Organisation des réunions de coordination des masters (une par trimestre), rédaction et diffusion des comptes-rendus.
  • Mise à jour et relecture, avec les responsables pédagogiques, des documents d’information relatifs aux masters et des rubriques du site web consacrées aux masters (site en cours de refonte).
  • Participation au suivi des applications informatiques de la sphère SVE de Cocktail, en collaboration avec la direction des systèmes d’information de l’Enssib.
  • Suivi des statistiques relatives aux masters (remontées SISE) et participation à la rédaction du rapport d’activité annuel de l’Enssib.
  • Participation au suivi de la communication autour de l’offre de masters.
  • Participation aux réunions de service de la DES et à la commission pédagogique de l’Ecole.

Ce poste exige une capacité à travailler de manière autonome, mais en collaboration étroite et permanente avec de multiples interlocuteurs :

  • les deux gestionnaires de scolarité des masters ;
  • l’assistante de la scolarité, qui gère les réservations de salles d’enseignement et suit les plannings ;
  • l’assistante de la DES, en charge des convocations des intervenants en masters et les états de service. Il ou elle pourra être amené(e) à seconder ou remplacer cette assistante dans l’exécution de ses tâches relatives aux masters ;
  • le Bureau des stages et de l’insertion professionnelle, en charge des stages et notamment des stages des étudiants inscrits en master ;
  • l’équipe enseignante, les enseignants-chercheurs, et notamment les responsables des mentions et parcours de masters dispensés à l’Enssib. Il ou elle pourra être amené(e) à travailler également avec les enseignants-chercheurs de Lyon 1 et Lyon 2 responsables des mentions et parcours co-accrédités ;
  • les étudiants, en l’absence des gestionnaires de scolarité ;
  • la direction des systèmes d’information, qui pilote les applications de la sphère SVE de Cocktail relatifs à la scolarité des masters et les remontées de statistiques ;
  • la chargée de mission pour les questions règlementaires et juridiques auprès du directeur, notamment pour les questions relatives aux conventions ;
  • le pôle Rayonnement de la Direction de la valorisation, en charge de la communication, du site internet et des réseaux sociaux ;
  • La directrice des études et des stages.

Il n’implique pas de responsabilité d’encadrement.

Conditions de recrutement
Poste de catégorie A ouvert uniquement aux agents contractuels : CDD d’un an rémunéré sur la base de la grille de référence d’un assistant ingénieur de la filière ITRF.
Rémunération brute : 1626 €.

Compétences attendues
Ce poste de coordination exige :

  • des connaissances en gestion administrative, un intérêt pour la réglementation,
  • des connaissances de base sur l’organisation de l’enseignement supérieur en France, et notamment sur le niveau « masters »
  • une capacité à travailler et à négocier avec des interlocuteurs divers
  • des capacités d’organisation, de synthèse
  • un esprit logique, capable de collecter et de mettre rapidement en cohérence des informations diverses
  • de la réactivité, une capacité à rendre compte et à alerter si nécessaire sur les difficultés rencontrées
  • de l’aisance avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique
  • des qualités d’expression orale et écrite.

Contacts
Les dossiers de candidature, constitués impérativement d’un CV et d’une lettre de motivation, devront être adressés par mail uniquement à :
Nathalie Marcerou-Ramel, directrice des études et des stages - Courriel : nathalie.marcerou-ramel@enssib.fr
ET
Chantal Terrié, responsable du service des ressources humaines - Courriel : service_rh@enssib.fr

Date limite de réception des dossiers de candidature : 18 septembre 2017, à minuit.
Les entretiens avec les candidat(e)s retenu(e)s auront lieu entre le 20 et le 28 septembre 2017.

Pour toute question sur le poste, merci de contacter par mail Nathalie Marcerou-Ramel.