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1988

Essais d'évaluation du prêt entre bibliothèques à la bibliothèque universitaire de Nice
COTTON
Françoise
Bibliothèque Universitaire de Nice
Conservateur
25-27
Ma nomination, en octobre 1983, à la Bibliothèque universitaire de Nice, à temps partiel et complétant des temps partiels , m'a valu de travailler dans trois sections. J'ai ainsi été amenée à assurer des compléments et des remplacements prioritaires dans les services de prêt interbibliothèques, ce qui m'a permis de pouvoir comparer les problèmes et les méthodes avant d'être chargée de la coordination de ces services dans les quatre sections. Cette mission a pu s'accomplir grâce à la collaboration des équipes concernées, très motivées et soucieuses de faire aboutir le plus grand nombre de demandes, et des conservateurs chargés des quatre sections, avec comme objectifs de parvenir à assurer un meilleur service, à partir de l'analyse de l'existant (structures, procédures, résultats), en tentant de simplifier une gestion minutieuse alourdie par les problèmes comptables.
Volumes des transactions :
Le tableau général établi depuis 1978 manifeste une augmentation régulière des emprunts comme des prêts, malgré quelques fléchissements passagers. La séparation - déjà traitée au niveau de la D.B.M.I.S.T. - entre établissements français et étrangers n'a pas été faite ici, mais il faut garder à l'esprit qu'un petit nombre de demandes passant du circuit français au circuit étranger sont comptabilisées deux fois. Il faut noter à ce sujet le faible recours à l'étranger de la Bibliothèque universitaire de Nice (maximum 8 % en Lettres), comme le mince appel de l'étranger (maximum 6 % en Droit et en Lettres).
En 1987, les prêts représentent pour la première fois 32 % des emprunts (contre 25 % en 1986).
Histogramme Emprunts-Prêts 1978-1987
Pour la section Droit, le nombre des demandes émises continue à remonter sans atteindre encore le chiffre de 1984. Les demandes reçues (25 % des demandes émises) restent inférieures au chiffre de 1983, mais les prêts consentis sont supérieurs ; A la section Lettres, les demandes reçues, légèrement en baisse par rapport à 1986, représentent 47 % des demandes émises ; En Médecine, les demandes émises enregistrent une baisse de 16,5 %, mais les demandes reçues augmentent de 35 % ; A la section Sciences, les demandes émises continuent à augmenter fortement (+ 33 %), mais moins que les demandes reçues (+ 52 %). (voir shéma p.26)
Diagramme demandes envoyées et reçues
Catégories de documents:
Les tableaux par sections et par cxatégo-ries de documents mettent en évidence la prédominance, pour les emprunts comme pour les prêts, des périodiques étrangers, surtout en Médecine et en Sciences (78 et 65% des demandes émises). En Droit, les périodiques étrangers ont remplacé, depuis 1986, les thèses au premier rang des documents empruntés et prêtés; la même évolution se retrouve en Médecine pour les prêts. L'influence des recherches do-cumentataires informatisés semble importante en ce domaine.
Diagrammes demandes envoyées et reçues en 1987
Taux de satisfaction :
Les taux de satisfaction sont variables, surtout élevés pour les périodiques étrangers, grâce aux localisations du CCN (dont les effets sont comparés par certains étudiants en droit à ceux du loto !). La section Médecine relève cependant pour 1987 un taux de satisfaction relativement faible pour les périodiques étrangers (76,5%) dû, semble-t-il, à une mauvaise copie de localisations CCN par certaines bibliothèques qui ont demandé à Nice des périodiques qui ne s'ytrouvent pas. On se heurte aussi à des abonnements arrêtés non signalés par le CCN.
Les principaux problèmes rencontrés pour obtenir les documents recherchés proviennent :
- du retard dans l'arrivée des microfiches pour les thèses récentes (particulièrement en Droit) ;
- des délais souvent très longs de localisation par le CCOE (un mois) ;
- du faible nombre de réponses positives du CCOE pour les ouvrages récents (depuis 1976), conséquence des baisses de crédits d'acquisition des BU ;
- de la complexité de la localisation des ouvrages français, malgré le précieux recours au Centre national de prêt - les ouvrages conservés dans les bibliothèques municipales ne sont pas assez bien repérés : une édition des «Impressions de voyage de Paris à Cadix» d'Alexandre Dumas, non localisée par le CNP, a finalement, après avoir circulé dans plusieurs grandes bibliothèques universitaires, été trouvée à la Bibliothèque municipale de Grasse...
- de la disparition des ouvrages dans les bibliothèques, même de ceux qui ont fait l'objet de réponses positives dans les modules de localisation du logiciel de la D.B.M.I.S.T. ;
- de l'impossibilité de fournir DEA, DESS et certaines publications d'instituts en raison de relations difficiles avec ces derniers.
Les mêmes difficultés se retrouvent pour fournir les documents demandés par d'autres bibliothèques :
- certains documents, localisés à Nice, ont disparu ou ont été mal reclassés ;
- les mémoires de maîtrise sont exclus du prêt (Lettres) :
- des demandes sont adressées à Nice pour des raisons géographiques et historiques, mais le fonds ne correspond pas (ouvrages italiens en Lettres ; parfumerie en Sciences) ;
- d'autres demandes arrivent un peu au hasard (surtout en Lettres en provenance de petites bibliothèques) ;
- des documents publiés par l'Université de Nice ne sont pas dans les sections de la BU malgré les demandes faites auprès du Président comme des U.F.R.
Une meilleure connaissance des fonds existants (consultation d'ORIADOC, MIRADOC, etc.), des démarches auprès de la DBMIST et des CADIST, des Conseils général et régional (s'agissant de fonds documentaires à spécificité régionale), des achats par les sections en fonction des demandes les plus fréquentes, le notification au CCOE et au CCN des disparitions de documents signalés, devraient permettre de résoudre certains problèmes.
Histogrammes demandes envoyées et satisfaites
Délais:
Les taux de satisfaction ont été établis sans tenir compte des délais , certains documents, heureusement peu nombreux, étant difficiles à localiser et à obtenir avant 50 jours (les délais des reproductions obtenues par le service photographique de la Bibliothèque nationale pouvant approcher de l'année...).
L'introduction de la messagerie électronique a notablement amélioré les délais de réception des documents, qui semblent plus rapides pour la section Médecine (8 à 10 jours), pour les photocopies et les thèses dans les autres sections (10 à 15 jours contre près de trois semaines pour les ouvrages français, un mois pour les ouvrages étrangers).
Les tentatives d'évaluation des délais de réception des paquets montrent de grandes fluctuations, indépendantes des lieux d'expédition, mais le Centre de tri de Nice s'était signalé par sa lenteur lors de l'enquête A.D.B.U. de mars 1985. Les démarches faites ensuite auprès de la Direction départementale des P.T.T. avaient recueilli une écoute attentive mais l'acheminement ne semble pas en avoir été sensiblement accéléré...
A l'évidence, se manifestent de grandes différences par rapport aux délais calculés par le logiciel PEB de la DBMIST qui ne peut tenir compte des délais postaux. Le délai de traitement (activité de prêteur) est en majorité inférieur à 7 jours. Les délais supérieurs peuvent correspondre à des ouvrages déjà prêtés dont on a attendu le retour, à d'autres pour lesquels des précisions ont dû être demandées par message personnel pour éviter un blocage du champ réponse.
Le temps moyen de satisfaction dépend du nombre de circulations de la demande et de la rapidité de traitement par les différents prêteurs : certaines réponses positives arrivent avec un grand retard par rapport à l'arrivée du document, ce qui fausse à la fois le délai de traitement et le temps moyen de satisfaction.
Usagers :
Les usagers sont en majorité étudiants dans les sections Droit et Médecine : en Droit, ils sont surtout économistes, et parmi les juristes surtout enseignants ; en Médecine, la majorité se situe en 3e cycle, et les enseignants-chercheurs ne représentent que 20 % environ. En Lettres, les étudiants représentent 58 % des usagers. Seuls en Sciences, les enseignants-chercheurs sont la grosse majorité.
Il y a peu de lecteurs autorisés, en Sciences et en Médecine où l'on trouve également de grands organismes privés (laboratoires etc.), en petit nombre mais gros demandeurs (les demandes de livres étrangers, difficiles à trouver en France, par la Société Thomson font baisser les taux de satisfaction de la section Sciences!).
Coûts :
Des tentatives de calculs ont été faites en 1984 pour évaluer les coûts en personnel, difficiles étant donné que chaque service n'a pas uniquement du personnel à temps plein, doit faire appel par moments à des remplacements et à certaines autres catégories de personnel pour certaines tâches (photocopies, transport des paquets etc.). De même le calcul des recettes et des dépenses dans le cadre des préparations de budgets est malaisé à la suite des chevauchements d'une année sur l'autre et des augmentations de tarifs en cours d'année. Même sans tenir compte des frais de personnel, l'équilibre se révèle difficile, surtout si l'on essaye de considérer toutes les catégories de dépenses entraînées (téléphone, timbres, SUNIST, imprimés, vignettes, enveloppes, étiquettes, papeterie ordinaire et informatique...), et oblige à suivre les augmentations de tarifs.
Conclusion:
Si l'on peut arriver à des résultats intéressants même avec des méthodes manuelles, les tâches d'évaluation pourraient être facilitées par des moyens de gestion informatisée sur micro-ordinateur. Le nouveau logiciel national de la DBMIST devrait rendre de grands services. Reste le problème de la gestion locale qui doit pouvoir s'articuler sur le logiciel national pour éviter des répétitions de saisies des données. L'expérience de l'Unité de documentation médecine de l'Université de Liège est intéressante . Les bibliothèques de Suisse romande ont de leur côté une application de SIBIL au prêt entre bibliothèques .
Comme plusieurs bibliothèques se préoccupent de ce problème, en dehors de celle de l'Université de Nice, il sera peut-être possible d'arriver à un résultat en groupant les efforts et en évitant la juxtaposition de plusieurs systèmes locaux... Souhaitons le pour un proche avenir.
1
Sur des «rompus», quand ils ont heureusement été attribués...
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La participation des bibliothèques universitaires à des systèmes informatisés (SIBIL, OCLC.) va peu à peu tarir les sources du CCOE en attendant le chargement du Pancatalogue : il y aura donc une période intermédiaire un peu difficile.
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NOEL-LAMBOT (Françoise) et SOMVILLE (Alain). - Using a microcomputer for the administration of the Interlibrary loan, mainly requests for photocopies. In : 2nd International Conférence on the application of microcomputer in information, documentation and libraries ed. / K.D. LEH-MANN, H. STROLHL-GOEBEL. Baden-Baden, march, 1986. -, Amsterdam, New-York, Oxford : North Holland, 1987.
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GAVIN (Pierre). - Catalogage et catalogues dans le réseau romand, In : Les Bibliothèques : tradition et mutation : mélanges offerts à Jean-Pierre Clavel... - Lausanne: Bibliothèque cantonale et universitaire , 1987 p.387-399.