Cet article, en présentant une partie des actions mises en œuvre au sein du Service commun de la documentation de l’Université Paris Dauphine – PSL, interroge les leviers, individuels et collectifs, qu’il est possible d’activer afin accompagner la montée en compétences des magasiniers induite par les transformations actuelles des métiers des bibliothèques.
Les métiers des bibliothèques connaissent de profondes mutations : numérisation des collections, individualisation et segmentation de l’offre avec le développement des services aux chercheurs, ou encore accroissement des formations des usagers, notamment aux compétences informationnelles, renforcé par l’usage de l’intelligence artificielle.
Dans ce contexte de changement pouvant créer de l’incertitude, l’évolution du métier de magasinier des bibliothèques ne peut pas être négligée. L’impératif de questionner le rôle de ces derniers dans l’organisation des bibliothèques a déjà été souligné par Laetitia Bracco dans son mémoire de fin d’étude du diplôme de conservateur des bibliothèques (2019) au titre évocateur : Laetitia Bracco, Le métier de magasinier en bibliothèque universitaire : disparition ou évolution ?Le métier de magasinier en bibliothèque universitaire : disparition ou évolution ?, mémoire d’étude de conservateur des bibliothèques, sous la direction d’Anne-Christine Collet, Villeurbanne, Enssib, mars 2019. En ligne : https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/notices/68898-le-metier-de-magasinier-en-bibliotheque-universitaire-disparition-ou-evolution
Cet article se propose d’interroger les leviers qu’il est possible d’activer pour accompagner la montée en compétences des magasiniers sous-tendue par les transformations du métier et des services aux publics en présentant une partie des actions mises en œuvre au sein du Service commun de la documentation (SCD) de l’Université Paris Dauphine – PSL, notamment en 2023.
Le contexte dauphinois est marqué par le rassemblement de tous les magasiniers au sein du pôle Services aux publics. Ses missions se répartissent selon deux axes : l’accueil du public et la conservation matérielle des collections. En 2023, le pôle était constitué de quatorze magasiniers Dans le détail : 12 agents magasiniers des bibliothèques, 1 agente catégorie C ITRF (ingénieurs et techniciens de recherche et de formation), 1 agente catégorie C AENES (administration de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur).
Les magasiniers disposaient d’une fiche de poste peu individualisée, à de rares exceptions, notamment la magasinière responsable de l’atelier d’équipement. Cette situation ne permettait pas de rendre lisible l’organisation des missions du pôle ni de rendre visibles les activités et compétences des magasiniers.
L’arrivée d’une nouvelle direction puis d’un nouveau responsable de pôle en 2022 ainsi que la nécessité de préparer les évolutions à venir, dans le cadre de la création d’un learning centre, ont permis de relancer, en 2023, les réflexions préparées dès 2019 mais stoppées par la crise sanitaire.
Ces éléments et ce contexte ont incité à mener une réflexion collaborative sous forme d’ateliers sur les missions des magasiniers nécessitant l’établissement d’une cartographie dont les effets attendus sont en évaluation et évolution constantes.
Afin de clarifier les missions des magasiniers et l’évolution du pilotage des services aux publics en vue de la création du learning centre à moyen terme, la cartographie des activités menée au printemps 2023 au sein du pôle Service aux publics (SP) de la bibliothèque de l’Université Paris Dauphine – PSL s’est imposée comme un levier structurant. L’objectif de cette démarche était triple : dresser une représentation fine des missions réellement exercées, réinterroger des périmètres souvent figés, hérités d’une fiche de poste unique et devenus obsolètes au fil des années, et (re)donner du sens au travail quotidien en s’appuyant sur une dynamique collective, fragilisée après deux années de crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19.
Après validation par la direction du SCD, la méthode retenue s’est articulée autour d’un cycle de cinq ateliers participatifs, conçus en amont par le responsable du pôle Services aux Publics et son adjointe. Cette temporalité a permis de construire un cheminement progressif, à la fois réflexif et opérationnel.
Dès le premier atelier, centré sur le vécu professionnel individuel, les agents ont été invités à partager des éléments marquants de leur parcours, à verbaliser ce qu’ils appréciaient ou au contraire subissaient dans leur travail, et à exprimer leur attachement (ou leurs interrogations) quant à leur présence à Dauphine-PSL. Ces échanges ont mis en lumière la diversité des trajectoires professionnelles au sein de l’équipe des magasiniers, souvent issues de reconversions ou d’horizons variés, et constituant une richesse pour le collectif. Ces temps d’échange, facilitant la prise de parole dans un cadre neutre et bienveillant, ont permis de poser les bases d’un climat de confiance propice à l’expression professionnelle.
Le deuxième atelier a élargi la focale : en interrogeant collectivement la fonction de la bibliothèque au sein de l’université, les agents ont pu situer leurs missions dans un écosystème plus large, croisant attentes des usagers, missions de service public, enjeux documentaires et besoins institutionnels. Les échanges ont mis en lumière la méconnaissance partielle des tâches accomplies par les uns et les autres. Cela a révélé une forme de cloisonnement des missions au sein de l’équipe et a renforcé la nécessité d’une « mise à plat » collective du fonctionnement du pôle. Cette séance a contribué à renforcer le sentiment d’appartenance à une mission commune, dépassant les logiques de poste ou d’affectation.
Les deux ateliers suivants ont constitué le cœur opérationnel de la démarche. En partant de parcours-types, celui d’un document de son acquisition à son désherbage, ou celui d’un usager au sein des espaces, les agents ont listé les actions réalisées, identifié les collègues participants, et mis en lumière les chevauchements ou les zones grises dans l’organisation. Cette cartographie a révélé la richesse des missions exercées par les magasiniers : traitement matériel, surveillance des espaces, médiation, suivi technique, ajustement des procédures, etc. Les activités et tâches réalisées par le responsable du pôle et son adjointe ont à dessein été intégrées dans les activités listées de manière à obtenir un panorama complet des activités réalisées au sein du pôle. Cette approche a permis de valoriser les compétences spécifiques, souvent peu visibles, mobilisées au quotidien.
Enfin, le dernier atelier a été consacré à la présentation de l’organigramme fonctionnel construit à partir des contributions recueillies. Il a été l’occasion d’expliciter les logiques de répartition envisagées, les spécialisations émergentes, et les nouvelles fiches de poste co-rédigées en conséquence. Cette restitution a ouvert un temps d’échange, préparant les ajustements à venir.
Cette démarche collective n’a pas seulement produit un document de synthèse. Elle a constitué un espace d’expression, un outil de reconnaissance, et un point d’appui pour structurer les évolutions managériales à venir. Elle a permis de construire une vision partagée du travail et de repositionner les agents dans une logique de parcours professionnel, au sein d’un cadre plus lisible et évolutif. Elle facilite également la mobilité interne ainsi que l’intégration de nouveaux agents.
Les ateliers ont apporté une importante matière et mis en évidence la variété des missions remplies par l’équipe du pôle. Deux documents principaux ont été conçus : un organigramme fonctionnel perçu, fruit direct des ateliers ; une cartographie des activités, conçue et proposée par les responsables du pôle.
La cartographie des activités vise à présenter de manière synthétique l’ensemble des activités du pôle, et à être un outil d’accompagnement des évolutions professionnelles des magasiniers au sein du SCD. Elle repose sur une représentation des activités sous forme de briques, comme éléments de constitution des fiches de poste. Cet outil a fait l’objet d’une validation par la direction avant d’être présenté aux agents du pôle dans un deuxième temps.
La production de cet organigramme fonctionnel sous forme d’une cartographie des activités a amené quelques nouveautés : la désignation d’un référent pour chaque activité ; l’expérimentation d’une nouvelle activité proposée par le pôle Appui à la recherche et à la science ouverte : l’amélioration de la qualité des métadonnées dans le système d’information recherche. Cette représentation a également permis de mettre en exergue la participation de magasiniers à la formation des usagers, tout en gardant au cœur les activités en lien avec les collections et l’accueil du public. À cette aune, la création d’une activité « Amélioration de l’accueil et amélioration de l’aménagement » visait à identifier des magasiniers investis dans l’évolution des services.
Lors de la restitution à l’équipe, il a été demandé aux collègues d’émettre des vœux parmi les activités, avec la logique suivante :
- une brique d’activité équivaut à 20 % d’un temps plein, ainsi chaque collègue à 100 % a 5 briques, un collègue à 80 % en a 4, etc. ;
- tous les magasiniers ont deux briques obligatoires d’accueil du public (SP) ;
- la désignation d’un référent pour le circuit des périodiques est ouverte avec une priorité aux agents effectuant déjà cette activité ;
- la participation d’un agent pour l’expérimentation de l’activité « Qualité des métadonnées » a fait l’objet d’un appel à candidature conduit par le pôle Appui à la recherche et à la science ouverte
Une seconde réunion de restitution a été organisée afin d’échanger à nouveau sur la cartographie et la mise à jour des fiches de poste. Deux sujets majeurs ont été rediscutés : l’importance de la polyvalence et la logique en briques d’activité. Cela a permis d’adapter l’évolution de la manière suivante :
- ajout sur l’ensemble des fiches de poste des agents qu’ils peuvent concourir à toutes les activités, notamment lors de l’organisation de chantiers collectifs ou de besoins particuliers ;
- assouplissement de la logique des 5 briques de 20 % pour chaque agent, pour aller vers une discussion plus individualisée et adaptable avec la possibilité d’avoir entre 4 et 6 activités, étant entendu que l’accueil du public était nécessairement une activité à 40 %.
À l’issue de ces présentations et échanges, les fiches de poste ont fait l’objet de discussions individuelles lors des entretiens professionnels de mai-juin 2023. Cela a permis la mise à jour de l’ensemble d’entre elles avec effet au 1er septembre 2023.
La représentation des activités du pôle à travers la cartographie nominative est devenue un véritable outil de gestion tant à l’échelle de l’accompagnement individuel de la carrière de chacun des agents qu’à l’échelle de l’équipe et du SCD pour anticiper et discuter les évolutions.
Au niveau de chaque agent, elle est un outil solide, évolutif et pertinent pour échanger autour de l’évolution de carrière de chacun : évolution dans le corps des magasiniers ou bien projection vers des missions du corps des bibliothécaires assistants spécialisés (BIBAS) en soutien à la préparation des concours et aux dossiers de promotion. Cela a conduit à rendre explicites les tâches liées aux activités et les développements possibles de celles-ci selon l’appétence des agents et leurs souhaits d’évolution professionnelle.
La diffusion de la cartographie, affichée dans les espaces de travail et disponible dans les dossiers partagés, en fait un outil quotidien et enrichit également les discussions lors des entretiens professionnels annuels. En effet, les échanges avec les agents concernant leurs activités sont réguliers tout au long de l’année. La transparence sur les missions actuelles que peuvent occuper les magasiniers est une aide précieuse pour accompagner chacun et discuter ouvertement des souhaits d’évolution et des besoins de la bibliothèque à moyen terme.
De même, son évolutivité permet d’associer les collègues aux transformations du métier de magasinier, et aux autres pôles du SCD, de proposer de nouvelles activités. Elle revêt donc un aspect collectif important.
Ainsi, la cartographie a évolué progressivement pour arriver à un résultat dont les éléments saillants sont :
- la création d’un nouveau poste de coordination de la conservation matérielle des collections faisant le pendant avec le poste de coordination de l’accueil explicitement rattaché à l’adjointe au responsable du pôle ;
- la fusion des activités en lien avec l’accueil et l’aménagement ;
- la transformation de l’activité Planning des magasiniers en Cellule planning réunissant plusieurs collègues du pôle ainsi que la responsable du pôle Administratif et assurant la gestion de l’ensemble des plannings d’accueil (catégories A, B, C et moniteurs) ;
- la mise en avant de fonctions de pilotage confiées au pôle SP au nom du SCD : référent Services publics +, référent Handicap, référent Matériels informatiques.
Après deux ans de mise en œuvre, la cartographie des activités a démontré son potentiel pour l’accompagnement des agents tant d’un point de vue individuel que collectif. Elle est un outil précieux de pilotage des ressources humaines en permettant de valoriser et rendre visible l’ensemble des missions des agents. Son évolutivité et la source de transparence sur l’organisation en font la base des échanges sur l’évolution des effectifs, de la nature des supports (repyramidage, positionnement d’encadrement fonctionnel) et de l’organisation d’un SCD préparant sa transformation en learning centre.
En conclusion, la démarche menée au sein du pôle Services aux publics a démontré qu’une réflexion collaborative peut mobiliser les équipes et (re)créer un collectif autour d’un projet structurant. Elle s’est révélée être un puissant levier d’accompagnement des transformations professionnelles. En favorisant l’expression individuelle et en rendant visibles les missions réellement exercées, la cartographie des activités a permis de renforcer la cohésion de l’équipe, fragilisée par la crise sanitaire ou par un manque de lisibilité des orientations du SCD.
Les ateliers ont ainsi constitué un espace de parole et d’analyse, mais également de projection. Les agents ont pu identifier plus clairement leur place dans l’organisation, percevoir leur contribution à l’accueil et au service public, tant au sein de la bibliothèque que de l’université, mais aussi envisager des perspectives d’évolution dans un cadre plus lisible. Cette dynamique a ravivé un sentiment de reconnaissance professionnelle, parfois ténu dans les métiers de catégorie C, en structurant tout en valorisant les compétences.
Par ailleurs, le travail amorcé a permis de repositionner le pôle comme un acteur stratégique du SCD. En produisant des outils directement mobilisables, notamment à des fins de pilotage, la cartographie est devenue un véritable levier de gestion, préparant les évolutions à venir : mise à jour des fiches de postes dans un premier temps, avec éventuellement la possibilité d’accompagner la proposition à terme de missions télétravaillables pour les magasiniers, comme c’est le cas pour les agents d’autres catégories, notamment dans la perspective de la création du learning centre.
Enfin, cette expérience souligne l’importance d’un management collaboratif et participatif, capable de créer les conditions d’une réflexion collective sur l’évolution des métiers. Elle rappelle que les transformations profondes ne se décrètent pas : elles s’accompagnent, se construisent, et s’inscrivent dans un temps long grâce à un cadre de confiance, de clarté et de reconnaissance.