Vous souhaitez savoir si dans le cadre du désherbage, il est obligatoire de fournir à votre tutelle un procès-verbal qui mentionnerait l'intégralité des documents retirés.

Le manuel "Désherber en bibliothèque", aborde en détail le statut des fonds relevant du domaine public ou privé. Les formalités à respecter pour désherber des collections relevant du domaine privé sont abordées pages 120 à 123.

Extraits :

"Le domaine privé :
Principes d’aliénation et de cession :

Selon l’article L222-1 du Code général de la propriété des personnes publiques, « les personnes publiques gèrent librement leur domaine privé selon les règles qui leur sont applicables ». Les collections « courantes », c’est-à-dire non patrimoniales, des bibliothèques, relevant du domaine privé des collectivités, il est donc possible de les aliéner et de les retirer du patrimoine de la personne publique. ( …)
Le respect de certaines procédures s’impose dans tous les cas, l’aliénation ou la destruction concernant un bien appartenant à une personne publique et entraînant une modification de son patrimoine. (…)

Dans tous les cas, pour que les documents puissent être aliénés, une délibération de l’instance compétente est indispensable : c’est la traduction règlementaire d’une décision qui successivement, cesse d’affecter l’ouvrage au service de la bibliothèque, le retire des collections de celle-ci, autorise sa vente ou sa destruction et prend acte de l’aliénation, dont l’effet est de sortir définitivement l’objet du patrimoine de la collectivité propriétaire. Dans la pratique, le désherbage n’étant pas nécessairement une opération ponctuelle, le plus recommandable est de faire prendre une délibération annuelle au conseil d’administration de l’université et de joindre en annexe la liste détaillée des documents désaffectés, l’essentiel étant de formaliser les procédures et d’assurer leur pérennité."

Source : Désherber en bibliothèque manuel pratique de révision des collections [2eme édition]. Paris : Éditions du Cercle de la librairie, 2013.

Vous trouverez plus d'informations sur les procédures de désherbage sur le site de la Médiathèque départementale d'Ille-et-Vilaine.