Vous souhaitez savoir ce que la norme ISO 15489 dit concrètement à propos de l’élaboration d’un cadre de classement.

Pour commencer, en recherchant au sein de la norme ISO, nous avons repéré la terminologie de plan de classement ou de système de classement plutôt que celle de cadre de classement. C’est donc sur ces premières notions que nous sommes en mesure de vous apporter des précisions.

Nous nous appuyons pour vous répondre sur la norme FD ISO/TR 15489-2, intitulée « Information et documentation - "Records management" - Partie 2 : guide pratique ».

1. Généralités

La norme ISO 15489-2 introduit ainsi le classement :

Dans sa forme la plus complète, le classement consiste en une représentation des fonctions, activités et opérations de l'organisme.

Le système de classement fournit à un organisme un outil pour :

1. organiser, décrire et articuler les documents,

2. relier et partager les documents communs à plusieurs entités, en interne comme à l'extérieur de l'organisme, et

3. améliorer l'accès, la recherche, l'utilisation et la diffusion des documents de la manière la plus appropriée.

2. Réalisation

Pour la constitution d'un plan de classement, la norme indique ensuite qu'il s'agit d'identifier et d'analyser :

1. les buts et stratégies de l'organisme,

2. les fonctions de l'organisme sur lesquelles s'appuie la poursuite de ces buts et de ces stratégies,

3. les activités de l'organisme que regroupent ces fonctions,

4. les processus de travail mis en place pour des activités et des affaires spécifiques,

5. toutes les étapes constitutives de l'activité,

6. toutes les actions concrètes constitutives de chaque étape,

7. les ensembles d'actions récurrentes pour chaque activité, et

8. les documents existants dans l'organisme.

La réalisation d’un plan de classement et sa complexité dépend de l’organisme, de sa nature et de ses objectifs. La norme donne un exemple de plan de classement pour les opérations relatives au personnel :

 

1. Gestion des ressources humaines

1. 1.1. Fixation des droits du personnel

2. 1.2. Conditions de travail

   1. 1.2.1. Nomination

   2. 1.2.2. Apprentissage

   3. 1.2.3. Garde d'enfant

   4. 1.2.4. Horaire variable

3. 1.3. Calcul des congés

   1. 1.3.1. Régularisation

   2. 1.3.2. Indemnités compensatrices

   3. 1.3.3. Congés annuels

4. 1.4. Embauche du personnel

5. 1.5. Calcul de la rémunération

   1. 1.5.1. Retenues

   2. 1.5.2. Heures supplémentaires

   3. 1.5.3. Salaire

   4. 1.5.4. Retraite

3. Méthode

En premier lieu, il est conseillé de réaliser une enquête préliminaire de manière à obtenir une vision panoramique des caractéristiques de l’organisme : juridique, administratif, social, économique. Elle servira à identifier les besoins en terme de gestion et d’archivage des documents.

Elle sera ensuite complétée d’une analyse des activités de l’organisme. La norme nous présente les résultats auxquels on peut aboutir :

1. une documentation descriptive des activités de l'organisme et des méthodes de travail,

2. un plan de classement des activités qui présente les relations hiérarchiques entre les fonctions, les actions et les opérations au sein de l'organisme, et

3. une cartographie des méthodes de travail qui montre à quels moments du processus les documents sont créés ou reçus en tant que produits d'une activité.

    

Elle informe également des outils qui peuvent êtres utilisés :

 

1. un thésaurus des termes à utiliser pour la désignation et l'indexation des documents dans un contexte d'activité donné, et

2. un référentiel des délais de conservation des différents documents et de leur sort final à l'issue de ces délais.

Pour aller plus loin, nous vous conseillons la lecture des ressources suivantes :

• La norme ISO 15489 : principes et application, volume 38 de la revue Archives, disponible en ligne. Outre une présentation générale de la norme, ce document donne un exemple de sa mise en œuvre avec le cas d’un laboratoire d’essais électriques.

• « Comprendre et pratiquer le records management », in Documentaliste-Sciences de l’Information, no 2, Vol. 42, 2005, p. 106‑116. Accessible en ligne sur CAIRN.

• Guide pratique : Comprendre et utiliser les normes dans le domaine de l’archivage numérique. Fed ISA, 2009.

Pour élargir, nous vous proposons également sur des thématiques proches la lecture de ces réponses de notre service :

• Q?R ! Plan de classement et classification dans le domaine des archives, 09/07/2018

• Q?R ! Stockage, archivage, conservation, sauvegarde : définitions, 03/09/2015

• Q?R ! Procédures d’archivage en entreprise, 26/06/2009