Profil de postes agent(e)s chargé(e)s de l’accueil et du courrier

 
Type de contrat :  poste de catégorie C en CDD 

 

Nom de l'employeur :  Enssib
 
Type d’employeur :  Fonction publique d'État
 

Rémunération nette :  Rémunération nette : 1236 € (+ remboursement le cas échéant des frais de transport en commun trajet
domicile -travail )

 

Date limite de candidature : 19 août 2019

 

    Procédure et contacts :

    Lettre de motivation et CV à adresser, par mail uniquement, à :
    - Romain CAVAROC, responsable du service logistique : romain.cavaroc@enssib.fr
    - Chantal TERRIE, responsable du service des ressources humaines : chantal.terrie@enssib.fr


    Date limite de réception des dossiers de candidatures : 19 août 2019

    Les entretiens des candidat(e)s pré sélectionné(e)s auront lieu la semaine 35 (du 26 au 30 août 2019)
     

    Contexte
    L’École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d’un « grand établissement ». Située à Villeurbanne (Rhône), elle est placée sous la tutelle du ministre de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ; elle est membre associée de la COMUE Université de Lyon.
    L’Enssib est un établissement d’enseignement supérieur qui forme des élèves fonctionnaires (conservateurs des bibliothèques et bibliothécaires) et des étudiants (masters). Elle propose également une offre importante de formations tout au long de la vie, sur place et à distance, aux professionnels en poste dans les bibliothèques et structures documentaires.
    Site internet : http://www.enssib.fr/
     

    Positionnement du poste dans l’organisation
    Le Service logistique-immobilier est un service support rattaché à la Direction générale des services de l’établissement.
    La logistique interne est une activité transversale aux autres services de l’établissement.
    Ce service regroupe l’ensemble des activités d’entretien, de maintenance et de sécurité du site ainsi que des activités de fonctionnement (accueil, courrier, reprographie, aménagement des locaux, organisation logistique des évènements pédagogiques, scientifiques ou culturels). La gestion du patrimoine est également assurée par ce service (constructions, rénovation, restructuration des locaux).

     
    Missions principales : accueil, surveillance, courrier et suivi des évènements culturels et pédagogiques
    I) Missions administratives
    - Suivi de l’organisation des évènements pédagogiques et culturels. Création des plannings hebdomadaires d’intervention du service logistique-immobilier. Vérification de la complétude des informations renseignées par les organisateurs dans le tableau de programmation. Alimentation du logiciel relatif au tableau numérique d’affichage situé à l’accueil du site.
    - Vérification et mise à jour des documents techniques (plans, listes d’équipements, etc.).
    - Renseignement de l’inventaire physique du service à chaque commande de mobilier ou d’équipements.
    - Interventions sur les documents ressources du service logistique-immobilier (répertoire des fournisseurs, références et informations concernant les contrats, etc.).

    II) Accueil
    -  Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, intervenants, entreprises ou usagers.
    - Assurer une réponse au standard téléphonique.
    - Contrôler l’accès aux locaux en s’assurant auprès des interlocuteurs de l’Enssib que les personnes se présentant à l’accueil ont un rendez-vous.
    - Gestion du fonctionnement et surveillance de la bagagerie.
    - Veiller à la bonne tenue du hall et de la banque d’accueil.
    - Veiller à l’utilisation des différents registres implantés à l’accueil de l’Enssib (visiteurs extérieurs, entreprises, prêt de clef, bagagerie).
    - Se tenir informé des plannings pédagogiques et évènementiels de l’établissement (affichage des informations et signalétique).
    - Contrôler l’accès aux équipements et aux locaux de l’établissement par les entreprises (tenue du carnet des entreprises).
    - Veiller à l’inscription des vérifications ou contrôles des installations techniques dans le registre de sécurité.
    - Informer le responsable du service de tout incident, ou dysfonctionnement technique.
    - Premier poste de secours : prendre en charge les personnes et alerter les secours en cas d’urgence.

    III) Courrier
    - Courrier arrivé : assurer la réception, le tri et la distribution dans les services de l’Enssib et réceptionner le courrier-navette entre l’université Lyon 1 et l’Enssib.
    - Courrier départ : collecter, affranchir et expédier les courriers de l’ensemble des services de l’Enssib.
    - Mise sous pli d’envoi en nombre (mailing) en cas de demande des services de l’établissement.
    - Appel des services techniques en cas de dysfonctionnement de la machine à affranchir.
    - Réception des télécopies et diffusion aux services concernés.
    - Réceptionner les courriers recommandés, colis ou livraisons tout au long de la journée (tenue des carnets de réception).
    - Veiller au respect des procédures concernant l’affranchissement du courrier par les services de l’école

    IV) Activités complémentaires
    - Effectuer de petites opérations de manutention (transport sur chariot et rangement de fournitures, accessoires ou denrées).
    - Participer aux actions de prévention (exercices d’évacuation).
    - Mise à jour du panneau d’affichage des événements de l’Enssib (journées d’étude, stages, conférences…).
    - Diverses tâches administratives (classement, gestion des archives numériques et physiques).
    - Participation en cas de besoin à la préparation des locaux.
    - Contrôle de sécurité des locaux (vérification de la fermeture des portes et fenêtres en cas de besoin).

    Responsabilité d’encadrement : Non

    DIMENSIONS RELATIONNELLES DU POSTE
    Internes à l’enssib (avec qui, pourquoi)
    - Responsable du service logistique pour toutes les missions du poste.
    - Tous les personnels, élèves, étudiants et intervenants (accueil, courrier, organisation des évènements).
    Externes à l’enssib
    - Tous les visiteurs et usagers de l’établissement.
    - Prestataires de services, entreprises de maintenance, fournisseurs, transporteurs, livreurs.

    SPECIFICITES (ou contraintes particulières) DU POSTE :
    En fonction de l’organisation du service logistique-immobilier, chacun ou chacune des agent( e )s peut être
    chargé(e) :
    - Soit de l’ouverture du site à 7h00, du lundi au vendredi (ouverture parking, ouverture de l’accès principal, allumage des circulations). (horaires journaliers indicatifs 7h00/15h30)
    - Soit de la permanence à l’accueil jusqu’à 19h00 avec, de façon exceptionnelle en cas d’absence du gardien, fermeture de l’école jusqu’à 21h00 (horaires journaliers indicatifs 10h30/19h00)
    - Les nombreuses activités du service nécessitent la polyvalence de chacun des agents de l’équipe.
    - La nécessaire continuité du service public impose des permanences à l’accueil ou au courrier pendant les périodes de congés des collègues.
    - Certains évènements peuvent entraîner des contraintes horaires.
    - Ne jamais quitter son poste à l’accueil (pour des raisons de sécurité).
    - Les moyens d’accès attribués à l’agent ne doivent jamais être mis à la disposition d’un usager.

    COMPETENCES PRINCIPALES ATTENDUES:
    Techniques (savoir faire)
    - Bonne connaissance de l’établissement, de son organisation, de son fonctionnement.
    - Connaissance du plan du site et des spécificités des locaux (zones à accès réglementés).
    - Connaissance générale des règles d’hygiène et de sécurité.
    - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
    - Maîtrise du standard téléphonique et de la machine à affranchir.
    - Utilisation de logiciels utiles dans le domaine d’activité (logiciel courrier).
    - Notions de base des différents matériels d’alarme et de surveillance ainsi que d’accueil (centrale du SSI, centrale anti-intrusion).
    -  Formations sécurité (actions de prévention, exercices d’évacuation, lutte contre l’incendie).
    Transversales (savoir être)
    -Sens du service public et de l’accueil.
    - Tenue et attitude correcte.
    - Courtoisie et maîtrise de soi en toute circonstance.
    - Assiduité et ponctualité.
    - Esprit d’équipe et polyvalence.
    - Discrétion et diplomatie.
    - Autonomie dans les activités de fonctionnement courant.
    - Aptitude à transmettre les consignes et informations utiles à ses collègues.
    - Rendre compte au responsable du service des difficultés rencontrées dans l’exercice de ses fonctions.
    - Respecter et appliquer strictement les procédures.
    - Respecter les règles de sécurité : ne jamais prêter son passe et ne jamais laisser entrer seule une personne étrangère au service logistique dans les locaux techniques (atelier de reprographie, atelier technique, local courrier, local traiteur, magasin de fournitures, chaufferie, réserves…).