Profil de poste assistant ou assistante administrative

 
Type de contrat :  poste de catégorie C en CDD du 01/09/2019 au 31/08/2020 éventuellement renouvelable.

Nom de l'employeur :  Enssib
 
Type d’employeur :  Fonction publique d'État
 

Rémunération nette :  1236 € (1er échelon grille de référence des adjoints administratifs) +
remboursement le cas échéant des frais de transport domicile-travail

 

Date limite de candidature : lundi 19 août 2019

 

    Renseignements et candidatures auprès de :

    Chantal Terrié, responsable du service des ressources humaines
    Mail : service_rh@enssib.fr
     

    Date limite de réception des dossiers de candidature composés d’un CV et d’une lettre de motivation : lundi 19 août 2019.
    Aucun dossier ne sera accepté après cette date.

    Les entretiens des candidat(e)s sélectionné(e)s seront organisés la semaine 35 (du 26 au 30 août 2019)

    Contexte
    Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel constitué en grand établissement, l’Enssib est à la fois une « grande école », chargée de former les cadres d’État des bibliothèques, conservateurs et bibliothécaires, recrutés par concours, et un établissement universitaire spécialisé,
    délivrant le diplôme de master et deux diplômes d’établissement. L’École propose également une riche offre de formation tout au long de la vie, sur place et à distance, la validation des acquis de l’expérience et des parcours labellisés.
    Site internet : http://www.enssib.fr/

    Le service des ressources humaines fonctionne avec cinq gestionnaires. Les activités principales sont :
    - Gestion de carrières et de rémunération de l’ensemble des personnels titulaires et contractuels
    - Gestion de la formation continue des personnels
    - Gestion de la rémunération des élèves fonctionnaires (conservateur des bibliothèques et bibliothécaires)
    - Gestion des vacations d’enseignement (contrats et paiement)
    - Gestion de la médecine préventive
     

    Intitulé de la fonction exercée : assistant(e) administratif(ve) du service des ressources humaines
    Place du poste dans l’organisation : Poste rattaché directement à la responsable du service des
    ressources humaines
    Conditions de recrutement : réservé aux contractuels


    Activités 
    Secrétariat
    - Secrétariat du service des ressources humaines : gestion du courrier du service : tri et enregistrement du courrier arrivé, diffusion du courrier aux gestionnaires RH, dépôt du courrier départ au service logistique.
    - Organisation administrative et logistique des entretiens de recrutements et suivi des candidatures.
    - Gestion des comptes épargne temps
    - Participation polyvalente à l’ensemble des activités du service : assistance aux autres collègues gestionnaires du service dans la gestion des dossiers des personnels ou des, élèves pendant les pics d’activité du service

    Formation continue des personnels
    - Gestion logistique des formations organisées à l’Enssib
    - Gestion et suivi de la formation continue des personnels dans des organismes extérieurs :
    _Création des ordres de missions, bons de commande, engagements juridiques et transmission au service financier
    _Notification aux agents de l’avis formulé sur leur demande de formation
    _Vérification des attestations de présence aux sessions de formations et émission de l’état de frais.
    - Recensement dans le logiciel LAGAF de toutes les formations suivies par les personnels (pour renseigner les enquêtes statistiques ministérielles et participer aux différents bilans soumis aux instances)

    Gestion des bibliothécaires stagiaires (formation de six mois : octobre à mars inclus)
    - Prise en charge administrative et financière (accueil des promotions chaque année en octobre)
    - Gestion de la rémunération pendant la formation à l’Enssib
    - Gestion des affectations à l’issue de la formation en mars (Certificats de cessation de paiement et dossiers administratifs à transmettre aux établissements d’affectation en mars

    Compétences techniques principales attendues (savoir faire) :
    - Maitrise des logiciels RH (Mangue, Lagaf, Girafe)
    - Maîtrise des outils bureautiques (word, excel)
    - Qualités rédactionnelles

    Compétences transversales principales attendues (savoir être) :
    - Autonomie
    - Discrétion
    - Organisation et réactivité
    - Sens du service public
    - Esprit d’équipe