Profil poste "Assistante/assistant administratif chargé de l’accueil et du courrier

Fonction/métier : Assistante/assistant administratif chargé de l’accueil et du courrier (service logistique)
 
Niveau de responsabilité :  C
 
Type de contrat :  CDD du 15 septembre 2020 au 31 août 2021, éventuellement renouvelable
 
Type d’employeur :  Fonction publique d'État
 
Rémunération nette : 1236 € (+ remboursement, le cas échéant, des frais de transport en commun trajet domicile/travail)
 
Prise de fonction :  15 septembre 2020
 

    Procédure et contacts :

     
    Les dossiers de candidature seront constitués d’un CV et d’une lettre de motivation à adresser, par mail uniquement, à :
    - Romain CAVAROC, responsable du service logistique : romain.cavaroc@enssib.fr
    - Chantal TERRIE, responsable du service des ressources humaines : service_rh@enssib.fr
     
    Date limite de réception des dossiers de candidatures : jeudi 10 septembre 2020

    Contexte

    L’École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d’un « grand établissement ». Située à Villeurbanne (Rhône), elle est placée sous la tutelle du ministre de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ; elle est membre associée de la COMUE Université de Lyon.
    L’Enssib est un établissement d’enseignement supérieur qui forme des élèves fonctionnaires (conservateurs des bibliothèques et bibliothécaires) et des étudiants (masters). Elle propose également une offre importante de formations tout au long de la vie, sur place et à distance, aux professionnels en poste dans les bibliothèques et structures documentaires.

    Adresse : 17/21 boulevard du 11 novembre 1918 – 69623 Villeurbanne cedex
    Site internet : https://www.enssib.fr/

    Positionnement du poste dans l’organisation

    Le Service logistique-immobilier est un service support rattaché à la Direction générale des services de l’établissement. La logistique interne est une activité transversale aux autres services de l’établissement.
    Ce service regroupe l’ensemble des activités d’entretien, de maintenance et de sécurité du site ainsi que des activités de fonctionnement (accueil, courrier, reprographie, aménagement des locaux, organisation logistique des évènements pédagogiques, scientifiques ou culturels). La gestion du patrimoine est également assurée par ce service (constructions, rénovation, restructuration des locaux).
    Le poste d’assistant-e administratif-ve chargé-e de l’accueil et de l’affranchissement est placé sous l’autorité hiérarchique directe du responsable du service logistique.

    Missions

    Missions principales : Accueil, courrier et activités complémentaires administratives et logistiques

    • Accueil
      • Ouverture du site à 7h15 les jours de semaine (ouverture des accès, vérification du bon fonctionnement des installations et matériels de l’accueil, préparation des évènements de la journée).
      • Ouverture au public à 7h30.
      • Accueil, renseignement et orientation les visiteurs, intervenants, entreprises ou usagers.
      • Permanence au standard téléphonique.
      • Contrôle d’accès aux locaux par la vérification auprès des interlocuteurs de l’Enssib que les personnes se présentant à l’accueil ont un rendez-vous.
      • Application des dispositifs spécifiques à l’épidémie de COVID-19 (information et rappel à destination des usagers).
      • Gestion du fonctionnement et surveillance de la bagagerie.
      • Surveillance de la bonne tenue du hall et de la banque d’accueil.
      • Utilisation des différents registres implantés à l’accueil de l’Enssib (visiteurs extérieurs, entreprises, prêt de clef, bagagerie, etc.).
      • Veille concernant les plannings pédagogiques et évènementiels de l’établissement (affichage des informations et signalétique).
      • Contrôle d’accès aux équipements et aux locaux de l’établissement par les entreprises (tenue du carnet des entreprises).
      • Rapport au responsable du service de tout incident ou dysfonctionnement technique.
      • Premier poste de secours : prise en charge les personnes et alerte des secours en cas d’urgence.
    • Courrier
      • Courrier arrivé : assurer la réception, le tri et la distribution dans les services de l’Enssib et réceptionner le courrier-navette entre l’université Lyon 1 et l’Enssib.
      • Courrier départ : collecter, affranchir et expédier les courriers de l’ensemble des services de l’Enssib.
      • Mise sous pli d’envoi en nombre (mailing) en cas de demande des services de l’établissement.
      • Réception des télécopies et diffusion aux services concernés.
      • Réceptionner les courriers recommandés, colis ou livraisons tout au long de la journée (tenue des carnets de réception).
      • Veiller au respect des procédures concernant l’affranchissement du courrier par les services de l’école.
    • Missions administratives et logistiques
      • Inscription des interventions techniques sur le planning du service à la réception des demandes (aménagements, réparations, etc.).
      • Interventions sur les documents ressources du service logistique-immobilier (répertoire des fournisseurs, références et informations concernant les contrats, etc.).
      • Participation à des opérations de manutention (transport sur chariot et rangement de fournitures, accessoires ou denrées) en soutien des agents du service logistique-immobilier.
      • Participation aux actions de prévention (exercices d’évacuation).
      • Actualisation des stocks des services relatifs aux événements (denrées, boissons, consommables, etc.).
      • Inscription des évènements sur le logiciel relatif au tableau numérique d’affichage situé à l’accueil du site.

    Spécificités (ou contraintes particulières) du poste :

    - Conformément à l’organisation du service logistique-immobilier, l’agent est en charge de l’ouverture du site à 7h15 les jours de semaine.
    - Les nombreuses activités du service nécessitent la polyvalence de chacun des agents de l’équipe.
    - La nécessaire continuité du service public impose des permanences à l’accueil ou au courrier pendant les périodes de congés des collègues.
    - Certains évènements ponctuels peuvent entraîner des contraintes horaires.
    - Ne jamais quitter son poste à l’accueil pour des raisons de sécurité.
    - Les moyens d’accès attribués à l’agent ne doivent jamais être mis à la disposition d’un usager.

     

    Dimensions relationnelles du poste

    Internes à l’Enssib (avec qui, pourquoi)
    - Responsable du service logistique pour toutes les missions du poste.
    - Tous les personnels, élèves, étudiants et intervenants (accueil, courrier, organisation des évènements).
    Externes à l’Enssib
    - Tous les visiteurs et usagers de l’établissement.
    - Prestataires de services, entreprises de maintenance, fournisseurs, transporteurs, livreurs.

    Compétences principales attendues

    • Techniques (savoir faire)
      • Bonne connaissance de l’établissement, de son organisation, de son fonctionnement.
      • Connaissance du plan du site et des spécificités des locaux (zones à accès réglementés).
      • Connaissance générale des règles d’hygiène et de sécurité.
      • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
      • Maîtrise du standard téléphonique et de la machine à affranchir.
      • Utilisation de logiciels utiles dans le domaine d’activité (logiciel courrier).
      • Notions de base des différents matériels d’alarme et de surveillance ainsi que d’accueil (centrale du SSI, centrale anti-intrusion)*
      • Formations sécurité (actions de prévention, exercices d’évacuation, lutte contre l’incendie)*
        *Ces formations seront organisées par l’établissement lors de la prise de fonctions
    • Transversales (savoir être)
      • Sens du service public et de l’accueil.
      • Tenue et attitude correcte.
      • Courtoisie et maîtrise de soi en toute circonstance.
      • Assiduité et ponctualité.
      • Esprit d’équipe et polyvalence.
      • Discrétion et diplomatie.
      • Autonomie dans les activités de fonctionnement courant.
      • Aptitude à transmettre les consignes et informations utiles à ses collègues.
      • Rendre compte au responsable du service des difficultés rencontrées dans l’exercice de ses fonctions.
      • Respecter et appliquer strictement les procédures.
      • Respecter les règles de sécurité relatives à l’accès aux locaux sensibles