Chargé-e de mission - Mise en oeuvre politique d’archivage - Médecins sans Frontières

OFFRE D'EMPLOI

    Fonction/métier :  Chargé / Chargée de mission

    Niveau de responsabilité :  B

    Type de contrat :  CDD

    Durée :   10 mois

    Type d’employeur :  Association

    Date limite de candidature :  26/10/2018

    Date de prise de fonction :  12/11/2018

    Rémunération :  41,2 K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours RTT/an.

Retour à la liste des offres
Contact et informations

Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) sur : https://www.msf.fr/agir/rejoindre-nos-equipes/offres-emploi


Nom de l'employeur : Médecins sans Frontières

Adresse : 8 rue St Sabin , 75011 Paris

PRÉSENTATION - MISSIONS
Mission :
Sa mission est de mettre en place une politique d’archivage pour tous les départements du siège, mais aussi sur les terrains pour les documents des missions. Il/Elle coordonne également les opérations de traitement des archives du siège en lien avec le projet Déménagement, en respectant le calendrier.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du service Gestion de l’information, les activités principales de ce poste sont :

1) Finaliser et faire valider une politique d’archivage pour le siège et les terrains
- Déterminer avec les référents identifiés par département les cycles de vie des documents, les politiques de conservation, de numérisation et d’externalisation au tiers-archiveur, en suivant les réglementations légales et les préconisations de la RGPD.
- Faire valider cette politique d’archivage par les parties prenantes décisionnaires.
- Définir les spécifications techniques des salles d’archives et bureaux des nouveaux locaux avec l’équipe projet déménagement.

2) Coordonner le déploiement de cette politique
- A partir de la politique d’archivage définie, élaborer une « méthode d’archivage » simple d’utilisation par les départements mais aussi sur les terrains : guides, fiche par profil, tuto, contenus de formation.
- Planifier et coordonner le calendrier des interventions de rationalisation avec les cellules selon les contraintes et les urgences des terrains (déménagement, audit, etc.).
- Mettre en place et former un réseau de référents archives dans chaque département et coordination.
- Encadrer les référents archives: animation de l’équipe avec des points réguliers, escalader les points de blocage, être le point focal, veiller au respect des procédures.
- Faire adapter certains modèles de document afin que les informations essentielles nécessaires à classer soient mentionnées.
- Réaliser le suivi de l’avance des déploiements et alimenter le reporting projet.

3) Coordonner le traitement des archives papier
- Inventorier les espaces d’archivage occupés par chaque département/service dans les différentes salles d’archives et les bureaux.
- Planifier les opérations de tri : gestion des plannings, définition des moyens pour mettre en oeuvre l’opération et coordination avec les équipes support et les référents des départements.
- Organiser les archives triées : plan de classement, inventaires, coordonner les mises en boîte avec les règles définies, externaliser la numérisation des documents identifiés, externaliser les boîtes identifiées au tiers-archiveur.
- Faire des recommandations pour la gestion future.

4) Contribuer au développement de la transversalité
- Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements dans le cadre de la gestion de projets transverses.
- Dans le cadre du partage des bonnes pratiques, développer les échanges avec ses homologues des autres sections de MSF.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation : Niveau bac+4/bac+5 dans le domaine de la gestion de l’information (records management).

Expériences Professionnelles :
Trois ans en records management et gestion des archives.
Expérience en gestion de projet indispensable.
Expérience terrain à MSF ou autre ONG serait un plus.

Langues : Français courant et Anglais (B2/C1).

Compétences :
Méthode d’animation d’ateliers de formation, compétences pédagogiques.
Bonnes connaissances de la gestion des archives: outils d’archivage, politiques de conservation, politique de protection des données, digitalisation, traitement des informations, etc.
Connaissance des logiciels de GED et SAE, et de l’environnement technique.
Bonne connaissance des activités métiers de MSF ou autres ONG serait un plus.

Aptitudes : Autonomie, rigueur et bonne organisation et gestion des priorités.
Force de conviction et capacité à mobiliser les équipes.
CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE
Temps plein. Poste basé à Paris (déplacements terrain à prévoir).