Chargé-e des archives et de la gestion documentaire

OFFRE D'EMPLOI

    Fonction/métier :  Archiviste

    Niveau de responsabilité :  A

    Type de contrat :  CDD

    Type d’employeur :  Établissement public scientifique et technique

    Date limite de candidature :  01/02/2019

    Date de prise de fonction :  01/03/2019

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Contact et informations

Merci d’envoyer votre lettre de motivation et curriculum vitae à srh-recrutement@inria.fr

Nom de l'employeur : Inria

Adresse : Domaine de Voluceau - Rocquencourt , 78153 Le Chesnay

PRÉSENTATION - MISSIONS
Inria, institut de recherche dédié au numérique, promeut « l'excellence scientifique au service du transfert technologique et de la société ». Inria emploie 2700 collaborateurs issus des meilleures universités mondiales, qui relèvent les défis des sciences informatiques et mathématiques. Son modèle ouvert et agile lui permet d’explorer des voies originales avec ses partenaires industriels et académiques. Inria répond ainsi efficacement aux enjeux pluridisciplinaires et applicatifs de la transition numérique. Inria est à l'origine de nombreuses innovations créatrices de valeur et d'emplois.
Les équipes-projets Inria sont réparties dans huit centres de recherche implantés en région. Le siège de l’Institut compte 250 agents sur le site de Rocquencourt (78).
Affecté au siège de l’institut, sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée aux affaires juridiques (DAJ) d’Inria, le titulaire du poste est chargé de la politique de gestion documentaire et archives dont il assure le pilotage et la mise en œuvre au sein de l’institut. A ce titre, il participe à l’ensemble des projets de dématérialisation des processus.

Missions
- Coordonner l’ensemble de la chaîne de traitement archivistique (tri, destructions, classement, description archivistique, réalisation d’inventaires d’archives) et superviser les activités liées à la gestion matérielle des documents (organisation des flux, maîtrise des espaces de conservation…) conformément à la réglementation des archives et aux normes métier,
- Superviser les activités liées aux relations avec les services producteurs d’archives (conseil, sensibilisation, formation, élaboration des procédures…), au sein de l’institut,
- Assurer la responsabilité de la coordination de la fonction archives au sein de l’institut et animer le réseau des correspondants-archives désignés au sein des services et des centres de recherche,
- Contribuer à l'élaboration de la politique d'archivage électronique et assurer sa cohérence avec la politique générale d'archivage,
- Effectuer les diagnostics d'applications métier et les projets de gestion électronique des documents et de dématérialisation pour y intégrer les fonctions d'archivage,
- Apporter son expertise sur le cycle de vie des documents lors de l'élaboration des arborescences et référentiels de conservation.


Descriptif du poste
Gestion documentaire, archives et collecte
Mise en place, évaluation et contrôle d’un système de circulation des documents,
Elaboration et mise en œuvre des outils de gestion documentaire et archives (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation, indexation des documents…),
Maîtrise du bon fonctionnement du système de gestion documentaire garantissant le cycle de vie des documents,
Elaboration et suivi du référentiel de conservation,
Participation à l’élaboration d’une politique d’archivage électronique, Rédaction des procédures d'archivage électronique.
Évaluation la valeur des données et documents de chacun des processus sélectionnés, visés par des obligations d'archivage électroniques pour déterminer les informations éligibles à l'archivage intermédiaire et définitif
Implémentation des procédures dans les services.

Gestion courante des archives
Collecte, conservation, traitement des archives,
Communication et mise en valeur des archives de l’institut
PROFIL RECHERCHÉ
- Niveau baccalauréat plus 5 en archivistique (type master ou diplôme de l’Ecole des Chartes) ou niveau équivalent
- Maîtriser les règles et principes du classement et de l'analyse archivistiques et les techniques de conservation des supports des documents
- Maîtriser le traitement des données et documents numériques (outils, techniques, normes et standards de conservation des informations numériques)
- Choisir et mettre en œuvre les techniques et procédures de collecte et de conservation des documents, et les principes et techniques de communication
- Connaître les principes de l’archivage électronique et la structuration de l’information numérique (métadonnées descriptives et techniques, plans de classement, standard d’échange)
- Connaître l’environnement de travail (institutionnel, juridique)

- Savoir interpréter et appliquer la réglementation du domaine des archives
- Connaître les règles et les principes du classement et de l’analyse archivistiques
- Savoir choisir et mettre en œuvre les solutions d'archivage électronique, les techniques de conservation des documents et les techniques de valorisation des archives.
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie) ainsi que les outils spécifiques à l’institut.

- Disposer de bonnes qualités relationnelles (sens du service au public, disponibilité, pédagogie).
- Etre rigoureux et organisé
- Capacités physiques
CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE
Navettes gratuites à partir de Paris et des gares de Versailles.
Restaurant et installations sportives sur le site.
Possibilité d’aménagement du temps de travail et de télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté