Tout d'abord, nous vous rappelons que la bibliothèque de prêt des Vosges est votre premier interlocuteur pour ce type de question : Contact BDP des Vosges http://www.mediatheque.vosges.fr/index.php?option=com_content&view=categ...

Exemples de guides pratiques proposés par des BDP :

Bibliothèque départementale du Calvados :
Accueil de classes en bibliothèques : faire un état des lieux http://bdp.calvados.fr/cms/accueilBDP/la-vie-des-bibliotheques/boite-a-o...
Comment conduire et formaliser les accueils de classes en bibliothèques ? http://bdp.calvados.fr/cms/accueilBDP/la-vie-des-bibliotheques/boite-a-o...

Médiathèque de Seine-et-Marne :
Accueil des classes, mode d'emploi http://mediatheque.seine-et-marne.fr/library/bdd61065-9f0b-4681-8e12-965...
Partenariat école et bibliothèque http://mediatheque.seine-et-marne.fr/partenariat-ecole-bibliotheque
Bibliothèques et activités périscolaires http://mediatheque.seine-et-marne.fr/library/bdd61065-9f0b-4681-8e12-965...

Nous avons également consulté des documents sur les temps d'accueil périscolaires et les actions d'éducation artistiques et culturelles.
Aucun de ces documents ne mentionne la nécessité d'une assurance supplémentaire pour l'accueil de publics scolaires hors des heures d'ouverture.
En revanche, la plupart recommandent de formaliser les partenariats avec le monde scolaire, d'évaluer le coût en ressources humaines occasionné par tout nouveau service, et de formaliser le résultat des arbitrages (par exemple dans un projet culturel, scientifique, éducatif et social de la bibliothèque, soumis à la collectivité pour validation http://www.biblio13.fr/biblio13/webdav/site/biblio13/users/dgaube/public...)

Le document le plus récent est une enquête du Service du livre et de la lecture publiée en 2015, sur les actions des bibliothèques territoriales en matière d'éducation culturelle et artistique http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/65025-enquete-sur-...
Ce document propose un Vademecum, ainsi que des exemples de bonnes pratiques.
Page 39, il formule des recommandations concernant l’organisation globale ; extrait :
« Les questions de temps :
Les premières questions doivent porter sur l’évaluation:
• Quelles sont les dispositions actuelles envers les jeunes publics en matière d’action culturelle?
• Est-il possible d’augmenter ce volume sans sacrifier l’accueil individuel du public (l’accueil collectif relève du travail interne) ?
• La bibliothèque est-elle en mesure d’accueillir les NAP ? »
Le projet d’établissement est abordé page 42 ; extrait :
« En bibliothèque, le projet d’établissement doit prendre la forme d’un projet culturel, scientifique, éducatif et social (PCSES). Ce type de document, généralisé dans d’autres types d’institutions culturelles (on pensera notamment aux musées), apparaît essentiel à un moment crucial où les bibliothèques sont encouragées à réévaluer et réorienter leurs actions:
• Il est le support d’une démarche qui dynamise l’établissement, en lui permettant de réfléchir à son avenir, de se fixer des priorités, des modalités d’évaluation.
• Il constitue un outil de pilotage pour le chef d’établissement.
• Il sert de document de communication à la fois interne et externe (notamment auprès de la tutelle). »

Un mémoire récent sur l'accueil des élèves dans le cadre de la réforme des rythmes scolaire recommande la formalisation des partenariats par un contrat ou dans le cadre d'un projet éducatif local : Aller à la bibliothèque après la classe. Laurence Lacroix-Spinnewyn. Mémoire de conservateur des bibliothèques. enssib, 2014 http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/64249-aller-a-la-b...

Autres documents de référence :

Les Recommandations de l'ABF concernant l'application pour les bibliothèques du décret réformant les rythmes scolaires (mises à jour en 2015) http://www.abf.asso.fr/6/46/366/ABF/recommandations-de-labf-concernant-l...

Le Vadémécum de l’ABF sur la réforme des rythmes scolaires à l’attention des personnels de bibliothèque http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/64545-vademecum-su...
Extrait : « Se positionner dans sa collectivité : Les rythmes scolaires sont une compétence de la collectivité à laquelle appartient la bibliothèque. Il est prévisible que la commune recherche auprès de ses propres services quelles ressources humaines et techniques elle peut mobiliser pour faire face à ses obligations. Il peut être du choix des élus ou de la direction générale que la ou les bibliothèques en fasse partie. Nous sommes alors dans un cas classique d’action municipale ou intercommunale mobilisant plusieurs services (transversalité). Mais la mobilisation des ressources humaines de la bibliothèque, à moyens constants, peut remettre en cause le fonctionnement actuel de la bibliothèque et les services qu’elle rend. Il convient d’informer la hiérarchie sur ces impacts afin que des choix soient faits en toute connaissance de cause. Une phase préliminaire de concertation interne est préférable. Elle est facilitée si le personnel de la bibliothèque est force de proposition. Cette phase peut prendre la forme d’une négociation.»

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter :

La fiche pratique enssib Mettre en place une offre de services pour les enfants dans le cadre de la réforme des rythmes scolaires en bibliothèque municipale http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/65134-mettre-en-pl...

Le rapport de l'Inspection générale des bibliothèques sur les relations des bibliothèques des collectivités territoriales avec les établissements scolaires (qui date de 2013) http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/64251-les-relation...

Nos précédentes réponses sur les accueils de classe :
- Les agents doivent-ils être agréés pour accueillir des classes ? http://www.enssib.fr/content/les-agents-doivent-ils-etre-agrees-pour-acc...
- Partenariats écoles et bibliothèques, accueil de classes http://www.enssib.fr/content/partenariats-ecoles-et-bibliotheques-accuei...
- Impact des accueils de classes en bibliothèque municipale http://www.enssib.fr/content/impact-des-accueils-de-classes-en-bibliothe...
- Accueils de classe : comment les évaluer ? http://www.enssib.fr/content/bonjour-bibliothecaire-jeunesse-je-minterro...

Cordialement,

Le service Questions? Réponses! de l'enssib
 

MOTS CLES : Services et publics : Accueil et médiations, Services et publics : Services au public