Archivage des documents administratifs et des documents ayant un rapport avec la vie de la médiathèque

Question

bonjour,
Dans le cadre d'un réaménagement nous sommes en train de trier les documents existants : budgets et preparations, statistiques mensuelles et annuelles, dossiers sur les animations, ...... (archives datant pour certaines de 40 ans....). Nous ne savons pas ce qu'il convient de garder légalement.

Je cherche donc des informations à ce sujet. pourriez vous m'aider? merci de votre reponse, cordialement

Réponse

Date de la réponse :  27/04/2018

Dans le cadre du réaménagement de votre bibliothèque, vous êtes en train de trier les documents produits par votre établissement ( budgets et préparations, statistiques mensuelles et annuelles, dossiers sur les animations, etc.). Vous souhaitez savoir ce que vous êtes tenus de garder légalement.

Les archives départementales du Val de Marne à qui nous vous recommandons de vous adresser indiquent :

"Fonctionnaire du Conseil général, de l'Etat, d'une mairie ou d'un établissement hospitalier, vous produisez des archives publiques : vos notes et rapports, vos courriers papier ou électroniques, vos photographies, vos plans, qu’ils soient stockés sur papier, sur un disque dur, une clé USB ou un serveur sont des archives comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (article L211-1 du Code du Patrimoine)

Tout fonctionnaire est responsable des archives qu'il produit dans le cadre de son activité. Mais il n’en est pas propriétaire : il a l’obligation de confier ("verser") au service d'archives compétent les documents présentant un intérêt historique ou de faire valider toute élimination par le directeur des Archives départementales.

Le directeur des Archives départementales exerce au nom du Préfet le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques (défini par les articles L212-10 et R212-49 à R212-56 du Code du Patrimoine). Il veille aux conditions de conservation, de traitement, d'élimination et de communication de ces documents.

En parallèle, l'équipe des Archives départementales vous conseille et peut répondre à toutes vos questions sur le classement de vos dossiers, les tris et éliminations, l'aménagement des locaux, la communication des archives,…n'hésitez pas à la contacter par mail à archives@valdemarne.fr"

Le site donne ensuite quelques conseils sur les procédures de tri et renvoie aux tableaux d'archivage établis par le Ministère de la Culture, disponibles sur le site France Archives.
Malheureusement le lien sur ces procédures étant rompu, nous n'avons pas pu identifier avec exactitude les documents visés. Nous supposons cependant, qu'il pourrait s'agir, entre autres, de ce document : Instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes.

Nous vous renvoyons aussi à d'autres sources :

  • Les actes d'une journée professionnelle intitulée "Archives et bibliothèques" organisée par Interbibly en 2008, comprennent en annexes (p.20 du Pdf) un tableau de gestion de la BDP de l'Aube qui pourra vous donner des indications sur le tri, l'élimination ou la conservation de documents couramment produits par les bibliothèques.
  • Les archives départementales de l'Isère proposent sur la page "archiver dans une commune" un certain nombre d'outils qui pourront vous aider à faire votre tri, notamment un tableau excel  intitulé Conservation, tri, élimination que vous pourrez consulter.
  • Les archives départementales du Rhône mettent à disposition un petit guide pratique intitulé Gérer vos archives qui pourra vous intéresser.
  • Les archives, c'est simple ! Guide d'archivage pour les communes et les groupements de communes. Association des archivistes français, 2015.  Présentation.

Nous vous recommandons pour finir, d'interroger votre mairie pour savoir si la municipalité dispose d'un service d'archives ou de tableaux de gestion des archives que vous pourriez consulter, et /ou de prendre contact avec les archives départementales du Val de Marne.