Bonjour, Assistante de communication pour une agence d'architecture, j'aimerai mettre en place un photothèque adapté à nos besoins. Nous avons un...

Question

Bonjour,
Assistante de communication pour une agence d'architecture, j'aimerai mettre en place un photothèque adapté à nos besoins. Nous avons un obstacle de taille : le coût d'une telle solution de gestion de données.
Il s'agit d'une petite structure et le fond d'images n'est pas énorme. Mais il est important de pouvoir organiser ces images autour d'un thésaurus que je pourrai construire moi-même sur mesure pour le fonctionnement de l'agence. Auriez vous des solutions en photothèque qui puisse correspondre?
En vous remerciant d'avance pour votre réponse.

Réponse

Date de la réponse :  24/05/2011

Votre question est vaste ; de plus, telle qu'elle est formulée, elle ne nous permet pas de savoir si vous recherchez des conseils pour le choix d'un logiciel ou l'élaboration d'un thesaurus. Nous vous répondrons donc en ce qui concerne ces deux aspects de votre question.

Précisons d'emblée que l'ADBS propose des formations qui correspondent à vos besoins :
- Organiser une photothèque : http://www.adbs.fr/organiser-une-phototheque-87501.htm
- Indexation des photographies : http://www.adbs.fr/indexation-des-photographies-87521.htm
- Métadonnées des images fixes : http://www.adbs.fr/les-metadonnees-des-images-fixes-87522.htm
- Construire et faire évoluer un Thésaurus : http://www.adbs.fr/construire-et-faire-evoluer-un-thesaurus-87517.htm

1. le choix d'un logiciel

Nos compétences en matière de gestion de la documentation en entreprise étant limitées, nous vous invitons pour plus de précisions à vous adresser à des prestataires spécialistes de la gestion électronique de documents, comme Iconos. Vous trouverez un répertoire de ces prestataires sur le site de l'adbs : http://www.adbs.fr/gestion-de-documents-organisation-de-dossiers-6720.htm (consulté le 24/05/2011).

Voilà maintenant quelques pistes documentaires.

Archimag a établi en décembre 2010 un panorama des logiciels de gestion des ressources numériques (DAM en anglais pour digital asset management) :
Solutions de gestion des ressources numériques. Archimag, n°240, décembre 2010 - janvier 2011. Présentation disponible sur : http://www.archimag.com/boutique/magazine-archimag/archimag-n%C2%B0-240 (consulté le 23/05/2011)
Les éditeurs étudiés dans cette enquête sont les suivants :
- Alchemy : http://www.alchemy.fr/
- Algoba systems : http://www.orphea.com/index_fr.html
- Altiway (West Valley) : http://db.westvalley.fr/westvalley/easypack.php
- Armadillo : http://www.armadillosystems.com/whatwedo.html#Products
- Celum : http://www.celum.com/
- EMC : http://www.emc.com/products/detail/software2/digital-asset-manager.htm
- Gesco : http://www.gesco.fr/
- Nuxeo : http://www.nuxeo.com/fr/produits/dam
- Opentext : http://www.opentext.com/2/global/products/products-digital-asset-managem...
- Orkis SA. : http://www.orkis.com/GammeAJARIS_PRO.html

Ce mémoire récent présente le choix d'un logiciel de Digital Asset Management pour la gestion du fonds d'images fixes d'Archimag et propose un comparatif des solutions proposées par ORKIS, ALGOBA, ALCHEMY et NUXEO (page 42) :
SENESI Vera. Optimiser les ressources en images fixes avec un système de Digital Asset Management (DAM) ? Le cas d’Archimag. Mémoire pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau I, 2010 [en ligne]. Disponible sur : http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/57/50/80/PDF/SENESI.pdf (consulté le 23/05/2011)

Un article d'Archimag datant de 2007 proposait un comparatif des logiciels de gestion de fonds multimédia ; il notait la montée en puissance des logiciels de DAM et des solutions en ligne, tout en précisant que certaines "solutions documentaires globales" peuvent également proposer des modules de gestion d'images et de vidéos performants.
Extrait du résumé : "Les logiciels documentaires dédiés uniquement à la gestion d'un fonds photo ou vidéo sont en voie de disparition, à l'exception des grosses structures dont le fonds multimédia constitue le cœur d'activité. Elles se sont vues supplantées par les solutions de digital asset management, issues de la grande famille de la gestion de contenu. Facilitant l'usage et le stockage des médias dans le système d'information de l'entreprise, les logiciels de Dam réduisent les coûts grâce à une réduction des délais, des processus et des ressources. Des solutions documentaires globales proposent des modules de gestion d'images et de vidéos, dont les fonctionnalités en font de véritables modules de Dam. Enfin, les solutions de gestion multimédia en ligne se développent. Elles solutionnent le problème de l'hébergement et du stockage pour les fichiers gourmands en espace mémoire."
Les logiciels étudiés étaient les suivants :
- photothèques en ligne : Agelia, Algoba, Gesco, Imaload, Pixbank.
- solutions spécifiques de DAM : Alchemy, Armadillo, EMC, LTU Tech, Orkis, Westvalley
- solutions documentaires avec fonctionnalités de DAM : Cadic, Dip Systèmes, Ever, GB Concept, JLB informatique, NStein, PMB Services, Silverpeas
Source :
NUTTIN Guillaume. Gestion de fonds multimédia : les solutions à des besoins très actuels. in Archimag - juillet-août 2007

La plupart des systèmes de gestion de contenu (CMS) proposent également des modules de DAM ; signalons par exemple TYPO3 (http://typo3.org/documentation/document-library/extension-manuals/dam/1....).

Si ces solutions spécialisées s'avèrent trop couteuses et disproportionnées au regard de vos besoins, vous pouvez sans doute avoir recours à des logiciels de gestion documentaire généralistes.

2. l'élaboration d'un thésaurus

Cet ouvrage aborde la méthodologie pour l'élaboration d'un thésaurus :
Hudon, Michèle. Guide pratique pour l'élaboration d'un thésaurus documentaire. ASTED, 2009. Présentation sur : http://www.adbs.fr/guide-pratique-pour-l-elaboration-d-un-thesaurus-docu... (consulté le 24/05/2011)

Certains ouvrages destinés au grand public peuvent également vous être utiles, par exemple celui-ci, dont un chapitre aborde la création d'un thésaurus :
JOLIVALT Bernard. L’archivage de vos photos : Une méthode pour classer rationnellement votre photothèque. Sommaire disponible sur : http://www.pearson.fr/resources/titles/27440100805580/extras/9255_archiv... (consulté le 24/05/2011)

Nous vous signalons deux mémoire d'étudiants de 2003 qui abordent la gestion d'une photothèque (sans doute plus à jour en ce qui concerne les aspects techniques, mais qui vous intéresseront peut-être du point de vue de la méthodologie) :

Le chapitre 4 de ce rapport de stage aborde le langage documentaire :
Soto, Carmen. Informatiser une photothèque : optimiser la gestion de la ressource photographique à l'agence de l'eau Rhône-Méditerranée-Corse. Mémoire de stage. enssib, 2003 [en ligne]. disponible sur : http://enssibal.enssib.fr/bibliotheque/documents/dessid/soto.pdf

La partie 2 de celui-ci porte sur les éléments du projet photothèque :
Dumay, Karine. Etude pour l'acquisition d'un progiciel, dans le cadre de l'informatisation de la photothèque de l'Agence de l'Eau Rhône Méditerranée Corse. Mémoire de stage, enssib, 2003 [en ligne]. disponible sur : http://enssibal.enssib.fr/bibliotheque/documents/dessride/rsdumay.pdf

3. l'utilisation de thésaurus existants

Si vous souhaitez vous inspirer d'un thésaurus généraliste, vous pouvez utiliser celui de la Bibliothèque nationale de France, Rameau, qui est utilisé pour indexer les collections de documents iconographiques : http://rameau.bnf.fr/utilisation/intro.htm (consulté le 24/05/2011).
La liste d'autorités RAMEAU est accessible gratuitement sur le site de la Bibliothèque nationale de France (http://catalogue.bnf.fr/jsp/recherche_autorites_rameau.jsp?host=catalogue).
La Bibliothèque nationale de France vend les notices RAMEAU ; vous trouverez toutes les informations sur la page des produits et services bibliographiques de la BnF (http://www.bnf.fr/pages/zNavigat/frame/infopro.htm?ancre=produits/pb-acc...).

Nous vous signalons enfin à titre d'exemple le thésaurus spécialisé mis en œuvre par la direction de l'Architecture et du Patrimoine : http://www.culture.gouv.fr/culture/inventai/patrimoine/

Pour plus de précisions sur les thésaurus adaptés à la description d'un fonds d'images d'agence d'architecture, vous pouvez éventuellement solliciter le service questions réponse de la Cité de l'architecture : http://portaildocumentaire.citechaillot.fr/medias/medias.aspx?INSTANCE=i... (consulté le 24/05/2011)

Cordialement,

Le Service questions? réponses! de l'enssib

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