Bonjour, Je suis en poste dans une administration avec des missions assez étendues, et il est question de mettre en place un système de gestion...

Question

Bonjour,
Je suis en poste dans une administration avec des missions assez étendues, et il est question de mettre en place un système de gestion documentaire pour tous les services. La problématique est de trouver un système correspondant au mode de fonctionnement de chaque service, pour une volumétrie de +/- 3000 documents par service, en comptant qu'un même dossier comporte plusieurs documents, et qu'un document peut se rattacher à plusieurs dossiers. Le projet vise à établir un système de classement documentaire physique des documents papiers dans les services, en s'appuyant sur une base de données (avec peut-être l'optique de numériser certains documents minutieusement sélectionnés). je cherche des rapports traitant d'une problématique semblable, pour avoir un ordre de grandeur du temps à consacrer à une telle tâche.

Réponse

Date de la réponse :  01/02/2010

La mise en place d’un processus d’archivage est une opération complexe dont la durée peut varier selon les cas.

Selon la norme AFNOR NF Z40-350, 2009: Prestations d’archivage et gestion externalisée de documents, ce processus doit comprendre les points suivants:
- Audit des différents services concernés
- Récolement des fonds
- Analyse des types de documents
- Elaboration d’un plan de classement
- Rapport d’audit : Préconisation, support, flux, lieu de stockage.
Source :
NF Z40-350 : Juin 2009 : Archivage - Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents - Service et mise en oeuvre des prestations. St Denis : AFNOR, 2009

Pour évaluer le temps que prendra votre projet, vous pouvez poster un message sur des listes de diffusion professionnelles ou des forums en demandant des retours d’expériences similaires :
- ADBS-info : adbs-info@listes.adbs.fr
- Archives-fr : http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/

En métropole, les Archives départementales fournissent des conseils pour ce type de projet.

Enfin, vous pouvez aussi faire appel à un tiers archiveur privé. En voici quelques uns (liste non–exhaustive) :
- Stocomest : http://www.stocomest.com
- Microlist : http://www.microlist.fr
- Info service Europe : Contact jean.ribard@ise.fr
- CDC Arkhineo : http://www.cdcarkhineo.com

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

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