Bonjour, je suis responsable d'une bibliotheque municipale. J'aimerai savoir dans quelle mesure le fichier mail des inscrits peut être utilisé par...

Question

Bonjour, je suis responsable d'une bibliotheque municipale. J'aimerai savoir dans quelle mesure le fichier mail des inscrits peut être utilisé par un autre service municipal pour envoi de documents de communication ? Merci de votre réponse.

Réponse

Date de la réponse :  29/10/2010

Un fichier contenant des données personnelles comme les adresses courriels de vos abonnés ne peut pas être cédé à un tiers, fut-ce à un autre service municipal, sans avoir obtenu leur accord préalable.
En effet, comme il est indiqué sur le site de la CNIL, il est obligatoire d'afficher dès la constitution du fichier ses finalités :
Vos obligations - CNIL - Commission nationale de l'informatique et des libertés [en ligne] Disponible sur :
http://www.cnil.fr/vos-responsabilites/vos-obligations/ (consulté le 29 octobre 2010)
"L'obligation d'information : Le responsable de traitement doit informer les personnes concernées : de son identité, de la finalité de son traitement (ex. gestion de clientèle, prospection commerciale,...)
du caractère obligatoire ou facultatif des informations qu’il collecte, des destinataires de ces informations,de l’existence de droits pour les personnes fichées auprès de qui les faire valoir des transmissions envisagées.
Cette information se fait en principe au moment où sont collectées les données(ex. commande, souscription d’un abonnement …). Les mentions d’information à l’attention des personnes fichées doivent figurer sur les formulaires utilisés pour collecter les données (cf. article 32 de la loi informatique et libertés)."

Si un autre service de la municipalité souhaite utiliser ce fichier pour envoyer ses propres informations à vos abonnés, il faut le mentionner en s'inspirant de cette formule disponible sur le site de la CNIL :
http://www.cnil.fr/vos-responsabilites/informations-legales/?modele=29&s... (consulté le 29 octobre 2010)
"Ces informations sont nécessaires à notre société pour traiter votre demande. Elles sont enregistrées dans notre fichier de clients et peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification auprès de notre service clientèle. Si vous souhaitez recevoir des propositions commerciales de nos partenaires par voie électronique, merci de cocher la case ci-contre "
Vous pouvez reformuler cette mention de la manière suivante :
Ces informations sont enregistrées dans notre fichier d'abonnés et peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification auprès du personnel de la bibliothèque. Si vous souhaitez recevoir des informations du service municipal X par voie électronique, merci de cocher la case ci-contre ".

Ainsi respecterez-vous la vie privée de vos usagers, et leur liberté de regard sur les informations qu'ils vous fournissent.

Veuillez noter que cette réponse n'a bien entendu pas de valeur juridique.

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

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