Bonjour, Voici une question sur la gestion de l'accueil en bibliothèque universitaire : existe-t-il une étude qui indique combien de temps (en...

Question

Bonjour,
Voici une question sur la gestion de l'accueil en bibliothèque universitaire : existe-t-il une étude qui indique combien de temps (en pourcentage ) les différentes catégories de personnel passent en service public ?
Merci d'avance

Réponse

Date de la réponse :  30/09/2009

Vous voulez savoir s'il existe une étude qui indique combien de temps les différentes catégories de personnel passent en service public. Nous n'avons pas connaissance d'un telle étude.

Indépendamment des considérations de catégories, il semble que la part de service public soit généralement de l'ordre de 60 % du temps de travail (cf. l'article de Philippe DEBRION cité plus bas).

De manière générale, pour calculer le rapport entre accueil et service interne, vous devrez évaluer le temps nécessaire pour le travail interne et l'accueil.

La charge de travail interne dépend notamment de votre budget d’acquisition et de l’importance du travail de catalogage.

Voila une liste non exhaustive des points à prendre en compte pour évaluer le temps nécessaire pour l'accueil du public : Quelle est votre amplitude d’ouverture hebdomadaire et annuelle ? Comment est organisé le temps de travail hebdomadaire au sein de l'équipe ? Le personnel est-il polyvalent ? Vous devrez également tenir compte des contraintes propres à votre architecture (si votre bâtiment est sur plusieurs niveaux, vous aurez besoin de plus de personnel pour ouvrir).

Philippe DEBRION aborde la répartition entre le temps dédié à l'accueil du public et celui dédié au travail interne dans un article sur la gestion des ressources humaines. Extrait : "Les indicateurs sont à prendre pour ce qu'ils sont, des compteurs, des données qui, en aucun cas, ne peuvent refléter la réalité, mais ne font que donner des tendances qu'il faudra interpréter. La gestion du personnel ne s'appuie pas, fort heureusement, sur l’examen de quelques ratios. Ces précautions étant prises, il convient d'examiner certains indicateurs qui vont apporter des éléments d'information sur le fonctionnement de la bibliothèque.
Service public et travail interne :
Un principe de base est nécessaire pour constituer des indicateurs : définir les temps passés par le personnel en travail interne et en service public. Pour cela il faut, pour un jour d'ouverture, compter le nombre de postes nécessaires pour assurer le service public et examiner, heure par heure, s’ils sont ou non occupés en fonction des jours ou des périodes particulières dans une journée (cf encadrés 1 et 2).
Le total de ces heures va permettre d'établir le nombre d'heures totales nécessaires pour faire fonctionner la bibliothèque. Théoriquement, ces heures sont « incompressibles », c'est-à-dire que l’on ne peut pas les diminuer à moins de supprimer des postes de service public en mettant moins de personnel dans certains créneaux horaires.
Par analyse du fonctionnement de plusieurs bibliothèques du réseau de Saint-Quentin-en-Yvelines, ces heures représentent environ 60 % du temps de travail effectué par le personnel. L'autre partie des heures représente celles qui sont nécessaires pour effectuer le travail interne ou, « back office » selon l'expression utilisée actuellement, ou « base arrière ».
Le relevé de ces heures nécessite plusieurs « comptages ». D'une part, il faut faire un relevé des heures réellement passées en service public grâce à l’examen des plannings. Il peut être intéressant de comparer les heures théoriques, celles décrites plus haut, et celles réellement pratiquées : dans bien des cas les heures réelles sont inférieures à celles qui ont été établies. D'autre part, il faut inventorier les heures réellement travaillées par le personnel. Il convient de soustraire des heures théoriquement travaillées par le personnel (en prenant en compte les temps partiels) les heures d'absences (cf encadré 3) qui ne seront pas remplacées, les congés, les vacances pour maladie, les absences pour formation et les heures correspondant aux postes vacants, c'est-à-dire la durée qui sépare le départ d'un agent et son remplacement. La soustraction des heures théoriques et des absences donne alors les heures réelles travaillées (HRT).
On s'aperçoit alors que les heures de travail interne atteignent difficilement le taux de 40 % des heures réelles travaillées."
DEBRION Philippe. La gestion des ressources humaines. in BBF, 2000, n° 1, p. 71-74 [en ligne]. Disponible sur : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2000-01-0071-005 (consulté le 29 septembre 2009)

Nous vous signalons également ce rapport de l'inspection générale des bibliothèques :
PERRIN Georges. Améliorer l’accueil dans les bibliothèques : Propositions pour une extension des horaires d’ouverture [en ligne]. Disponible sur :
http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/document-1778 (consulté le 29 septembre 2009)
Extrait, p. 16 : "la répartition des personnels par catégorie n’est pas identique dans les dans les deux types de bibliothèques [municipales et universitaires]. La différence, qui donne l’avantage du nombre aux bibliothèques municipales, est due à une présence plus importante de personnels de catégorie C, alors que les personnels de catégorie A et B sont proportionnellement plus nombreux dans les bibliothèques universitaires. Mais ceci ne saurait constituer une réelle difficulté, dans la mesure où l’ensemble des catégories de personnel sont concernées par l’accueil du public."

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Gestion et évaluation : Management, gestion du personnel