Calcul besoin total de personnel en fonction du nb de personnel nécessaire à l'ouverture de la bibliothèque

Question

Bonjour, Je cherche une méthode ou un ratio pour calculer le besoin total de personnel en ETP en fonction du nb de personnel nécessaire pour l'ouverture de la bibliothèque. Par ex si l'équipe est composée de 6 ETP et que la bibliothèque nécessite 6 personnes pour ouvrir, cela pose pb puisqu' aucune absence n'est tolérable (congé, maladie, formation..). Pour ce qui me concerne nous devrions être 5 à l'ouverture pour 7,5 ETP et cela me semble juste. Je vous remercie pour votre réponse.

Réponse

Date de la réponse :  31/10/2018

Vous souhaitez disposer d'une méthode de calcul pour évaluer " le besoin total de personnel en EPT en fonction du nb de personnel nécessaire pour l'ouverture de la bibliothèque".
Votre question relève donc de l'organisation du temps de travail et,  plus largement, du management.

Vous nous indiquez avoir consulté notre site et il se trouve que notre service a répondu à des questions proches. A toute fins utiles, nous vous encourageons à les consulter : elles peuvent vous aider à enrichir votre réflexion.
Nombre minimum de bibliothécaire pour accueillir le public  (5/10/2018)
Dans cette réponse, nous revenions sur les "ratios" préconisés en matière d'ouverture de la bibliothèque au public :
"Le nombre de personnes nécessaires à l’ouverture sera déterminé au cas par cas. Il varie considérablement, à volume d’activité égal (prêts et retours), en fonction de la configuration des lieux : nombre de pièces, d’étages, de services nécessitant une intervention ou une surveillance constante ; nombre de postes d’inscription, de prêt, de retour, d’automates de prêt ; volume prévu des transactions de prêt, volume des rangements à effectuer. Il est basé sur l’expérience constatée pour les bibliothèques déjà ouvertes, sur une prévision ajustable dans les équipements en cours de construction...."
Source : Les horaires d’ouverture des bibliothèques : un service public de la culture. Jean-François Jacques. Bibliothèque(s), N° 53-54, décembre 2010 (pages 33 à 38)


Dans les deux réponses suivantes étaient abordées le ratio entre temps de travail interne et ouverture au public. Nous vous indiquons ces réponses car elles démontrent qu'en matière d'organisation du travail, les seuls modes de calcul ne suffisent pas à faire fonctionner un service :


Par ailleurs, sur le site de AgoraBib, vous avez obtenu des réponses qui reprennent en partie les éléments cités ci-dessus.
Et, surtout,  en matière de gestion du personnel, Ferris vous apporte de précieux conseils :

Le samedi 27 octobre 2018 :
"Il est clair qu'il faut prendre le chiffre haut. De toutes façons, avec ton bonus de 2.5, tu peux te permettre par exemple de moduler tes RTT en matinées et après-midis. Je l'ai fait une année (avant les TAP). Pas pour les congés. Mais il reste difficile de demander à un agent en RTT de revenir le mercredi ou le samedi après-midi parce que les chiffres élevés se trouvent là. Attention aussi à fixer une règle claire si tu veux jouer là-dessus : beaucoup d'agents couplent les RTT avec leurs congés. Et du coup sont indisponibles. Tu peux très bien fixer que cette pratique n'est pas souhaitable dans l'intérêt du service. Les RH te suivront. Ce sont des règles à fixer avec ton personnel en début d'année."

Et le lundi 29 octobre 2018 :

"Tu as tout compris. En fait, il faut inverser le raisonnement et, comme je te le disais  En fait tu devrais poser la question autrement : en dessous de quel nombre je ne PEUX pas ouvrir. Fonctionnellement parlant bien sûr.
Un gros travail de planification t'attend si tu veux éviter une période longue de sous effectif qualitatif (pour moi, le maximum c'est une semaine normale c'est à dire sans action supplémentaire d'animation, hors les murs etc..) Pourquoi une semaine ? Parce qu'il est rare qu'une même personne passe plusieurs fois la même semaine, surtout dans un secteur nécessitant une forte médiation, type secteur multimédia. (...). Donc là encore à toi d'établir une typologie des secteurs à forte ou faible polyvalence.
Autant la polyvalence est un mythe, autant l'ultra-spécialisation est un danger. Créer un secteur qui ne peut valablement être géré que par une seule personne est un risque. Là encore à toi de voir quel secteur peut se passer ou non de son "spécialiste" au-delà d'une semaine. (Oui, sinon cela voudrait dire qu'il ne prendrait jamais de congés).
Un bon truc, pour les secteurs clés, c'est la création de binômes. Jean est référent multimédia mais Véronique, qui s'y intéresse aussi, est en binôme avec lui. Du coup il va pouvoir lui apprendre des choses et elle pourra efficacement le remplacer. Du coup quand tu fais ton planning d'absences tu raisonnes en binômes : Jean et Véronique ne seront pas absents en même temps. Et c'est valorisant pour Véronique."


Pour aller plus loin, voici deux ouvrages récents sur les questions de management en bibliothèques :