Classement de la documentation en entreprise

Question

Bonjour, je travaille en entreprise, je souhaite mettre en place une bibliothèque dans mon entreprise. Comment intégrer les documents relatifs à nos machines dans un plan de classement lorsqu'ils relèvent de différentes familles ou thématiques ? je ne peux pas le mettre dans 3 familles/thématiques à la fois.
Je vous remercie pour votre éclairage.

Réponse

Date de la réponse :  24/09/2014

Votre question excède en partie le périmètre de notre service, car la documentation professionnelle ne permet pas d'y répondre.
Ce que vous recherchez est plus un conseil, que vous pouvez obtenir en sollicitant d'autres collègues documentalistes, par exemple via la liste de diffusion de l'adbs : https://listes.adbs.fr/sympa/info/adbs-info

Nous vous donnons toutefois notre avis - bien que celui-ci n’ait pas de grande valeur, dans la mesure où nous ne connaissons pas le contexte et les enjeux de votre demande : selon nous, si votre plan de classement ne permet pas de classer de manière simple les documents relatifs à vos machines, vous pouvez créer une rubrique à part pour ces documents.
D'autre part, nous vous rappelons que la localisation d'un document à l'aide d'une cote unique implique toujours un choix - parfois difficile, dans la mesure où le document peut relever de plusieurs domaines à la fois. En revanche, l'indexation permet d'attribuer plusieurs mots clés à un même document, et ainsi de le rattacher aux différents ensembles documentaires dont il relève. La cote n'est que l'adresse d'un document dans une bibliothèque. Elle ne remplace en aucun cas l'indexation du document.

Pour information, nous vous citons l'encadré sur les plans de classement qui figure dans le manuel Le métier de documentaliste :
"Comment créer un plan de classement ?
Après avoir recensé la documentation existante, analysé l’ensemble des besoins et défini les thématiques à adopter, on procède de la manière suivante :
– regrouper les thèmes proches, dégager les sous-thèmes tout en conservant la plus grande homogénéité possible ;
– les notions mises en évidence sont ainsi de moins en moins générales et de plus en plus précises. Il faut être logique, clair et précis ;
– à chaque classe et à chaque sous-classe est attribué un titre précis et concis afin que le contenu en ressorte clairement. Le classement des documents et la recherche en sont facilités ;
– les subdivisions adoptées ne sont pas trop nombreuses ; le plan de classement peut être ultérieurement développé afin de s’adapter aux évolutions du service ; …"
Source :
Le métier de documentaliste / Jean-Philippe Accart et Marie-Pierre Réthy. 3e éd. Éd. du Cercle de la librairie, 2008

Vous pouvez également vous inspirer de documents relatifs au classement archivistique.

Le manuel Abrégé d'archivistique décrit le classement et la cotation pages 133 et suivantes ; page 139, il indique que les dossiers doivent être classés de façon fonctionnelle, et que "le meilleur plan de classement est celui qui se calque sur les attributions du producteur".
Source :
Abrégé d'archivistique principes et pratiques du métier d'archiviste / Association des archivistes français. 3e édition revue et augmentée. Association des archivistes français, 2012

Sur le même sujet, vous pouvez consulter le cours du Portail International Archivistique Francophone relatif au classement des documents:
- Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations : 5. Organisation et classement - cadre de classement des documents : http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=204
- Unité "Modules de l'ancienne version" : Module 04 - Gestion des documents actifs / Traitement des archives courantes : Chapitre 4. Classification et classement : Gestion des documents actifs ou archives courantes : http://www.piaf-archives.org/espace-formation/file.php/22/Module97/pages...

Enfin, nous vous rappelons que l'adbs propose des formations aux plans de classement : http://www.adbs.fr/classer-efficacement-ses-documents-plan-de-classement...

Cordialement,

Le service Questions? Réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Traitement de l'information : Systèmes classificatoires