CNIL et réservations de documents

Question

Bonjour,
Le site de la CNIL précise pour les bibliothèques : Le site de la CNIL indique que c'est la Norme simplifiée NS-009 qui s'applique aux Bibliothèques : "La norme simplifiée n° 9 concerne les traitements relatifs [...] Les données enregistrées sont relatives à l'emprunteur [...] et les caractéristiques du prêt ou de la communication (désignation de l’oeuvre (titre, nom de l’auteur, de l’éditeur, etc.) [...] . Les données enregistrées sont conservées pendant la durée d'utilisation du service de prêt ( la radiation intervient d’office dans un délai d’un an à compter de la date de fin du prêt précédent). Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu’à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l’objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sont détruites. (...)
Données personnelles concernées : [...]
- caractéristiques du prêt ou de la communication : désignation de l'oeuvre (titre, nom de l'auteur, de l'éditeur, etc.) ou du document d'archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance."
Ma question porte sur les demandes de réservations de documents : a-t-on le droit de conserver les données de réservations par documents (par exemple les 5 derniers réservataires) au regard de la CNIL, puisqu'il ne s'agit pas de données de prêt (que les réservations aient été honorées ou pas) ?
Merci beaucoup de votre aide.

Réponse

Date de la réponse :  12/06/2017

Vous souhaitez savoir si vous avez le droit de conserver les noms des lecteurs qui effectuent des réservations de documents dans votre bibliothèque. Vous ne nous précisez pas l'objectif visé. Vous prévoyez de demander à votre fournisseur de SIGB le développement d'une fonctionnalité le permettant. Vous avez constaté que la norme simplifiée NS-009 telle que présentée sur le site de la Cnil traite des situations de prêts et de communication, mais pas spécifiquement des réservations.

Si l'on se réfère au document officiel, la Délibération n°1999-027 du 22/04/1999 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audio-visuels et d'oeuvres artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publiques, on peut lire dans son article 2 :

"Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :
- de fournir des informations individuelles pour la gestion financière des prêts et la récupération des ouvrages ou supports prêtés ou consultés ;
- d'éditer des états statistiques dépersonnalisés pour les besoins de gestion et d'amélioration des services rendus (nature des ouvrages et des documents d'archives le plus souvent consultés, nom des oeuvres et des auteurs ou références des documents d'archives, etc.)."

Il semble donc que vous ayez le droit de conserver des états statistiques du nombre de réservations par document, mais "dépersonnalisés", c'est-à-dire sans conserver le nom des personnes faisant les réservations.

L'article 3 stipule :

"Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent seulement relever des catégories suivantes :
- nom, prénoms, adresse, année de naissance, catégorie professionnelle, numéro de téléphone et, sous forme facultative, la nature de la recherche s'agissant des documents d'archives ;
- caractéristiques du prêt ou de la communication : désignation de l'oeuvre (titre, nom de l'auteur, de l'éditeur, etc.) ou du document d'archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance."

Et l'article 6 :

"Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet de demandes d'avis complémentaires."

Ainsi, nous vous invitons à consulter votre correspondant informatique et libertés ou directement la Cnil si vous souhaitez explorer plus avant cette possibilité.