Conditions matérielles de conservation des mémoires et thèses en BU

Question

Bonjour,
Je souhaiterais avoir des orientations bibliographiques permettant d'en savoir plus quant aux conditions matérielles de conservation des documents (mémoires et thèses) non publiés et conservés au sein de bibliothèques (boites d'archivage ? système de rangement, étagères, poids, température, etc.?), et quelles sont les normes de description éventuelles en vue d'établir un thésaurus puis un instrument de recherche en ligne ? Plus largement, je cherche des orientations bibliographiques pour trouver des informations assez précises sur la conservation et la gestion de ce type spécifique de documents.
Pour contextualiser brièvement, je suis chargée de mettre en place une politique documentaire au sein d'une école supérieure privée dont les fonds principaux sont des mémoires de fin d'étude.
En vous remerciant.
Cordialement

Réponse

Date de la réponse :  21/07/2017

Vous êtes chargée de la politique documentaire au sein d'une école supérieure privée dont les principaux fonds sont des mémoires de fin d'étude. Vous êtes à la recherche d'orientations bibliographiques sur le traitement matériel, la gestion et la conservation de ce type de document mais aussi sur le traitement bibliographique en vue de créer un instrument de recherche en ligne.

1. Gestion et conservation d'un fonds

Nous n'avons pas trouvé de manuels qui traiteraient spécifiquement de la gestion d'un fonds de mémoires, nous vous invitons donc à vous référer aux manuels suivants :

  • Le métier de bibliothécaire. Association des bibliothécaires de France. Sous la direction d'Yves Alix. Éd. du Cercle de la Librairie, 2013
    Notamment les pages 215 à 217 qui traitent  des pratiques de conservation (aménagement des locaux, conditionnement des documents)
  • La conservation. Sous la dir. de Jean-Paul Oddos. Éd. du Cercle de la Librairie, 1995. Sommaire. La deuxième partie sur la mise en œuvre de la conservation, qui aborde les questions de l'aménagement des magasins, des rayonnages, du contrôle des conditions ambiantes et du traitement physique initial (conditionnement selon les types de documents, leur usage, etc.)
  • Manuel du patrimoine en bibliothèque. Sous la direction de Raphaële Mouren. Éd. du Cercle de la Librairie, 2007. Sommaire

2. Traitement bibliographique et constitution d'une base de données

Il existe des règles de catalogage, mais après avoir consulté plusieurs bases de mémoires d'étudiants (la base Memorable, base de signalement des travaux de recherche des étudiants de l'Université Rennes 2, la base Travétu, la base de données des travaux des étudiants de Science Po Lyon, ou encore la base de données des mémoires d'étudiants en ergothérapie), il peut exister des disparités selon les établissements, selon les fonds (certaines notices peuvent être sommaires, et ne pas indiquer la mention, le nombre de pages, le directeur de mémoire ou le nom exact du diplôme).
Certains éléments du guide de l’ABES sur le Catalogage des thèses s’appliquent probablement au catalogage des mémoires de type master.

Une indexation contrôlée repose sur un thésaurus, liste de termes choisis pour représenter les concepts et les sujets dont traite un document (on parle aussi de langage documentaire).
L’indexation libre ne repose pas sur un vocabulaire contrôlé.
Dans les bibliothèques françaises, l’indexation des documents se fait principalement à l’aide d’un vocabulaire contrôlé conçu par la Bibliothèque nationale de France, Rameau (Répertoire d'autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié).

Les thesaurii sont plutôt utilisés par des centres de documentation spécialisés.
Classifications, listes de vedettes-matières ou thésaurii présentent chacun des avantages et des inconvénients, dont on peut trouver une synthèse sur la page d'introduction à l'indexation (support de cours d'Alexandre Serres, Urfist Bretagne-Pays de Loire, 2003) ; vous pouvez en particulier consulter le tableau comparatif, qui est téléchargeable en bas de page.
Vous pourrez consulter également l'ouvrage suivant :

Enfin, il serait sans doute intéressant de vous rapprocher d'écoles du même type que celle où vous travaillez, afin de leur demander comment elles signalent et mettent à disposition les mémoires de leurs élèves.