Pour discuter du projet de la médiathèque, vous devez organiser un "conseil de site".
Nous supposons que les 14 médiathèques du territoire Grand Paris Sud Avenir sont dotées d'un projet commun d'établissement, mais qu'il revient à chacune d'elles de décliner à présent ses propres projets.
Nous vous soumettons quelques pistes de réflexion pour vous aider dans votre démarche.

Après avoir bien identifié les participants à ce conseil, il vous faudra programmer et animer les réunions.
A cet égard, nous vous conseillons de consulter les conseils pratiques de la médiathèque départementale de Seine et Marne :
Définition d'un projet : Un projet culturel en bibliothèque, comment et pourquoi ?
Nous vous conseillons surtout de vous reporter à la partie sur la conduite de projet afin de cadrer votre mission.

Pour connaître des exemples de "pratiques participatives", nous vous conseillons la lecture de la Boîte à outils n°33 parue aux Presses de l'Enssib en 2015 :
Construire des pratiques participatives dans les bibliothèques / Sous la direction de Raphaëlle Bats
Vous pouvez consulter présentation et sommaire en ligne.
Une critique du BBF est également disponible :
Sa conclusion :

Il ne faut pas attendre de cet ouvrage qu’il nous livre un kit de déploiement « clés en main » pour développer des pratiques participatives. C’est plutôt une invitation à se lancer dans cette « rupture des habitudes » qu’est l’expérience collaborative, avec, pour bénéfices attendus, « un énorme enthousiasme, une remotivation durable des professionnels, une nouvelle perception des publics […] » nous promet Éric Pichard (p. 37). Dans sa méthode et ses valeurs, la participation implique d’imaginer une bibliothèque plus innovante, plus interactive et plus démocratique.

Le billet d'Enssiblab, La bibliothèque : pourquoi un (troisième) lieu à l’heure de la dématérialisation ?, rédigé par Amandine Jacquet, est accompagné d'une bibliographie très riche concernant les différentes formes de participation des citoyens aux projets des bibliothèques.
Vous pouvez compléter sa lecture par le livre coordonné par la même auteure, publié par l'ABF : Bibliothèques troisième lieu - 2e édition revue et augmentée, 2017.

Pour finir nous vous proposons deux comptes-rendus du comité d'usagers de la bibliothèque de Saint Herblain en 2013 :

 Comité d’usagers de la médiathèque Gao-Xingjian Compte-rendu de la deuxième rencontre : vendredi 13 septembre 2013
 Comité d’usagers de la médiathèque Gao-Xingjian Compte-rendu de la première rencontre : vendredi 31 mai 2013

Nous espérons que les thématiques abordées lors de ces réunions vous permettront d'animer vos propres réunions.