Définition et fonctionnalités des portails documentaires

Question

Bonjour ,
Pouvez-vous me donner une définition et me décrire les principales fonctionnalités des portails documentaires ?
Leurs principaux avantages pour l'usager et les limites qu'ils comportent ?
Merci

Réponse

Date de la réponse :  09/02/2010

1. Définition des portails documentaires

Aujourd’hui les bibliothèques, qu’elles soient au service du grand public ou de la communauté universitaire, donnent accès à des contenus de plus en plus divers : le traditionnel catalogue de la bibliothèque, mais également des banques de données en ligne, des sélections de sites web, des fils RSS, des périodiques ou des thèses en ligne, des documents numérisés, etc. Les sites web traditionnels ont donc laissé la place à des portails documentaires permettant d’accéder à toutes ces ressources par une porte d’entrée unique et de profiter de manière plus personnalisée des services offerts par la bibliothèque en fonction de son profil d’utilisateur.

Vous trouverez sur le site Bibliopédia une définition simple du portail documentaire : « Un portail documentaire ou système d'information documentaire (SID) est construit autour de plusieurs éléments :
- Interrogation simultanée de ressources hétérogènes (recherche fédérée),
- Gestion de contenus web (GED),
- Gestion de profil (mise en avant de certaines ressources, en fonction du statut et du profil de l'utilisateur qui peut s'identifier), avec des services personnalisés,
- Possibilité d'utiliser des applications en ligne (accomplir des actions, faire des réservations, etc.). »
Source :
Portails documentaires. In Bibliopedia [en ligne]. Disponible sur : http://www.bibliopedia.fr/index.php/Portails_documentaires(consulté le 1er février 2010)

Pour une définition rapide de ce qu’est un portail documentaire, nous vous invitons également à consulter (et écouter) l’intervention de Guillaume Hatt sur le blog de la journée d’étude consacrée aux technologies du numérique dans les bibliothèques qui s’est tenue en avril 2006 à l’enssib :
Les portails documentaires. In E-bibliothèques/ e-bibliothécaires [en ligne]. Disponible sur : http://ebib.over-blog.com/categorie-594172.html (consulté le 1er février 2010)

2. Leurs fonctionnalités possibles et leurs limites

Les principaux services qu’un portail documentaire peut offrir à ses usagers sont les suivants :

- proposer des informations sur la vie de la bibliothèque ou des bibliothèques, des informations pratiques (ses horaires d’ouverture, conditions de prêt) présenter les services offerts, les animations proposées, des actualités. Exemple :
Portail documentaire de Lyon 1 [en ligne]. Disponible sur : http://portaildoc.univ-lyon1.fr/48902734/0/fiche___pagelibre/&RH=(consulté le 1er février 2010)

- proposer une interrogation simultanée de toutes les ressources documentaires offertes par une bibliothèque ou par les bibliothèques d’un réseau, à l'aide d’une recherche fédérée ou d’un moteur de recherche unique. Exemples :
Le catalog + de la BM de Lyon qui permet d’interroger le contenu complet du site de la bibliothèque : Bibliothèque municipale de Lyon [en ligne]. Disponible sur : http://www.bm-lyon.fr/ (consulté le 1er février 2010)
Le portail Lectura en Rhône-Alpes qui permet d’interroger simultanément les catalogues des principales bibliothèques municipales de la région : Lectura [en ligne]. Disponible sur : http://www.lectura.fr/ (consulté le 1er février 2010)

- proposer des blogs valorisant les collections de la bibliothèque ou des sélections de sites web (netvibes). Exemple : Le portail des bibliothèques de Brest [en ligne]. Disponible sur : http://applications-internet.mairie-brest.fr/VIPBI21/Interligo.web.Front... (consulté le 1er février 2010)

- construire des parcours documentaires personnalisés

- permettre la consultation des documents en ligne, donc avoir accès à des contenus (sous réserve ou non d’authentification)

- permettre aux inscrits de gérer en ligne leur compte lecteur, de prolonger leurs prêts, de faire des suggestions d’achats

- permettre aux utilisateurs de poser des questions en ligne à des bibliothécaires. Exemple : Portail documentaire de Lyon 1 [en ligne]. Disponible sur : < http://portaildoc.univ-lyon1.fr/70058198/0/fiche___pagelibre/&RH=1181648...(consulté le 1er février 2010)

Cette liste n'est pas exhaustive ; avec l’avènement des services Web 2.0 mettant l’usager au cœur des services offerts par la bibliothèque et l’incitant à interagir avec elle, à produire des contenus ou à les enrichir, de nouvelles fonctionnalités apparaissent ou apparaîtront sur les portails documentaires.

Les limites sont principalement à rechercher du côté du manque d’ergonomie des fonctionnalités offertes. En effet, à la suite de l’enquête menée par la BPI auprès des usagers de son portail relatée dans le Bulletin des Bibliothèque de France, il est apparu que l’usager percevait parfois le portail comme un labyrinthe (la terminologie des services proposés pouvait être un obstacle à la compréhension, le cheminement ou la circulation dans le site pouvait être difficile et la prise en main des fonctionnalités du portail nécessitait un apprentissage, ou tout au moins des tâtonnements) :
BOURGEAUX, Laure, FRESNEAU, Amélie. Moteur ou labyrinthe ? in BBF [en ligne]. 2009, n° 6. Disponible sur : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2009-06-0073-001 (Consulté le 01 février 2010)

Par ailleurs, Sophie Brezel dans son mémoire d’étude intitulé « Concevoir un portail documentaire académique » souligne que la pratique assidue des nouvelles technologies par les étudiants, la fréquentation quotidienne des moteurs de recherche sur internet (pour ne pas citer Google) ont rendu l’utilisateur exigeant, et que l’impératif actuel est celui du « tout, tout de suite ». Ces utilisateurs privilégient donc une recherche simple, la plus intuitive possible.
Elle relève également que les étudiants rechignent à s’identifier sur les portails donc se privent sans en être conscient de multiples ressources (bases de données, périodiques en ligne, e-books) dont l’accès est conditionné à une authentification. Il en résulte donc une sous-utilisation des ressources proposées :
BREZEL, Sophie.Concevoir un portail documentaire académique des pistes pour la bibliothèque de Sciences Po [en ligne]. Villeurbanne : Enssib, 2009. Disponible sur : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/document-2043 (consulté le 1er février 2010)

Nous vous signalons également cette synthèse récente :
SICOT, Julien. Restitution veille sur portails de bibliothèque [en ligne]. Disponible sur : http://www.slideshare.net/jsicot/restitution-veille-sur-portails-de-bibl... (consulté le 8/02/2010)
Les powerpoints associés à celui-ci semblent également intéressants.

3. Les ENT

De plus en plus, sur l’impulsion du ministère de l’éducation nationale par le biais de son schéma directeur des espaces numériques de travail, les universités développent des environnements numériques de travail (ENT) pour leurs étudiants, chercheurs ou professeurs. L’ENT est un service en ligne accessible depuis n'importe quel navigateur connecté à l'Internet qui assemble les services numériques adaptés aux catégories d'utilisateurs : s'informer, produire des informations, consulter des ressources, organiser son travail, communiquer, travailler seul ou en groupe, apprendre, accompagner la scolarité de ses enfants, etc. La tendance actuelle est donc à une intégration des services en ligne proposés par les bibliothèques à ces ENT, donc à une personnalisation encore plus grande des points d’accès à la bibliothèque et à ses ressources.

Sources :

Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche. Schéma directeur des espaces numériques de travail v2 in Educnet [en ligne]. Disponible sur : http://www.educnet.education.fr/chrgt/sdet/SDET_v2.0.pdf (consulté le 1er février 2010)

BOURRION, Daniel. Se fondre dans le grand tout in BBF [en ligne]. 2007, n° 6. Disponible sur : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2007-06-0034-006 (Consulté le 01 février 2010)

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

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