Dans le cadre d'un projet de recherche sur l'entreprise Bata, vous avez numérisé différents documents (journal de l'entreprise, brochures, cours, diplômes, films d'entreprise) en vue de les publier sur un site web.

Vous souhaitez savoir si ces documents sont protégés par le droit d'auteur, auquel cas vous devriez demander l'autorisation de les reproduire et de les diffuser à chacun des contributeurs ou si seule la société Bata est détentrice des droits et peut en disposer à sa guise.

Par ailleurs, vous précisez que le journal de l'entreprise contient des informations d'état civil (naissances, mariages, décès) ou personnelles (promotion, résultats dans des équipes sportives). Vous souhaitez donc savoir si ces données peuvent être considérées comme des données personnelles et nécessitent une déclaration à la CNIL.

Enfin, vous souhaitez savoir si les bases de données internes que vous établissez dans le cadre de vos recherches doivent être également déclarées.

Nous pouvons vous apporter des éléments de réponses, toutefois nous ne sommes pas juristes et  nos réponses ne sont qu'indicatives.

Concernant votre projet de diffusion en ligne des archives de l'entreprise Bata, voici ce que nous pouvons dire en fonction des différents supports.

Pour les périodiques
 

Les droits patrimoniaux sont détenus par les auteurs et/ou les éditeurs, selon le contenu des contrats signés entre eux.
Chaque numéro est protégé dans sa globalité pendant 70 ans à compter de la publication, et chaque article ou photo est protégée en tant qu'œuvre individuelle.
Si la publication date de moins de 70 ans :
- Pour reproduire et réutiliser une page ou un article, tels qu'ils ont été publiés (avec la mise en page, le titrage, le colonnage...), il faut obtenir l'accord de l'éditeur et des auteurs.
- Pour reproduire le texte seul (en le tapant au clavier par exemple), sans sa forme graphique, il faut contacter l'auteur. Celui-ci indiquera si l'autorisation de l'éditeur est également nécessaire.

Le Guide pratique du droit d’auteur indique :

Article 23, page 29 :
"Quand un journal tombe-t-il dans le domaine public ? Un dictionnaire ou un journal est une oeuvre collective. Il rassemble les contributions de plusieurs auteurs, publiées sous la direction et sous le nom de l'entreprise. (...) Pour ce qui concerne un périodique (journal, magazine), chaque numéro est protégé dans sa globalité [renvoi vers l'article 64 du manuel] pendant 70 ans à compter de sa publication (mais chaque article ou photo est protégé en tant qu'oeuvre individuelle, pendant 70 ans après la mort de l'auteur [renvoi vers l'article 37])."

Article 64, page 52 : "Les journaux, revues, magazines : Un journal (et toute publication périodique : magazine, revue...) est protégé par le droit d'auteur, en tant qu'oeuvre collective, c'est à dire en tant qu'oeuvre publiée sous la direction d'une entreprise qui réunit les contributions (écrits, dessins, photos) de plusieurs auteurs (...). Reproduire une page telle qu'elle a été publiée (ou mise en ligne), c'est utiliser le journal-oeuvre collective : tant qu'elle est protégée, il faut l'accord de l'éditeur. Pour les panoramas de presse [renvoi vers l'article 119] et les photocopies [article 97], contacter le CFC."

Source : Guide pratique du droit d’auteur : utiliser en toute légalité : textes, photos, films, musiques, Internet + protéger ses créations, Anne-Laure Stérin, 2ème éd. totalement actualisée, Maxima, 2011

Il vous appartient donc de savoir quel était le contrat qui liait les journalistes et l'entreprise.

Pour les cours :

Comme l'indique Anne-Laure Stérin, page 56, toujours dans le même ouvrage que cité plus haut :

"Tout texte oral est protégé par le droit d'auteur, s'il est original, même s'il n'a jamais été publié (de même qu'un manuscrit inédit).
Ainsi les cours d'un enseignant sont protégés par le droit d'auteur, peu importent le contexte et le niveau du cours (enseignement primaire, universitaire, cours gratuits en accès libre au Collège de France ou à l'Université de tous les savoirs). Les notes manuscrites ou l'enregistrement réalisés par les étudiants ou auditeurs sont destinés à leur usage personnel et ne peuvent pas être publiés ou mis en ligne, même gratuitement, sans accord de l'enseignant. [...]".

Pour reproduire le document, vous devez donc demander l'autorisation de l'auteur du cours.

Pour les films

Dans article "Mettre un fichier vidéo en ligne, légalement", page 429), Anne-Laure Stérin indique :

"Un particulier, une association, une entreprise sont libres de mettre en ligne un fichier vidéo. Il leur faut seulement s'assurer que tous les titulaires de droits sur la vidéo ont donné leur accord exprès pour cette mise en ligne :
- le producteur (du film, de l'émission du disque),
- les auteurs (du film, de l'émission, des musiques, de la pièces théâtrale ou chorégraphiques filmé, des sculptures et oeuvres filmés, des textes lus...),
- les interprètes (comédiens, musiciens, chanteurs...),
- les personnes filmées [...]
Il est licite de mettre des vidéos sur Youtube et DailyMotion, après autorisation du producteur."

Toutefois, après consultation de certains sites dédiés aux films d'entreprise, il semblerait que les contrats entre  l'entreprise commanditaire et la société de productrice du film prévoient souvent une cession de droits (droits patrimoniaux) au profit de l'entreprise .
Source : Le droit d'auteur. Oreadis productions.

Il vous appartient donc, là encore, de vous renseigner sur la nature du contrat qui liait la société qui a produit les films d'entreprise et la société Bata.

Les diplômes

Concernant ce type de document, nous manquons d'éléments pour étayer nos propos. En effet, comme l'indique le site Service-public.fr, les diplômes sont des actes publics, toutefois,  tout comme pour l'état civil, par respect de la vie privée,  la divulgation de ce type de document sur internet requiert, selon nous,  l'autorisation de leurs titulaires ou ayants-droit.

Numérisation de journaux et données personnelles

Nous vous invitons à consulter un billet de Bruno Ricard intitulé "le RGPD et les archives" disponible sur le blog Droit(s) des archives. Il est indiqué notamment :

"Les archives du secteur privé ne peuvent pas bénéficier des dérogations associées aux « traitements à des fins archivistiques dans l’intérêt public » dans la mesure où les personnes ou organismes en cause n’ont pas d’obligation légale de collecte, de conservation, de traitement et de communication de leurs archives.

Mais comme leur traitement a pour finalité la recherche historique, ces archives bénéficient du régime spécifique accordé aux traitements à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques. Ces traitements dérogent au droit à l’oubli dans la mesure où ce droit serait susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation de leurs finalités et un décret en Conseil d’Etat définira l’étendue des autres dérogations dont ils pourront bénéficier et des conditions et garanties appropriées qui devront être mises en oeuvre par leurs responsables.

Quel que soit le type d’archives conservées, les services d’archives auront l’obligation d’alimenter le « registre des opérations de traitement » de l’organisme dont ils relèvent, ou d’en constituer un spécifique à leur service, selon la taille de celui-ci et le mode d’organisation de l’administration ou de la collectivité à laquelle ils sont rattachés.

Ils devront aussi engager un dialogue étroit avec leur DPO, qui pourra être un allié dans la sensibilisation des services producteurs  à la légalité d’une deuxième vie pour les données à caractère personnel, à l’issue de la durée de conservation dans le traitement initial, et à la légitimité des traitements archivistiques."

Base de données, recherche et données personnelles

Nous vous invitons à consulter un billet d'Anne-Laure Stérin intitulé "Le point sur les données personnelles" issu du blog Questions Ethique & droit en SHS.
Elle indique :

"c) Obligation d’informer en cas de simple consultation de documents contenant des données  :

Un chercheur qui consulte des documents contenant des données personnelles, n’est pas tenu d’en informer les personnes concernées : soit parce qu’il a obtenu la dérogation ou l’autorisation nécessaire pour consulter, à des fins de recherche scientifique ou historique, les documents administratifs ou d’archives publiques ou d’archives privées (voir le billet « Le chercheur consulte des documents existants ») ; soit parce que ces documents, qui ne sont ni documents administratifs, ni archives publiques, ni archives privées, comprennent des données personnelles qui ont été collectées licitement et loyalement et que le chercheur les consulte à des fins de recherche scientifique ou historique.4

2) Obligation de prendre les mesures de protection nécessaires  :

Désormais, c’est-à-dire à compter du 25 mai 2018, le responsable du traitement doit vérifier que toutes les mesures nécessaires sont prises, au sein de l’organisme et chez les sous-traitants, pour assurer la protection des données personnelles au cours de leur traitement c’est-à-dire pendant leur collecte, leur consultation, jusqu’à leur effacement le cas échéant. 5

Le traitement des données personnelles doit être mené conformément à sa finalité : seules les données nécessaires à la réalisation de la finalité peuvent être collectées (c’est la minimisation des données), le fichier qui les contient doit être protégé et n’être accessible qu’aux personnes autorisées, une étude d’impact doit être menée si le traitement présente un risque (données sensibles), enfin les données doivent être effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité du fichier.

C’est le responsable du traitement qui prend toutes les mesures nécessaires à la préservation des droits des personnes concernées. Il est conseillé par le délégué à la protection des données (DPD).6

a) Mesures à prendre en cas de collecte     :

Le responsable du traitement est tenu d’effacer les données personnelles, aussitôt qu’elles ne sont plus nécessaires aux recherches pour lesquelles elles ont été collectées7 ou dès que les personnes concernées le demandent8.

Toutefois, les données collectées peuvent être conservées si leur suppression risquerait « de rendre impossible ou d’entraver sérieusement la réalisation des finalités » du traitement (art. 89 du Règlement européen du 27 avril 2016 et art. 40.II de la loi du 6 janvier 1978). Voir le billet « Le chercheur utilise les réseaux sociaux pour sa recherche » et le billet « Le chercheur anonymise les données les données de sa recherche »."

Enfin, nous vous invitons à prendre conseil auprès du délégué à la protection des données de votre organisme de recherche.