Dans le cadre d'une délégation de service public, la bibliothèque de votre commune est gérée par une association. Vous souhaitez savoir si c'est à la commune ou à l'association de prendre en charge les dépenses liées à l'achat de fournitures spécifiques aux bibliothèques (film plastique pour les couverture, codes-barres, etc.).

Notez tout d'abord que la médiathèque départementale du Rhône a vocation à vous accompagner sur ce type de questionnement.

Comme l'indique un document réalisé par la médiathèque départementale de la Drôme, dans le cas d'une gestion associative conventionnée:

"la commune crée une bibliothèque et en délègue la gestion à une association régie par la loi de 1901 et disposant ainsi d’une existence juridique. Une subvention est allouée à l’association qui gère ses dépenses et ses recettes et en rend compte à la municipalité."

Source : Deux modes de gestion pour les bibliothèques communales. Médiathèque départementale de la Drôme.

Autrement dit,  la bibliothèque présente chaque année un budget qui récapitule tous les postes  de dépenses, et explicite les besoins  (achats de documents, fournitures de bureau, fournitures spécifiques aux bibliothèques, frais de déplacement, animations, achats de mobilier, etc.).

 Bertrand Calenge indique dans l'ouvrage Les petites bibliothèques publiques p. 186:

" Dans les fournitures de bureau, il est utile de faire distinguer sur deux articles différents la « papeterie » ordinaire - semblable à celle de tous les services municipaux : crayons, papier, etc. - des fournitures très spécifiques à la bibliothèque plastique de couverture de livre ·, fiche de catalogage et de prêt, etc. Par ailleurs, beaucoup de petite commune laissent leur bibliothèque utiliser la papeterie « générale» de la mairie; il est donc indispensable de faire budgéter le fournitures spécifiques à la bibliothèque. "

Et plus loin dans la partie "Présenter son budget et le suivre" (P.187):

"Les dépenses ne sont pas indépendantes les unes des autres, et l'accroissement de certaines lignes budgétaires induit l'abondement d'autres. Par exemple, on peut considérer que la valeur d 'achat de 6 € de livres induit obligatoirement 1 € de dépense de fournitures pour l'équipement matériel courant du livre, non compris une éventuelle reliure (donc, pour 12000 € de budget d 'achat de livre , il faudra compter 2000 € de fournitures d'équipement: plastique, cotes, fiches de prêt et de catalogage, etc.) . "

Source : Les petites bibliothèques publiques. Bertrand Calenge. Éditions du Cercle de la Librairie, 2006.

Au vu de ce budget, la municipalité vote une subvention globale et la bibliothèque procède ensuite aux dépenses.

Selon nous, les frais concernant les fournitures spécifiques aux bibliothèques doivent être prévus par la bibliothèque au moment où elle présente son budget, la municipalité n'a pas à prendre en charge ce type de frais séparément.

Pour aller plus loin :

Subvention médiathèque municipale  Questions? Réponses ! Février 2017