GED pour une association

Question

Bonjour,

J'ai au sein d'une association un ensemble de documents papiers dactylographiés ou manuscrits, mais aussi des photos et des diapositives que je voudrais scanner, pour au final, pouvoir faire des recherches parmi ces documents par mots clés. J'ai envisagé de scanner chaque type de documents avec un scanneur approprié et d'y ajouter des métadonnées pour gérer le classement papier (retrouver le document papier) mais aussi d'autres informations sur les photos par exemple. Le logiciel devrait bien sûr permettre une recherche full texte. En conclusion, j'ai deux questionnements.

Comment définir, organiser, structurer les métadonnées que je souhaite additionner ? Quelles sont les questions à se poser ? Quel logiciel simple et peu onéreux pour me permettre de stocker et d'organiser mes scans soit sur un PC unique avec une sauvegarde soit sur un NAS.

Cordialement,

Réponse

Date de la réponse :  22/06/2021

Dans l’objectif de scanner un ensemble de documents (papiers, photos, diapositives) et d’y ajouter des métadonnées permettant une recherche en texte intégral, vous souhaitez être conseillé sur un logiciel simple et peu onéreux pour le réaliser. Vous souhaitez également savoir comment définir, organiser, structurer les métadonnées que vous souhaitez ajouter.


 

Pour commencer, nous vous proposons la lecture de ces précédentes réponses de notre service abordant cette thématique. Elles renvoient vers de nombreux documents :

 

 

En complément, nous vous signalons ces ressources qui pourraient vous être utiles :

 

  • Gestion électronique des documents. Archivage-numerique.fr

    En plus de présenter les différentes étapes de la GED, cette page donne quelques exemples de logiciels. Extrait :

     

    Logiciel Open source Vs logiciel propriétaire

    Il existe des logiciels de GED Open source (libres et gratuits) tels que : Open Doc Man, Alfresco, Mayan EDMS, Nuxeo, Logical Doc, Knowledge Tree, Feng Office...

    [...]

    Vous souhaitez mettre en place une solution GED dans votre entreprise? Vous vous demandez comment procéder? Voici une feuille de route pour guider les opérations...

 

 


Pour un accompagnement, vous pouvez faire appel à un prestataire spécialisé. Vous en trouverez quelques uns sur les annuaires :