GED pour une association
Question
Bonjour,
J'ai au sein d'une association un ensemble de documents papiers dactylographiés ou manuscrits, mais aussi des photos et des diapositives que je voudrais scanner, pour au final, pouvoir faire des recherches parmi ces documents par mots clés. J'ai envisagé de scanner chaque type de documents avec un scanneur approprié et d'y ajouter des métadonnées pour gérer le classement papier (retrouver le document papier) mais aussi d'autres informations sur les photos par exemple. Le logiciel devrait bien sûr permettre une recherche full texte. En conclusion, j'ai deux questionnements.
Comment définir, organiser, structurer les métadonnées que je souhaite additionner ? Quelles sont les questions à se poser ? Quel logiciel simple et peu onéreux pour me permettre de stocker et d'organiser mes scans soit sur un PC unique avec une sauvegarde soit sur un NAS.
Cordialement,
Réponse
Date de la réponse : 22/06/2021
Dans l’objectif de scanner un ensemble de documents (papiers, photos, diapositives) et d’y ajouter des métadonnées permettant une recherche en texte intégral, vous souhaitez être conseillé sur un logiciel simple et peu onéreux pour le réaliser. Vous souhaitez également savoir comment définir, organiser, structurer les métadonnées que vous souhaitez ajouter.
Pour commencer, nous vous proposons la lecture de ces précédentes réponses de notre service abordant cette thématique. Elles renvoient vers de nombreux documents :
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Le rôle de la GED dans les bibliothèques. Questions?Réponses ! 27/05/2019
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Informations sur des technologies de GED. Questions?Réponses ! 30/01/2019
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Logiciel de gestion de base de données. Questions?Réponses ! 22/06/2020
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Archivage électronique (à long terme). Questions?Réponses ! 28/02/2020
En complément, nous vous signalons ces ressources qui pourraient vous être utiles :
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Gestion électronique des documents. Archivage-numerique.fr
En plus de présenter les différentes étapes de la GED, cette page donne quelques exemples de logiciels. Extrait :
Logiciel Open source Vs logiciel propriétaire
Il existe des logiciels de GED Open source (libres et gratuits) tels que : Open Doc Man, Alfresco, Mayan EDMS, Nuxeo, Logical Doc, Knowledge Tree, Feng Office...
[...]
Vous souhaitez mettre en place une solution GED dans votre entreprise? Vous vous demandez comment procéder? Voici une feuille de route pour guider les opérations...
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Comparatif GED, Logiciel professionnel de gestion électronique de documents. CELGE
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Logiciels GED : comment choisir sa solution ? Askeet, Arthur Quince, 24 avril 2020
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Logiciels GED : Top 5 des acteurs du marché (2021). Askeet, Arthur Quince, 30 juin 2020
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Solutions de gestion documentaire : GED. Legroupenova, mars 2021
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Quelle définition pour la GED ? Une solution pour l'entreprise ? Appvizer, Charlotte Goyard, mis à jour le 26 août 2020
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Les 8 meilleurs logiciels de Gestion Electronique des Documents (GED). Codeur mag, Sébastien Turbé, mars 2021
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Logiciels de gestion documentaire (GED). Logiciels.pro
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Comment structurer sa GED et maintenir son plan de classement ? Tessi, Tatiana Corallo-Jackson, 16/09/2020
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Pourquoi la GED est le pilier de la gestion de l'information. Archimag, décembre 2020
Pour un accompagnement, vous pouvez faire appel à un prestataire spécialisé. Vous en trouverez quelques uns sur les annuaires :
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Études et assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO). Rubrique du site Biblioannuaire.fr
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Annuaire des societés. Archimag