Vous souhaitez connaître le cadre légal qui régit la numérisation de documents à des fins de conservation.

Tout d'abord, nous vous invitons à consulter une réponse de notre service à une question proche de la vôtre : 

Droit de numériser les monographies d'une bibliothèque. Questions? Réponses! 19/11/2019
 

Documents sous droit

La reproduction (fixation matérielle d’une œuvre sur un support) et la représentation (diffusion d’une œuvre quel qu’en soit le média) font parties des droits patrimoniaux du droit d’auteur. Elles nécessitent donc a priori un contrat avec l’auteur ou les ayants droit.
Il existe cependant une exception, qui concerne notamment les bibliothèques, prévue par le Code de la propriété intellectuelle. L’article L122-5 stipule :

 

Lorsque l’œuvre a été divulguée, l'auteur ne peut interdire :

[...]

 8° La reproduction d'une œuvre et sa représentation effectuées à des fins de conservation ou destinées à préserver les conditions de sa consultation à des fins de recherche ou d'études privées par des particuliers, dans les locaux de l'établissement et sur des terminaux dédiés par des bibliothèques accessibles au public, par des musées ou par des services d'archives, sous réserve que ceux-ci ne recherchent aucun avantage économique ou commercial.

Il est donc possible pour une bibliothèque de numériser des monographies de ses collections, à condition :

• qu’elle justifie pour le document numérisé des fins de conservation ou de préservation (ouvrages rares, abîmés, fragiles)

• qu’elle donne accès aux documents numérisés uniquement dans ses locaux (pas de consultation en ligne)

• que l’accès aux documents vise un public de particuliers animés par un but de recherche ou d’études

• qu’elle n’en tire pas profit

Dans tous les autres cas, il est nécessaire de contacter l’auteur ou les ayants droit.

Documents du domaine public

Comme le rappelle la page La durée du droit d'auteur et le domaine public :

 

les droits patrimoniaux (reproduction et représentation) durent 70 ans après la mort de l'auteur.

Pour calculer effectivement si une œuvre est dans le domaine public, prendre la date de décès de l'auteur et ajouter une année (car la protection ne cesse que le 1er janvier qui suit la dernière année pendant laquelle courent les droits).

Extrait du module en ligne de Lionel Maurel Contenus numériques : droit d'auteur et licences libres, 2016

Si les manuscrits que vous souhaitez numériser entrent dans cette catégorie, il vous sera donc possible de les numériser mais aussi de les mettre en ligne sur internet.

Vous devrez néanmoins respecter le droit moral de l’œuvre, qui lui est perpétuel :

• citer l’auteur (paternité)

• respecter l’intégrité de l’œuvre

Enfin, nous vous invitons à consulter l'ouvrage suivant : Numériser et mettre en ligne. Sous la dir. de Thierry Claerr et Isabelle Westeel. Presses de l'Enssib, 2010.
Nous attirons votre attention sur la Partie II. Respecter le droit de la propriété littéraire et artistique et plus particulièrement sur le focus sur les manuscrits et les correspondances :

Ces documents présentent plusieurs particularités :
 

• ils sont souvent inédits. Leur utilisation suppose donc l’autorisation des ayants droit de l’auteur au titre du droit moral de divulgation de l’auteur.
• la communication de certains manuscrits, en particulier les correspondances, journaux intimes ou brouillons, doit être faite dans le respect de la vie privée de l’auteur, du destinataire des lettres ou de toute personne citée ou mise en cause dans le manuscrit. Au cas par cas, lorsque le contenu du document est susceptible de mettre en cause la vie privée d’une ou plusieurs personnes (révélation de faits intimes, de situations compromettantes, etc.), l’autorisation des personnes concernées pourra être requise.
• le droit au respect de la vie privée ne concerne que les personnes vivantes et la faculté d’agir s’éteint avec le décès de la personne concernée, seule titulaire de ce droit (Civ. 1re, 14 décembre 1999, Bull. n° 345). Pour les personnes décédées, seuls sont exigés le respect de la vie privée familiale et pour les personnes notoirement connues, le « respect dû à la vérité ».
• des réserves de communication peuvent être posées par les auteurs ou leurs ayants droit, ainsi que par les propriétaires d’archives privées, au moment de la remise de leurs fonds en don ou en dépôt auprès de l’institution. Ces réserves doivent être scrupuleusement respectées par la bibliothèque.

Vous pourrez également consulter cette fiche pratique : 

Numériser et mettre en ligne des archives personnelles dans un établissement public (aspects juridiques). Enssib, 2014
 

Selon la nature des manuscrits que vous souhaitez numériser, il faudra tenir compte de ces recommandations, en particulier si vous souhaitez, à terme, mettre en ligne les documents sur internet.

Pour aller plus loin : 

• Droit de reproduire un ouvrage. Questions? Réponses! 25/02/2020
• Aspects juridiques de la numérisation et de la réutilisation de contenus. Pierre Naegelen. Université Toulouse III, Pierre Sabatier, 2015
•  « Numériser les oeuvres du domaine public, et après ? ». Isabelle Westeel. Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 2009, n° 5, p. 82-83. 

Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.