Vous voulez savoir quelle est la procédure administrative / politique généralement utilisée et recommandée pour l'enregistrement d'une nouvelle acquisition patrimoniale au sein d'une collectivité, de type livre d'artiste. Dans votre ancienne collectivité, un acte notarié était effectué pour les acquisitions importantes en nombre et en valeur et une décision du Maire pour les autres acquisitions.

Votre question relève de la gestion comptable et excède en partie nos compétences.

Nous pouvons toutefois vous signaler ce qu'indique le Manuel du patrimoine en bibliothèque dans les pages relatives aux procédure financières, administratives et judiciaires liées aux acquisitions de documents patrimoniaux :

« L'article 3, 11 0 du Code des marchés publics précise que « les dispositions du présent code ne sont pas applicables [ ... ] aux contrats qui ont pour objet l'achat d'œuvres d'art, d'objets d'antiquité et de collection ainsi qu'aux contrats ayant pour objet l'achat d'objets d'art qui, en raison de leur nature et de leurs caractéristiques, ne permettent pas la mise en œuvre de procédures de publicité et de mise en concurrence ».
Les œuvres d'art et les documents patrimoniaux sont de l'investissement par nature : ils enrichissent le patrimoine de la collectivité et ne dépendent donc pas d'une notion de seuil. En principe d'ailleurs, une acquisition de ce type est soumise, au moins pour information, à l'assemblée délibérante. Dans la nomenclature comptable des communes M14, ils sont imputés dans la classe 2 (comptes d'immobilisation), 21 (immobilisations corporelles), 216 (collections et œuvres d'art) et 2161 (œuvres et objets d'art) et 2162 (fonds anciens des bibliothèques et musées). Le texte de référence rappelle les principales notions comptables relatives aux immobilisations, puis recense, dans une nomenclature, les biens meubles pouvant être imputés en investissement, quels que soient leurs prix, dont notamment un certain nombre d'objets dont la durabilité et la solidité les assimilent d'office à de l'investissement, quel qu'en soit le montant [Circulaire INT B0200059C du 26 février 2002]. En dehors de ces cas, sont imputées en investissement les acquisitions d'un prix unitaire supérieur à 500 euros [La somme est fixée par décret]. Dans la pratique, on ne se sert quasiment jamais de ce dernier critère.
Toujours en lien avec la notion de seuil, mais aussi avec celle de patrimoine contemporain, certaines acquisitions peuvent être imputées en section d'investissement : il s'agit des livres d'art. Encore faut-il faire accepter cette notion, inconnue de la M14, par le comptable municipal : c'est possible et utilisé dans plusieurs collectivités. Autre cas : celui d'un premier équipement, par exemple l'ensemble des documents qui constituent un fonds de référence, comme les premières acquisitions d'une salle de consultation patrimoniale, mais dont le renouvellement est prévu sur un budget de fonctionnement. On est là dans le cas de figure des dépenses annexes à une opération d'investissement. Il est assez aisé d'obtenir un budget d'investissement qui vienne s'ajouter au budget de fonctionnement. On en fera la demande systématiquement tous les ans. »
Source : Manuel du patrimoine en bibliothèque. Sous la direction de Raphaële Mouren. éd. du Cercle de la Librairie, 2007. Page 85

D'autre part, vous serez peut-être intéressé par une précédente réponse sur l'Immobilisation comptable d'un ouvrage ancien.