Vous cherchez à savoir ce qu'est un logiciel d'archivage électronique. De fait, c'est un outil numérique qui permet de mettre en oeuvre l'ensemble des étapes liées aux diverses opérations d'archivage électronique. Pour rappel, l'archivage électronique commence dès la création des documents et permet à l'organisation productrice de l'information de les exploiter pour toute la durée de leur cycle de vie. C'est un processus qui fait appel à de multiples domaines de la gouvernance de l'information  :

• la gestion électronique de documents pour la classification, l'indexation, la recherche multicritères, sémantique, plein-texte, etc ;
• la sécurité des systèmes, l'interopérabilité, la preuve, la journalisation, la veille réglementaire ;
• le stockage sur les infrastructures (matérielles et logicielles) ;
• les outils de conservation à long terme du numérique, la veille technologique.
   

Tous les logiciels, solutions libres (ou open source) ou propriétaires (c'est à dire développés par une entreprise et vendus par cette dernière) s'intègrent dans cette logique.
Pour rappel, une solution libre que l'on peut désigner par le terme open source, ou « code source ouvert », s'applique aux logiciels (et s'étend maintenant aux œuvres de l'esprit) dont la licence respecte des critères précisément établis par l'Open Source Initiative, c'est-à-dire les possibilités de libre redistribution, d'accès au code source et de création de travaux dérivés. Mis à la disposition du grand public, ce code source est généralement le résultat d'une collaboration entre programmeurs. Cela ne signifie nullement que le logiciel en question ne fasse pas partie d'une offre d'accompagnement d'une entreprise de prestation de service. Dans ce cas précis, le déploiement de ce type de logiciel sera payant comme un logiciel propriétaire liée à une entreprise.
Bien entendu, selon vos compétences informatiques, vous pouvez aussi avec ce type de logiciel vous passez d'une solution de prestation de service.

Pour ce qui concerne les solutions possibles, sans être de grands spécialistes,  nous vous signalons les suivantes (mais ils en existent d'autres) : Maarch, Alfresco, Nuxeo, OpenKM et Dynacase platform.

Pour approfondir la question, nous vous signalons aussi les manuels suivants :

• Archivage, records management et conformité : guide pratique. Société d'études et de réalisations en documentation et archivage. Archimag, 2014. Présentation
• Archivage électronique et records management état de l'art et présentation de sept solution. Tosca Consultants. ADBS, 2011. Présentation
• Manuel pratique de gestion des documents : Mettre en place les principes de Records management dans les communes vaudoises. Association vaudoise des archivistes, 2011

Et nous renvoyons pour plus de précisions vers les experts en charge de ces questions d'archivage électronique à la Bibliothèque nationale de France (BnF).

Vous pouvez également demander des conseils ou des retours d'expérience en contactant l'association professionnelle des documentalistes ADBS ou en contactant l'association des archivistes français (qui dispose d'une commission archives électroniques, et propose de nombreuses ressources sur l'archivage électronique - réservées à ses adhérents).