Personnes en situation de handicap, annnée de naissance, csp... et annuaire de la bibliothèque

Question

Bonjour,

Nous travaillons actuellement sur le contenu d'un annuaire de bibliothèque dans le cadre de l'installation de notre nouveau SIGB et portail. Pouvons-nous légalement demander aux usagers, lors de l'inscription, de nous fournir ces items : année de naissance, civilité, CSP, mail personnel.

Aussi, nous souhaiterions élargir l'offre de service aux personnes en situation de handicap : exemple, plus de documents en prêt et prêt plus long. Il s'agit pour nous créer une nouvelle catégorie d'usagers "personne en situation de handicap", au niveau de notre SIGB, est-ce légal ?

En vous remerciant,

Réponse

Date de la réponse :  21/12/2020

Afin de proposer une offre de service adaptée aux personnes en situation de handicap, vous souhaitez savoir si vous pouvez légalement demander aux usagers, lors de l'inscription, les données suivantes : année de naissance, civilité, CSP et mail personnel.

 

Votre question concerne le règlement général sur la protection des données (RGPD). Votre interlocuteur doit être le délégué à la protection des données de votre établissement (DPD), qu'il vous faut identifier.
Votre adjoint à la culture ou votre bibliothèque départementale de prêt pourront vous aider.

 

Les données pouvant être demandées par défaut sont indiquées dans la fiche NS09 de la CNIL Bibliothèques, médiathèques :

Données personnelles concernées

Nom, prénoms, adresse, année de naissance, catégorie professionnelle, numéro de téléphone, et, sous forme facultative, la nature de la recherche s’agissant des documents d’archives ;
caractéristiques du prêt ou de la communication : désignation de l’œuvre (titre, nom de l’auteur, de l’éditeur, etc.) ou du document d’archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance


Ce qui est important, c'est de ne pas collecter de données qui ne sont pas nécessaires à la gestion du service offert, et de ne pas conserver les données au-delà de la limite légale :

Durée de conservation des données

Pendant la durée d’utilisation du service de prêt pour ce qui concerne l’identité de l’emprunteur. La radiation doit intervenir d’office dans un délai d’1 an à compter de la date de fin du prêt précédent. Jusqu’à la fin du 4ème mois suivant la restitution de l’objet du prêt pour les informations concernant chaque prêt.


Votre Délégué à la protection des données devra confirmer que le mail fait partie des données utiles à la gestion du service proposé.

 

Pour vous guider, vous pouvez lire :