Procédures d’archivage en entreprise

Question

Je suis en train de mettre en place dans mon service des procédures et des outils d'archivage. Je suis seul à le faire, je souhaite recevoir des procédures et des instructions dans ce sens pour comparer à ce j'ai déjà élaboré (instruction plan de classement, politique de conservation (tableaux de gestion), communication des documents, procédures versements et élimination des archives, traitement versement classique et versement d'archives en vrac, etc).
Merci

Réponse

Date de la réponse :  26/06/2009

Vous êtes à la recherche de recommandations ou d’exemples de procédures d’archivage en entreprise.

1. Généralités

Si vous avez déjà consulté le Portail International Archivistique Francophone, vous avez sans doute identifié ce cours qui présente de manière très complète la question :
Gérer les archives courantes : une approche pratique. In Portail International Archivistique Francophone [en ligne]. Disponible sur : http://www.piaf-archives.org/sections/volet_se_former/formation/module_15/ (consulté le 25 juin 2008)

Nous vous rappelons les normes en vigueur :
ISAD (G). Norme générale et internationale de description archivistique, 2000 [en ligne]. Disponible sur :
http://www.icacds.org.uk/fr/ISAD(G).pdf (consulté le 25 juin 2008)

ISO 15489-1:2001 - Information et documentation - "Records management" - Partie 1 : Principes directeurs [en ligne]. Disponible sur : http://www.iso.org/iso/fr/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 (consulté le 25 juin 2008)
"La présente partie de l'ISO 15489 constitue un guide pour l'organisation et la gestion des documents d'archives) des organismes, publics ou privés, pour le compte de clients internes ou externes. Tous les éléments constitutifs de la présente partie de l'ISO 15489 visent à ce que les documents soient créés, archivés et organisés d'une manière pertinente. Les procédures propres à assurer l'organisation et la gestion des documents selon les principes et les éléments constitutifs de la présente partie de l'ISO 15489 sont présentées dans l'ISO/TR 15489-2 (Guide pratique). La présente partie de l'ISO 15489 - vise l'organisation et la gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par tout organisme, public ou privé, dans l'exercice de ses activités, ou par toute personne physique ayant la responsabilité de produire ou de conserver des documents d'archives, - constitue un guide pour définir les responsabilités des organismes vis à vis de leurs documents d'archives et les politiques, procédures, systèmes et méthodes afférents, - constitue un guide pour le «Records management» en tant que soutien d'une démarche qualité, en accord avec l'ISO 9001 et l'ISO 14001, - constitue un guide pour la conception et la mise en ceuvre d'un système d'archivage, - mais n'inclut pas l'organisation et la gestion des archives historiques au sein des institutions d'archives."

ISO/TR 15489-2:2001 Information et documentation - "Records Management" - Partie 2 : Guide pratique [en ligne]. Disponible sur : http://www.iso.org/iso/fr/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.ht... (consulté le 25 juin 2008)
"La présente partie de l'ISO 15489 est un guide de mise en oeuvre pour l'ISO 15489-1 à destination des professionnels du «Records management» et de ceux qui ont en charge la gestion des documents d'archives dans leurs organismes. Il fournit une méthodologie qui facilitera la mise en oeuvre de l'ISO 15489-1 dans tous les organismes qui ont besoin d'organiser et de gérer leurs documents d'archives. Il donne une vision générale des processus et des facteurs à prendre en considération dans les organismes qui souhaitent se conformer à l'ISO 15489-1."

Vous trouverez plus d’information sur ces deux dernières normes sur le portail français du Records Management :
Portail français du Records Management [en ligne]. Disponible sur : http://www.records-management.fr/index.php (consulté le 25 juin 2008)

2. Collecte

Au sein des pages « Gérer les archives » du site des Archives de France, un chapitre présente les "principes régissant la collecte des archives" ainsi que des "instructions de collecte et tri des archives" :
Records management et collecte. In Archives de France [en ligne]. Disponible sur : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-... (consulté le 25 juin 2008)

3. Plan de classement

DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. Les archives privées : manuel pratique et juridique, Paris : La documentation française, 2008. ISBN : 978-2-11-006852-1.
Le classement des archives d'entreprises est évoqué p. 136 : "... une façon simple de classer leurs fonds consiste à suivre leur organisation et leur structure interne..."
Un plan de classement type est ensuite proposé : constitution (actes des sociétés, actionnaires) / conseils (conseil d'administration, comités, assemblées générales) / direction / domaine (terrains, bâtiments) / matériel d'exploitation (outillage) / approvisionnements et fabrications (fournisseurs, matières premières) / service financier / comptabilité / correspondance / service juridique / personnel et relations sociales / services d'études / services commerciaux / filiales / disparition.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS. Abrégé d'archivistique, Paris : Association des archivistes français, 2007
Les pages 75-76 traitent des plans de classement des archives courantes et intermédiaires. Il y est préconisé un « plan de classement sous forme d’une arborescence à deux ou trois niveaux qui détaille la mission du service. Chaque fonction sera précisée dans la branche suivante de l’arborescence, soit de manière thématique, soit par type de documents générés par cette activité». Les pages 113 à 141 traitent du classement et de la cotation, la page 117 donnant comme exemple le cadre de classement de la Compagnie des Chemins de Fer du Nord.
Page 138, un classement d’archives d’entreprises est proposé : « Les entreprises sont des sociétés : une façon simple de classer leurs fonds consiste à suivre leur organisation et leur structures internes. Toutefois, si on ne dispose pas de tels renseignements ou bien si l’organisation est trop complexe…, il est préférable de suivre le plan suivant :
- Constitution : actes de sociétés, actionnaires.
- Conseils : conseils d’administration, comités, administrateurs, secrétariat du conseil, assemblées générales.
- Direction générale : information, marche de l’entreprise (programmes, notes de service), correspondance, secrétariat général, Inspection générale.
- Domaine : terrains, bâtiments.
- Matériel d’exploitation (outillage).
- Approvisionnements et fabrications : fournisseurs, matières premières, produits fabriqués.
- Service financier : capital, emprunts et obligations.
- Comptabilité : journal, grand livre, livre de caisse.
- Correspondance : reçue, envoyée.
- Service juridique : contentieux, brevets, propriété industrielle.
- Personnel et relations sociales : cadres, ouvriers, mains d’œuvre étrangère, conventions, réglementation du travail, médecine du travail, syndicats, mouvements sociaux.
- Services d’études : études commerciales, industrielles, financières, économiques, boursières.
- Services commerciaux : achats, ventes, succursales, concessionnaires, publicité.
- Filiales et sociétés en participations.
- Disparition : liquidation judiciaire, fusion. »

Vous pouvez également consulter le site web du Centre des Archives du monde du travail, sur lequel vous trouverez des exemples d'inventaires de fonds d'entreprises utilisant ce type de plan de classement.
Centre des archives du monde du travail [en ligne]. Disponible sur : http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/camt/ (consulté le 25 juin 2008)

4. Politique de conservation

Nous avons identifiés deux documents abordant le sujet des calendriers de conservation (tableaux de tri, de gestion ou d'archivage) :
GHARIANI Chaker. Élaboration de calendriers de conservation. 1998 [en ligne]. Disponible sur : http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/06/25/55/PDF/sic_00001292.pdf (consulté le 25 juin 2008)
ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS. Les archives dans l'entreprise : guide des durées de conservation. Paris : Association des archivistes français, 1997

Pour plus de précisions, vous pouvez consulter les archives de la liste adbs-info :
adbs-info - L'Association des Professionnels de l'Information et de la Documentation [en ligne]. Disponible sur : http://listes.adbs.fr/sympa/info/adbs-info (consulté le 25 juin 2008)

Vous pouvez également contacter l'association des archivistes français :
Association des archivistes français [en ligne]. Disponible sur : http://www.archivistes.org/rubrique.php3?id_rubrique=31 (consulté le 25 juin 2008)

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

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