Quels outils pour un petit centre de documentation ?

Question

Bonjour,

Je viens de prendre un poste de documentaliste, dans un petit centre de documentation consacré aux ressources juridiques, au sein d’un service public. Il y a plusieurs années que ce poste n’était plus pourvu, et il est donc nécessaire de revoir toute l’organisation de A à Z. Auparavant le centre était géré grâce à un système de fiches papier, mais celui-ci n’a pas été conservé. Il me semble qu’il est à présent plus que nécessaire d’informatiser notre gestion, en nous dotant d'un logiciel en accès libre et gratuit.
Nous conservons environ 1000 documents, en plus des abonnements papier et en ligne, des dossiers documentaires, ainsi que de nombreux dossiers administratifs, dont le classement doit aussi être revu. Certains documents sont anciens et en mauvais état (plus d’un siècle), d’autres très récents.
Pouvez-vous me conseiller un logiciel facile à mettre en place et à utiliser au quotidien, type SIGB ou logiciel de documentation, afin de recenser les collections, les cataloguer, et pouvoir suivre les emprunts ?

De même, avez-vous des préconisations quant au classement de documents et dossiers administratifs ?

Je vous remercie par avance pour votre réponse.

Réponse

Date de la réponse :  19/06/2018

Vous venez de prendre en charge la gestion d'un petit centre de documentation juridique. Ce dernier conserve un millier d'ouvrages dont certains ont plus d'un siècle, un nombre important de dossiers administratifs et propose également des revues papier ou électronique.
Vous souhaiteriez informatiser la gestion documentaire de votre centre et êtes à la recherche d'un logiciel en accès libre et gratuit.
Par ailleurs, vous auriez besoin de conseils concernant le classement de vos documents.

Logiciels de gestion documentaire gratuits

Nous vous signalons la 23e étude Tosca consultants sur les logiciels métier destinés aux bibliothèques.
Cette étude présente notamment une liste de SIGB gratuits.

Certains de ces logiciels sont open source (Koha, PMB, Evergreen, Waterbear, etc.).
Les solutions open source sont, en règle générale, très compétitives, comme l'indique Tristan Müller dans Choisir un SIGB Libre.
Source : Choisir un SIGB libre. Tristan Müller. Éditions ASTED, 2012.

En France, l'installation et la maintenance de ces SIGB libres sont la plupart du temps déléguées à des prestataires de service (Progilone, BibLibre, Tamil). Mais vous pouvez aussi le faire par vous-même si vous avez des compétences informatiques.

Il nous semble que la solution la plus simple à mettre en œuvre par vos propres moyens serait le SIGB Waterbear.

Á l'époque de sa sortie en novembre 2014, Waterbear est présenté par son concepteur Quentin Chevillon, comme l’un des tous premiers SIGB totalement libre, gratuit et accessible en ligne. Il est actuellement en phase de test (version bêta) ce qui signifie que de nombreux bugs demeurent.
 
Waterbear se veut plus simple à installer, à mettre en oeuvre et à utiliser que Koha. Ainsi, après une première inscription en ligne, l'utilisateur dispose de tous les modules d’un système intégré de gestion de bibliothèque de dernière génération : catalogage, prêt, retour, réservation, import/export en Unimarc, gestion des périodiques, acquisitions, statistiques, etc. Les sauvegardes et les mises à jour sont également gérées en ligne par ce SIGB "full-web". Il est également possible de télécharger Waterbear sur votre propre serveur (cliquer sur "télécharger les sources").
 
La version actuelle est pré-paramétrée pour de petites bibliothèques. De fait, Waterbear est plutôt destiné à de petites structures (centres de documentation, CDI, BCD, petites bibliothèques municipales ou associatives) ne disposant ni d'un budget conséquent pour l'informatisation, ni de compétences techniques pour installer un logiciel libre plus complexe.
 

Nous pouvons mentionner aussi le petit logiciel Hibouthèque, développé par le CRDP de Clermont-Ferrand à destination des écoles, mais qui est ouvert à tous types de structures (logiciel propriétaire et payant).

Enfin, nous vous invitons à consulter le site logitheque.com, vous y trouverez une liste de petits logiciels de gestion de bibliothèque à télécharger. Notez cependant que, ne les ayant pas examinés en détail, nous ne pouvons vous garantir de leur qualité  : Gestion de bibliothèques - Les meilleurs logiciels.

Ces trois manuels récents pourront également vous intéresser pour mieux maîtriser votre projet :

  •     Vers de nouveaux catalogues. Sous la direction d'Emmanuelle Bermès. Éditions du Cercle de la Librairie, 2016. Présentation
  •     Informatiser la gestion de sa bibliothèque. Sous la direction de Xavier Galaup. Association des Bibliothécaires de France, 2016. Présentation
  •     Réinformatiser une bibliothèque. Sous la direction d'Anna Svenbro. Collection La Boîte à Outils. Les Presses de l'enssib, 2017. Présentation

Nous vous signalons également les fiches pratiques Enssib sur l'informatique documentaire.
 

Plans et méthodes de classement

Tout d'abord nous vous signalons une formation proposée par l'ADBS intitulée "Initiation à l'information juridique" qui aura lieu les 28 et 29 juin 2018 et qui pourrait vous intéresser.

Nous vous proposons ensuite un certain nombre de ressources à consulter :

Le site Poldoc : vous y trouverez des exemples de plan de classement et des ressources concernant les politiques documentaires.

Voici aussi quelques exemples de plans de classement de centres de documentation comparables au vôtre, ou de bibliothèques de droit, dont vous pourriez vous inspirer :