Recherche outil de production d'un guide d'utilisation (procédures) à usage professionnel

Question

Bonjour,

Je travaille en bibliothèque universitaire et dans le cadre d'un projet de réinformatisation (changement de fournisseur de SIGB/portail et mise en production janvier 2019) nous cherchons un moyen de produire de la documentation interne sur l'utilisation du futur SIGB.
Il s'agirait d'un "guide" d'aide à l'utilisation du SIGB prenant diverses formes : des fiches, des listes de règles, des procédures, des astuces d'utilisation, des pas à pas, etc. et ce à destination uniquement du personnel du SCD et pour un usage interne.

Par exemple, sur le thème du "prêt", il y aurait une procédure détaillée expliquant comment faire le prêt dans le SIGB (où cliquer) mais aussi, un rappel des droits de prêt en fonction du type de document/catégorie de lecteur, un renvoi vers des informations sur les suspensions de prêt, etc. Il s'agirait principalement de textes, de tableaux et des copies d'écran et il faudrait pouvoir en limiter l'accès à une liste de personnes autorisées.

Si cela existe, nous cherchons un outil simple à mettre en place et simple à alimenter et avec un moteur de recherche interne ou une fonction "parcourir". Un premier test a déjà été effectué avec le logiciel Scenari (Dokiel) déjà utilisé par d'autres services de notre université mais nous souhaiterions avoir d'autres exemples si possible.

Avez-vous des exemples d'outils qui pourraient convenir ?

Peut-être un wiki ? et si oui, avez-vous un conseil en particulier ?

Avez-vous des exemples de ce qui se fait dans d'autres bibliothèques universitaires ?

Merci d'avance pour votre réponse,

Cordialement

 

 

Réponse

Date de la réponse :  06/07/2018

Dans le cadre d'un projet de réinformatisation en bibliothèque universitaire (BU) vous souhaitez documenter en interne la future utilisation du SIGB tant d'un point de vue utilisateurs professionnels qu'administrateur métier. De fait, la production de modes d'emplois spécifiques à votre établissement est une pratique commune à tous les projets de réinformatisation.

Traditionnellement, ce type de documentation est généré par un éditeur de traitement de texte classique (Word ou Libre Office par exemple) avec une répartition des dossiers de travail commun à l'équipe. Cette méthode est moins chronophage en terme de temps dédié à  ces opérations de documentation. Un wiki peut aussi être une solution rapide et dynamique à mettre en oeuvre.

Ceci dit, à l'image d'une partie du Guide Méthodologique de l'ABES, vous pouvez aussi produire ce type de document via une chaine éditoriale de type Scenari, outil que vous avez déjà testé. Cette option nécessite néanmoins une prise en main et une connaissance pointue de l'outil Scenari ainsi qu'un temps important dédié à cette mission.

Vous serez peut être intéressée aussi par un site web intitulé Conception des chaînes éditoriales dédié à la publication des travaux de la thèse intitulée « Conception des chaînes éditoriales : documentariser l'activité et structurer le graphe documentaire pour améliorer la maîtrise de la rééditorialisation » réalisée par Thibaut ARRIBE et soutenue le 24 novembre 2014 à l'Université de Technologie de Compiègne.
Ce site présente, entre autres choses, divers outils de chaîne éditoriale à la fois pour la rédaction de contenus techniques ( AuthorIT, PTC ArborText , MadCap, FrameMaker et RoboHelp, Calenco), ou pédagogiques.

Concernant les wikis, nous vous invitons à consulter les présentations d'Anne-Gaëlle Gaudion, consultante  :

Pour des retours d'expérience sur la rédaction de tels documents, nous vous conseillons de contacter l'ensemble des établissements qui viennent de terminer le passage au SGBm, comme par exemple, l'Université de Bordeaux (contact : Sandrine Berthier  sandrine.berthier@u-bordeaux.fr
Vous pouvez aussi contacter des chefs de projets d'établissements qui ont récemment changé de SIGB comme par exemple l'INSA de Lyon (Koha) (Contact : Brigitte Prudhomme  brigitte.prudhomme@insa-lyon.fr
N'hésitez pas aussi à contacter à ce propos l'ABES et en particulier le service "Accompagnement des réseaux" dirigé par Françoise Berthomier ( Contact : francoise.berthomier@abes.fr)

Notez enfin que l'ADBS propose une formation "Rédaction de procédures et modes opératoires" non programmée pour l'instant. Nous vous invitons à prendre contact avec l'ADBS pour en savoir plus.