Récolement

Question

Bonjour,
Je révise en vue de passer le concours de BIBAS classe normal en 2017 et j'aurais une question à vous poser au sujet du récolement.
D'un point de vue strictement théorique je sais qu'il s'agit d'un inventaire des fonds pour vérifier les documents présents ou absents du fond de la bibliothèque.
Cependant, d'un point de vue concret j'aimerais savoir quels sont les différentes étapes pour le préparer ainsi que pour l'exécuter, ainsi que le matériel et le personnel nécessaire et les différentes actions et étapes.
Merci d'avance de votre réponse

Réponse

Date de la réponse :  13/10/2016

Vous voudriez savoir comment mettre en oeuvre un récolement en bibliothèque.

Il y a deux manières de procéder au récolement des collections, le récolement manuel et le récolement informatisé.
Dans les deux cas, il s'agit de comparer les données du catalogue de la bibliothèque avec les documents effectivement présents dans les rayons de la bibliothèque.

En version manuelle, le récolement nécessite la liste exhaustive des documents avec leur localisation et leur cote. Cela peut être le registre d'inventaire ou l'impression globale du catalogue par exemple. On vérifie ensuite dans les rayons la présence des documents listés que l'on peut cocher au fur et à mesure de l'avancée du récolement. Les documents qui n'ont pas été trouvés/cochés doivent être supprimés du catalogue et mentionnés dans le registre d'inventaire s'il existe.

En version informatisée, on procède un peu différemment en enregistrant tous les identifiants (avec les codes-barres ou les puces RFID) des documents présents à un moment T dans la bibliothèque. Ensuite, on injecte ces identifiants dans le système informatique de gestion de la bibliothèque. Les traitements automatisés associés au récolement procèdent à la comparaison du catalogue avec les identifiants enregistrés et génèrent le plus souvent la liste des documents manquants et des documents déclassés. Pour cela, il faut disposer d'une douchette ou d'un lecteur de puce RFID portatif, ainsi que d'un ordinateur équipé du logiciel de gestion informatique, au minimum.

Quelles que soit la manière de procéder, le nombre de de personnes et le temps à consacrer au récolement dépend du volume des collections à récoler. Souvent, le récolement se fait par étapes, une salle après l'autre par exemple. La bibliothèque doit être fermée le temps de l'inventaire, mais elle peut être ouverte pendant le traitement des données (recherche des perdus, reclassement etc.). Il est inutile d'interrompre l'emprunt avant un récolement, si les opérations de prêts sont bien enregistrés et indiquées sur la liste de référence du catalogue. En revanche, il est vivement conseillé de reclasser soigneusement les documents avant de commencer l'inventaire.

Voici par exemple comment la bibliothèque de l'université de Toulon décrit le récolement.

Vous trouverez d'autres ressources dans l'article récolement du dictionnaire de l'Enssib.