Rédaction d'un procès verbal de désherbage

Question

Ma dgs me demande de rédiger un procès verbal de désherbage en plus de la liste des ouvrages éliminés. La délibération prise en conseil municipal précise que je dois les signer mais ne précise pas qui les rédige. Responsable de la bibliothèque, puis-je rédiger un procès verbal de désherbage ? Et, si oui, avez vous un modèle ?

D'avance merci pour votre réponse.

Réponse

Date de la réponse :  06/12/2019

Dans le cadre d’un désherbage, vous vous demandez si vous pouvez en tant que responsable de la bibliothèque rédiger un procès verbal de désherbage. Dans l’affirmative vous souhaitez obtenir des modèles.


 

Avant toute chose, nous vous invitons à consulter ces réponses de notre service à des questions similaires à la vôtre :

 

 

 

Pour commencer, il faut bien distinguer le procès-verbal de la délibération prise par le conseil municipal et le procès verbal de destruction ou d’élimination que l’on vous demande de réaliser.

 

Le procès-verbal de la délibération prise par le conseil municipal vous donne l’autorisation de désherber et fixe les critères et conditions du désherbage. En fonction de cette délibération, on vous demande de rédiger un procès verbal de destruction ou une liste détaillée et de signer ou non le procès verbal de destruction.


 

La page Élimination des documents de l'Association des Directeurs de Bibliothèques Départementales de Prêt (ADBDP), aujourd’hui l’ABD (Association des bibliothécaires départementaux), le présente ainsi :

on procédera selon les cas à la rédaction d’un procès-verbal de destruction ou à l’établissement d’une liste motivée des ouvrages ayant fait l’objet d’une désaffection de fait.


 

On retrouve les mêmes indications sur la page Aide au désherbage des documents de la bibliothèque départementale de l’Eure :

Le bibliothécaire prendra soin d'apposer une marque de sortie sur les exemplaires éliminés (par exemple "pilon") et de les rayer des registres d’inventaire. Il procédera selon les cas à la rédaction d’un procès-verbal de destruction ou à l’établissement d’une liste motivée des ouvrages desherbés.


 

Dans certains cas, il n’est pas demandé une liste formelle, comme en témoigne la fiche « Méthodes et critères d'élimination » de la BDP de la Sarthe (page 7) :

L’élimination des ouvrages (pilon ou dons) sera constatée par un procès-verbal, mentionnant le nombre d’ouvrages, auquel sera annexée la liste concordante.

NB : L’usage courant réside dans un échange de courrier formalisant les opérations, souvent effectué une fois pour toutes. L’envoi de listes de suppressions n’est pas non plus systématique.


 

Par ailleurs, il est possible que le procès verbal de destruction se confonde avec la liste, à l’instar de ce qui est décrit dans le Procès-verbal du conseil municipal de Boulieu-lès-Annonay, Séance du 31 août 2016 (page 5) :

Formalités administratives: dans tous les cas, l’élimination d’ouvrages sera constatée par un procès-verbal signé par le Maire, mentionnant le nombre d’ouvrages éliminés ainsi que les titres, les noms d’auteurs et la destination des documents. Cet état se présentera sous la forme d’une liste. De charger le personnel de la bibliothèque municipale de procéder à la mise en œuvre de la politique de régulation des collections telle que définie ci-dessus


 

Au final, tout dépend de la délibération de votre conseil municipal et du procès verbal d’autorisation correspondant. C’est lui qui vous fixe votre feuille de route. N’hésitez pas à interroger votre tutelle pour avoir plus d’information sur ce qu’elle souhaite obtenir comme procès verbal de destruction, quel est le contenu attendu et quelles différences avec la liste qu’elle vous demande par ailleurs.


 

Pour obtenir d’autres informations, vous pouvez contacter la bibliothèque départementale du Cantal dont une des missions est de vous accompagner dans vos démarches professionnelles.