règles de nommage des fichiers et répertoires

Question

Bonjour,
Existe-t-il une norme ISO, CEI ou une conférence de consensus qui traiterait des règles de nommage des fichiers et répertoires informatiques?
Merci à vous.
Cordialement,

Réponse

Date de la réponse :  07/10/2014

Vous voulez savoir s'il existe une norme ISO, CEI ou une conférence de consensus qui traiterait des règles de nommage des fichiers et répertoires informatiques.

Nous n'avons pas réussi à identifier de telles normes.

Nous pouvons en revanche vous faire part de nos recherches concernant les exigences liées au records management.

D'après nos recherches, dans ce cadre, il n'existe pas de norme en ce qui concerne le nommage des fichiers. Il semble en revanche qu'il existe des bonnes pratiques, que chaque établissement adapte pour élaborer ses propres règles.

Par exemple, le document qui présente les règles de nommage de fichiers du canton de Genève ne mentionne pas de normes spécifiques dans sa partie "documents de référence" : Règles de nommage des fichiers, République et canton de Genève, 2012 : http://etat.geneve.ch/dt/SilverpeasWebFileServer/20121126_AEG_RM_nommage... .

Un article présente cette démarche de gouvernance des documents électroniques dans l’administration cantonale genevoise :
La gouvernance des documents électroniques dans l’administration cantonale genevoise : genèse et mise en œuvre, Anouk Dunant Gonzenbach, Revue électronique suisse de science de l'information, 2013, n°13 : http://www.ressi.ch/num14/article_93
Cet article indique que les principales normes relatives à la gestion des documents électroniques sont la norme ISO 15489 de records management, le recueil d’exigences MoReQ (Modular Requirements for Records Systems) spécifiant les exigences fonctionnelles pour un système d’archivage électronique à valeur probante et la norme ISO 14641 sur l'archivage électronique. Mais nous ne sommes pas compétents pour vous dire si ces normes abordent en détail la question du nommage des documents.
Plus loin, ce même article décrit ainsi l’établissement des règles de nommage :
"Des règles de nommage précises sont nécessaires pour repérer et identifier plus facilement les documents recherchés, éviter les problèmes lors de transfert et de partage et  permettre leur conservation à moyen et long terme. Un nom doit être unique et significatif. Des règles doivent donc s'appliquer pour permettre à un document d'être reconnu dans les différents environnements existants et d'être identifiable (ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire d'ouvrir un document pour savoir de quoi il s'agit).
Nous avons alors établi une liste de règles et de recommandations découlant des objectifs suivants: garantir l'accessibilité du document, éviter les problèmes techniques, faciliter la recherche et assurer une bonne gestion des documents. Par exemple: éviter les caractères spéciaux, ne pas utiliser de mots vides comme "le, la, une", ne pas utiliser les signes diacritiques, choisir un nom court et significatif, etc.
Nous avons également produit une typologie des séries des principaux documents de l'administration genevoise en proposant une abréviation pour chacune (A pour "arrêté", AP pour « avant-projet », etc.).
La liste des recommandations peut être adaptée, et chaque département est libre de préconiser ses propres pratiques dans ce cadre."

Autre exemple : le manuel de records management des communes vaudoises, qui propose une Charte de nommage - en annexe, page 50 :
Manuel pratique de gestion des documents : Mettre en place les principes de Records Management dans les communes vaudoises, Association vaudoise des archivistes, 2011 : http://www.archivistes.ch/uploads/media/AVA__Manuel_RM__2011.pdf

Enfin, voilà comment le manuel « Archivage électronique et records management » aborde les noms de fichiers et de dossiers (page 34) :
« Support des noms de fichiers et de dossiers :
Les fichiers sont gérés sur les supports de stockage dans un système de fichiers (par exemple NTFS pour des systèmes fonctionnant sous Windows). Les systèmes de fichiers imposent certaines contraintes, différentes d’un système à l’autre, relatives aux caractères autorisés dans les noms de fichiers et de dossier, au nombre maximum de caractères des noms de fichier, de dossier ou des chemins d’accès (…)
Le système d’archivage devrait disposer d’une fonction de validation de la structure d’un dossier avant transfert, en fonction de contraintes d’interopérabilité avec d’autres systèmes de fichiers ; le système devrait également procéder au renommage des fichiers conformément à un standard universel (par exemple dans une syntaxe de type URI) et à la sauvegarde du nom de fichier original en tant que métadonnée du document. »
Source :
Archivage électronique et records management : état de l'art et présentation de sept solutions, Tosca Consultants, ADBS, 2011

Pour aller plus loin :

Le site des archives de France signale les principales ressources en matière de records management : Le records management, Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-...

Pour plus de précisions, vous pouvez contacter les experts en charge du records management à la BnF : http://www.bnf.fr/fr/professionnels/innovation_numerique/a.records_manag...

Cordialement,

Le service Questions? Réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Traitement de l'information : Catalogues, Traitement de l'information : Systèmes classificatoires