Une bibliothèque peut-elle noter le numéro de carte d'identité de ses usagers ?

Question

Bonjour,
Depuis quelques mois, afin de procéder à la recherche de nos documents non restitués, nous notons les numéros des cartes d'identité de nos usagers dans notre logiciel.
Nous souhaitons nous appuyer sur un texte de loi disant que nous avons le droit de le faire mais nous nous trouvons rien. Sommes nous dans la légalité ?
Quel critère pouvons nous avoir pour retrouver des usagers qui déménagent et change de coordonnées ?
Je précise que notre médiathèque est entièrement gratuite pour tous.
Par avance, merci de votre aide

Réponse

Date de la réponse :  06/02/2017

Afin de mieux gérer le suivi des documents non restitués, vous avez entrepris de conserver le numéro des cartes d'identité de vos usagers dans votre SIGB. Vous vous interrogez sur la légalité de cette démarche.

La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) stipule dans sa Norme simplifiée NS-048, fichiers clients-prospects et vente en ligne [rubrique "Données personnelles concernées"] que les numéros de pièces d'identité ne font pas partie des données personnelles que l'on a le droit de collecter :

"Données personnelles concernées :
a) l'identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique, date de naissance, code interne de traitement permettant l'identification du client (ce code interne de traitement ne peut être le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), ni le numéro de carte bancaire, ni le numéro d'un titre d'identité)..."

Nous n'avons pas trouvé de texte précisant qu'un service public répondrait à d'autres normes dans sa relation client-usager.
Toutefois, nous ne sommes pas un service juridique et nous vous invitons à poser votre question directement à la CNIL.

Pour information, voilà ce qu'indique la Norme simplifiée NS 09 concernant les bibliothèques et les médiathèques :

"La norme simplifiée n° 9 concerne les traitements relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques et des consultations de documents d'archives publiques. Ils doivent avoir pour objet la gestion financière des prêts, la récupération des ouvrages ou supports prêtés et l’élaboration de statistiques.
Les données enregistrées sont relatives à l'emprunteur (identité, catégorie professionnelle, sous forme facultative la nature de la recherche) et les caractéristiques du prêt ou de la communication (désignation de l’oeuvre (titre, nom de l’auteur, de l’éditeur, etc.) ou du document d’archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance). Les données enregistrées sont conservées pendant la durée d'utilisation du service de prêt (la radiation intervient d’office dans un délai d’un an à compter de la date de fin du prêt précédent). Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu’à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l’objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sont détruites."

De façon plus générale, votre préoccupation concernant la traçabilité des emprunteurs est une question largement débattue dans la profession et notamment depuis le décret n°2000-1277 du 26 décembre 2000 portant simplification des formalités administratives et suppression de la fiche d'état civil, qui rend facultatif la présentation de justificatifs de domicile, sauf dans un nombre de procédures limitativement énumérées ; extrait :

"Article 6 : Hormis les cas où le domicile est déclaré en vue de la délivrance d'un certificat de nationalité française, de l'obtention d'un titre d'identité, de voyage, de séjour, d'un certificat d'immatriculation d'un véhicule ou de la délivrance d'une attestation d'accueil ou en vue de l'inscription volontaire sur les listes électorales ou sur les fichiers d'immatriculation consulaire, les personnes physiques qui déclarent leur domicile dans les procédures mentionnées à l'article 2 ne sont pas tenues de présenter des pièces justificatives. A défaut de notification opérée par écrit d'un nouveau domicile, la déclaration ainsi faite leur est opposable."

Vous pouvez suivre les échanges entre bibliothécaires sur le sujet sur le forum Agorabib (forum professionnel de l'Association des Bibliothécaires de France) : Carte d'identité pour les inscriptions oui ou non. Vous pouvez sans doute aussi poser votre question sur ce forum.

Enfin, nous vous rappelons que votre bibliothèque départementale de prêt est votre interlocuteur privilégié pour toute question sur le fonctionnement de votre bibliothèque.