Il nous paraît difficile de répondre plus précisément à la problématique du planning d’accueil en bibliothèque que ne l’ont fait Bertrand Calenge et JC Brochard dans leur blogs respectifs :

[CALENGE Bertrand]. Outils pratiques : le planning de service public. in Carnet de notes [en ligne]. Disponible sur : http://bccn.wordpress.com/?s=planning (consulté le 24 septembre 2009)

[BROCHARD JC]. Le planning d'accueil (plus) facile. in Bibliothèque=public [en ligne]. Disponible sur : http://bibliothequepublic.blogspot.com/2009/03/le-planning-daccueil-plus... (consulté le 24 septembre 2009)

A ce jour, nous confirmons qu’il n’existe pas de logiciel libre pour modéliser la fonction accueil.

Quelques retours d’expériences permettent de dégager les points suivants, utiles à la réflexion sur la mise en place d'un planning d'accueil :

- les collectivités territoriales ou les établissements utilisent de plus en plus souvent un logiciel de gestion du personnel (horaires, congés, jours de formation, maladie…) mais à ce jour, aucun ne permet d’exploiter leur fonction planning pour une bibliothèque car les multiples paramètres de fonctionnement de la bibliothèque ou de présence des collaborateurs ne peuvent être synthétisés dans ces applications

- lorsque l’on réfléchit à la mise en place d’un planning, il est utile d’identifier les sous-groupes de collaborateurs qui occupent exclusivement un poste donné (poste tout a fait spécifique ou niveau d’une bibliothèque ou…etc). Il est alors possible d’élaborer un planning par sous-groupe. Dans votre cas avec 40 agents, ce serait peut-être un moyen de vous affranchir de la limite à 20 agents du modèle de planning proposé par Bertrand Calenge ?

- l’élaboration du planning hebdomadaire doit être confiée à 1 ou 2 personnes, seules habilitées à intervenir dans l’application. Leur pratique régulière de l’outil leur permet de faire les mises à jours rapidement. A titre d’information, à l’aide d’une version moins élaborée du planning de Bertrand Calenge, il fallait en moyenne 2h pour constituer le planning d’accueil d’une médiathèque ayant 12 postes sur lesquels intervenaient 22 agents, 5 jours par semaine.

- à contrario, la visualisation en ligne du planning doit être possible à tout moment de la journée, de tout point de la bibliothèque, par tous les agents. De même, le responsable du planning doit pouvoir alerter très rapidement ses collègues d’une modification en cours de journée. Ce sont des conditions essentielles à la valeur ajoutée du produit, à l’acceptation de l’outil par les agents, à la qualité du service rendu au public. Cela limite aussi les impressions papier !

- il ne faut pas constituer le planning trop longtemps à l’avance car on perd ensuite beaucoup de temps à faire des modifications en fonction des impondérables (congés, réunions, RV non anticipés). L’intérêt de l’outil s’en trouve vite amoindri et les modifications successives peuvent être mal vécues par le personnel

- moyennant finances, vous pouvez recourir à une société privée qui vous proposera son produit et une prestation de customisation du produit en fonction des paramètres de fonctionnement de votre établissement. Il faut alors être conscient que la modification des paramètres -et cela arrive plus fréquemment qu'on ne le pense !- fera probablement l'objet d'une prestation payante.

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

MOTS CLES : La bibliothèque : organisation et environnement, Gestion et évaluation : Management, gestion du personnel, Gestion et évaluation : Évaluation,