Vous souhaitez savoir si vous devez communiquer à la tutelle des documents comptables en plus des listes de documents éliminés.

Nous ne pouvons vous répondre sur ce point précis car les tutelles sont les seules, en l'absence de toute obligation légale encadrant spécifiquement le désherbage, à décider quel type de listes ou de documents doivent fournir les bibliothécaires après avoir procédé à leurs opérations d'élimination des documents.

Cet état de fait est d'ailleurs clairement énoncé par l'Association des Directeurs de Bibliothèques Départementales de Prêt (ADBDP) dans le texte suivant :
Elimination des documents - ADBDP [en ligne] disponible sur :
http://www.adbdp.asso.fr/spip.php?article716 (consulté le 28 mars 2012)
Extraits :
"La décision doit être prise par le Conseil Municipal. Un modèle de délibération vous est proposé ci-après. Si vous souhaitez vendre les livres éliminés, demandez la marche à suivre au percepteur de la commune.
Les opérations pratiques :
- apposition d’une marque de sortie sur les exemplaires abîmés (par exemple Rebut, ou Pilon).
- annulation des documents sur les registres d’inventaire et les fichiers et on procédera selon les cas à la rédaction d’un procès-verbal de destruction ou à l’établissement d’une liste motivée des ouvrages ayant fait l’objet d’une désaffection de fait."

Un modèle de délibération est ensuite proposé. Il en ressort que si le Maire est tout à fait libre de demander une liste détaillée des titres des ouvrages, nulle part il n'est en revanche fait référence aux factures acquittées leur correspondant. Extrait :
" formalités administratives : dans tous les cas, l’élimination d’ouvrages sera constatée par un procès-verbal mentionnant le nombre d’ouvrages éliminés et leur destination, auquel sera annexé un état des documents éliminés comportant les mentions d’auteur, de titre et de numéro d’inventaire, cet état pouvant se présenter soit sous forme d’un paquet de fiches, soit sous forme d’une liste ".

Toutefois, le Conseil municipal, ou dans le cas d'une BDP le Conseil Général, peut tout à fait exiger des justificatifs "comme l'état de sommes dues" . Rien ne s'oppose non plus à cette demande dans un texte de loi.

Veuillez noter que cette réponse n'a bien entendu pas de valeur juridique.

Cordialement,

Le Service questions? réponses! de l'enssib

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