1. Les ERMS, définition et limites

Les ERM ou ERMS (ou Electronic resource management system pour système de gestion des ressources électroniques) sont des applications progicielles qui gèrent l'ensemble du cycle de vie d'un document électronique. Selon Anderson, Wendler et Duranceau, un ERMS est : « un système qui permet la gestion de l’information et des workflows nécessaires pour opérer de façon efficace la sélection, l’évaluation, l’acquisition, la maintenance, le renouvellement/la suppression et la fourniture d’informations et d’accès à des ressources électroniques dans le respect de leurs licences et de leur conditions commerciales.» L'ERM prend en charge toutes les étapes, depuis celles de sélection ou de tests des ressources à celles de la gestion des licences, voire de plus en plus de la mise à disposition des ressources elles-mêmes, même si cette fonctionnalité ne fait pas partie des fonctionnalités de bases d'un ERM. L'ERM peut intervenir à plusieurs niveaux : celui de la sélection des ressources, de l'acquisition (gestion budgétaire, licences), de la mise en ligne (gestion des accès), de la maintenance (gestion des incidents), de l'évaluation (gestion de statistiques), de la reconduction ou de l'arrêt de l'abonnement.

"A to Z" est quant à lui un outil de signalement et de mise à disposition des articles électroniques accessibles en texte intégral et acquis par la bibliothèque. Les différences avec un ERM sont donc multiples, ce dernier étant un outil de gestion, non de seul signalement, puisqu'il envisage l'ensemble du workflow de traitement d'un document électronique. L'ERM traitera des données financières, statistiques, juridiques (les licences), ce que ne fera pas un logiciel type A to Z. Enfin, l'ERM intègre un large panel de ressources électroniques allant au-delà des seuls périodiques électroniques.

De nombreuses limites demeurent quant à l'utilisation de tels systèmes de gestion : fonctionnement incertain dû au caractère récent des solutions, bases de connaissances incomplètes, gestion partielle des statistiques, paramétrage long et complexe, coût prohibitif (de l'ordre de plusieurs dizaines de milliers d'euros), d'où l'intérêt d'une solution consortiale de type Couperin.

2. Solutions commerciales et libres.

Le consortium Couperin propose un sous-groupe de travail sur les ERM auquel est affilié un wiki disponible à l'adresse : http://gterms.wikidot.com/ (consulté le 18 mars 2009). Ce dernier est à l'origine d'une journée d'étude qui s'est tenue à l'Université Paris Descartes les 26 et 27 mai 2008 (http://gterms.wikidot.com/actualites-du-gterms, consulté le 18 mars 2009). Y ont notamment été présentés plusieurs outils commerciaux tels :
- Verde (Ex-Libris) http://www.exlibrisgroup.com/verde.htm
- ERM Millenium (Innovative Interfaces) http://www.iii.com/products/electronic_resource.shtml
- V-Sources (Infor) http://www.vubis-smart.com/html/frvserm.htm

Le compte-rendu de la journée accessible à l'adresse : http://www.couperin.org/spip.php?article460&var_recherche=ERM (consulté le 18 mars 2009) propose notamment une liste d'ERM commerciaux et libres, en fin de page, que vous consulterez avec intérêt. Vous y trouverez des liens renvoyant vers les solutions
- ERM Module de SirsiDynix http://www.librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=12102
- Gold Rush de la Colorado Alliance of Research Libraries http://www.coalliance.org/index.php?option=com_content&task=view&id=61&I...
- TeRMS de TDNet http://www.tdnet.com/
- ERMS de Serials Solutions http://www.serialssolutions.com/ss_360_resource_manager.html

D'autres solutions open-source existent :
- CUFTS développé par The Simon Fraser University Library http://cufts.lib.sfu.ca/
- VERA (Virtual electronic Resource Access) développé au MIT http://vera.mit.edu:8080/multi/
- E-Matrix(North Carolina State University Libraries) http://www.lib.ncsu.edu/e-matrix/

3. En France

En France, peu d'établissements ont fait l'acquisition d'un tel système de gestion. On peut citer :

Pour les solutions commerciales :
- Paris 6 (ERM "Verde") - contact : David Soret, david.soret@upmc.fr
- l'INIST et l'Université de Tours (ERM Innovative Interfaces) - contacts : Anne Slomovici pour le SCD de Tours (anne.slomovici@univ-tours.fr) ou
Sophie Petitjean pour l'INIST, (sophie.petitjean@inist.fr)
- La BIU Sainte-Geneviève (V-Source, en 2009)

Pour des solutions "maison"
- l'INP Toulouse - contact Isabelle Perez (isabelle.perez@inp-toulouse.fr)
- le SICD Grenoble - contact : Lucie Albaret (Lucie.albaret@upmf-grenoble.fr)
qui proposent chacun des applications développées localement avec des fonctionnalités différentes.

4. Bibliographie

Pour plus d'information nous vous renvoyons :
- sur les sites des fournisseurs pour des études techniques de chaque solution
- sur le site de Couperin pour vous tenir au courant des études déjà menées en France. Vous vous abonnerez avec intérêt à la liste de diffusion couperin-gterms@cru.fr
Auprès de Couperin, le groupe de travail dépend du Département études et prospective dirigé par Jérôme Kalfon et est animé par Kareen Louembé de l'Université de Lyon 2 (Kareen.Louembe@univ-lyon2.fr) et Emilie Barthet (emilie.barthet@univ-paris5.fr).

voir aussi :
Journées d'étude Couperin sur les ERMS, Paris Descartes, 26-27 mars 2008 [en ligne]. Programme disponible en ligne sur : http://gterms.wikidot.com/actualites-du-gterms (consulté le 18 mars 2009)

Barthet, Emilie. Synthèse sur les ERM [en ligne] in Couperin.org. [sl] : [sd], 2008. Disponible en ligne à l'adresse : http://www.couperin.org/spip.php?article460
voir aussi l'ensemble de la rubrique : http://www.couperin.org/spip.php?rubrique59 dont un bibliographie sur les ERMS : http://www.couperin.org/spip.php?article465

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib
MOTS CLES : Traitement de l'information : Informatique documentaire,