Vous travaillez dans une médiathèque et vous avez reçu dans le cadre d'une animation une autrice affiliée à la Maison des artistes. Son statut lui permet de ne pas avancer les frais de déplacement, cependant votre service financier ne fonctionne pas de cette manière et procède par remboursement de frais. Vous vous demandez comment procéder.

D'après les documents que nous avons consultés, les avis divergent sur la question de la prise en charge des frais de transports. La médiathèque départementale de Seine et Marne, indique sur une page consacrée aux tarifs des animations : "Les frais de transport, d’hébergement et de repas sont à la charge de l’organisateur. En aucun cas les auteurs ne doivent être obligés d’avancer les frais de transport, d’hébergement ou de restauration."
Dans le guide intitulé Comment rémunérer les auteurs? publié par le MOTif en 2012, il est précisé page 15 :"L’organisateur doit prendre en charge les frais liés à l’hébergement et au déplacement de l’auteur, ce dernier n’ayant pas à avancer les sommes. Lorsque cela est impossible, et en accord avec l’auteur, celui-ci peut avancer les sommes mais doit rester vigilant sur les prises en charge de ces frais “annexes”."
La médiathèque départementale de la Dordogne indique, de son côté, à la page 2 d'un guide pratique intitulé Accueillir un auteur :
"Ces tarifs ne comprennent pas les frais de transport, d’hébergement et de repas qui sont bien sûr à la charge de l’organisateur. Il faut préciser les montants de chacune de ces dépenses dans le contrat en indiquant celles qui seront directement réglées par l’organisateur aux fournisseurs (ex : on paye directement le restaurant à la fin du repas pris avec l’auteur) celles qui donneront lieu à un remboursement auprès de l’auteur sur présentation de justificatifs (ex : l’auteur a pris lui-même son billet de train, on le rembourse le jour de son intervention)."

L'ouvrage de référence que nous avons consulté sur le sujet, ne donne pas de détails sur cette question.
L'action culturelle en bibliothèque. Sous la direction de Bernard Huchet et Emmanuèle Payen. Éd. du Cercle de la librairie, 2008

En consultant un fil de discussion sur l'accueil  et l'hébergement des auteurs  sur le forum Agorabib ( le forum des professionnels des bibliothèques et de la documentation), il est apparu que certaines médiathèques avaient trouvé un moyen terme. En effet, l'un des participants à ce fil (Bouarf) indique : "Il y a une constante depuis plusieurs années, l'auteur doit avancer les frais de transport. Et là, quand il vient de l'autre bout de la France et que tu lui dis ça, il regrette amèrement d'avoir signer le contrat. Mais on le rassure tout de suite, on a une solution. On lui fait parvenir une avance sur sa future facture (basée sur les prix de ses interventions qui sont stipulés dans son contrat). Comme ça il peut avancer les frais de transport sans devoir recourir à un prêt à la consommation, la somme du transport et ensuite rajouté à la facture."

Nos compétences en matière de comptabilité publique ne nous permettent pas de vous conseiller plus avant.
Nous vous incitons vivement à faire part de votre problème à votre bibliothèque départementale qui saura vous conseiller en la matière :
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Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.