Dans le cadre d'une activité de bénévoles au sein d'une bibliothèque municipale (BM), vous souhaitez savoir si une convention doit être signée avec l'association qui propose ces volontaires et si ces derniers sont sous l'autorité de l'agent titulaire.

Pour vous répondre, nous allons nous appuyer sur la fiche pratique de l'Enssib Manager et animer une équipe de bénévoles en bibliothèque intercommunale. De fait, les conseils qui y sont distillés sont aussi valables pour une bibliothèque municipale classique.

Par exemple sur la question des relations hiérarchiques entre bénévoles et agent titulaire il est dit :

"Les bénévoles font vivre une bonne majorité des petites bibliothèques. Malgré cela, en France, ils n'ont pas de statut particulier. Il en existe pourtant une définition : le bénévole est une "personne qui s'engage librement pour mener une action non salariée en direction d'autrui, en-dehors de son temps professionnel et familial" selon l'avis du Conseil économique et social du 24 février 1993. En bibliothèque on préférera parler de "bibliothécaire bénévole" ou de"bibliothécaire volontaire", ce dernier terme étant utilisé dans la Charte du bibliothécaire volontaire pour souligner un engagement plus important.
L'activité du volontaire ne s'exerce sous aucune subordination : personne ne peut lui imposer des horaires, ou une autorité disciplinaire, ni contrôler son travail. Cependant, il nécessite d'être managé et animé : le travail collectif doit être organisé, la gestion des relations humaines doit être efficace afin de contribuer au bon fonctionnement de la bibliothèque."

Bien entendu, il en découle que pour organiser le travail de vos bénévoles, vous pouvez établir une convention en fonction de vos attentes et des contraintes administratives.

Vous pouvez vous inspirer d'un modèle de convention de bénévolat  proposé par la bibliothèque départementale des Hautes-Alpes, ou celui proposé par la bibliothèque départementale de Dordogne.