Dans le cadre de documents désherbés et sortis des collections, vous souhaitez savoir s'il est nécessaire de masquer l'estampille de la bibliothèque détentrice apposée sur la page de titre et si l'apposition d'une autre estampille du type "document retiré des collections" s'impose.

Nous n'avons pas trouvé d'information concernant le traitement de la marque de la bibliothèque détentrice. En revanche, il semble réglementaire d'utiliser un tampon spécifique indiquant la sortie du document des collections. Claudine Lieber et Yves Alix, auteurs d'un manuel de désherbage, sont formels sur ce point :

• "Le tampon « sorti des collections » (ou autre formule identique) est, naturellement, de rigueur. Il servira de justification en cas de dérapage". p.100
• "Les collections « courantes », c’est-à-dire non patrimoniales, des bibliothèques, relevant du domaine privé des collectivités, il est donc possible de les aliéner et de les retirer du patrimoine de la personne publique. Cette possibilité s’applique aussi aux documents ayant fait partie du domaine public, mais que l’instance habilitée à le faire a déclassés. Le respect de certaines procédures s’impose dans tous les cas, l’aliénation ou la destruction concernant un bien appartenant à une personne publique et entraînant une modification de son patrimoine. Par ailleurs, les règles ne sont pas les mêmes selon les modes de cession envisagés : vente, don, échange, destruction, et il faut donc examiner chacun de ces modes de façon distincte. Dans tous les cas, pour que les documents puissent être aliénés, une délibération de l’instance compétente est indispensable : c’est la traduction réglementaire d’une décision qui, successivement, cesse d’affecter l’ouvrage au service de la bibliothèque, le retire des collections de celle-ci, autorise sa vente ou sa destruction et prend acte de l’aliénation, dont l’effet est de sortir définitivement l’objet du patrimoine de la collectivité propriétaire. Dans la pratique, le désherbage n’étant pas nécessairement une opération ponctuelle, le plus recommandable est de faire prendre une délibération annuelle à l’assemblée (conseil municipal, conseil général, conseil d’administration de l’université ou de l’établissement public) et de joindre en annexe la liste détaillée des documents désaffectés, l’essentiel étant de formaliser les procédures et d’assurer leur pérennité. [...] Ces règles comprennent, par exemple :
  – la formalisation dans les actes juridiques pris par la collectivité des critères retenus pour chaque type d’élimination ;
  – les formalités administratives qui seront accomplies systématiquement : apposition d’une marque de sortie, annulation des documents sur les registres d’inventaire et les fichiers, procès-verbal mentionnant le nombre d’ouvrages éliminés et leur destination, etc." p. 121.

Source :
GAUDET, Françoise, LIEBER, Claudine et MELOT, Michel. Désherber en bibliothèque: manuel pratique de révision des collections. 3e édition. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 2013. Collection Bibliothèques. ISBN 978-2-7654-1384-4.