Vous travaillez dans une association de praticiens et vous avez mis en place une "base de données de documentation" en ligne dont l'accès est restreint à vos membres.
Vous souhaitez à présent rédiger une "Charte d'utilisation de ces documents".

Vous donnez peu d'informations sur la nature exacte de ces documents, nous ne savons pas, par exemple,  si les membres de votre association en sont les auteurs ou s'ils sont issus d'autres sources.

D'après nous, deux  grands types de principes peuvent être intégrés dans ces documents qu'il s'agisse d'une Charte pour une base interne ou pour un site internet :

1) Le respect de règles déontologiques 

Exemples de rédaction issus de la charte d'utilisation du site de l'Associathèque :
"Engagement de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à n'enfreindre aucune loi ou règlement. Sont notamment interdits, sous peine, le cas échéant, de sanctions pénales :

    l'atteinte à la vie privée d'autrui (citation nominative de tierces personnes sans leur accord explicite). Dans ce cadre, l'envoi de messages électroniques non sollicités aux utilisateurs du site est interdit ;

    la diffamation et l'injure ;

    l'incitation aux crimes et délits et la provocation au suicide, la provocation à la discrimination, à la haine notamment raciale, ou à la violence ;

    l'apologie de tous les crimes, notamment meurtre, viol, crime de guerre et crime contre l'humanité ; la négation de crimes contre l'humanité ;

    la reproduction, représentation ou diffusion d'une œuvre soumise à des droits de propriété intellectuelle ne le permettant pas ;

    la publicité ou les messages ou contenus de quelque nature que ce soit à vocation commerciale ;

    les discussions traitant de la copie de logiciels commerciaux pour un usage autre qu'une copie de sauvegarde dans les conditions prévues par le code de la propriété intellectuelle."

2)Le respect des droits de la propriété intellectuelle pour les documents mis en ligne  :

Extrait de la Charte de l'Associathèque :

"La CNCM et ses partenaires sont titulaires de la totalité des droits de propriété intellectuelle et droits d'utilisation/diffusion afférents aux éléments contenus dans le site, recouvrant, sans que ceci soit limitatif, les noms de domaine, les marques et logos, les graphismes et illustrations, les images et photographies, les articles, les documents, les bases de données comprenant notamment les informations d'actualités ainsi que les logiciels spécifiques développés pour l'utilisation du site.

L'utilisateur s'interdit toute utilisation commerciale, directe ou indirecte, du site et de ses contenus, et donc toute reproduction des contenus du site en vue de la modification, la vente, la réédition, la communication, la diffusion en ligne, l'exploitation directe ou indirecte, dans un but commercial de tout ou partie des éléments incorporels du site, de ses services ou du droit d'accès au site.

L'utilisateur dispose d'un droit d'utilisation pour un usage non commercial à des fins privées, professionnelles ou non, avec droit de reproduction, de modification, de diffusion et de stockage, sous réserve de la citation de l'auteur et de la source. Il s'agit d'un droit personnel et non transmissible."

Pour finir, cette charte peut également rappeler aux utilisateurs le bon usage de leur accès sécurisé et personnel grâce à leurs mots de passe à la base de données, mais nous supposons que ce type de mention est déjà rédigé par ailleurs pour l'accès restreint au site.
A titre d'exemple, sur le site de l'Associathèque voici un extrait de cette mention :

"L'utilisateur est responsable des mots de passe qui lui sont attribués pour l'accès et la mise en œuvre des services à accès restreints du site associathèque.
Il lui appartient de :
   mettre en œuvre les mesures de précaution et de sécurité nécessaires à la protection de ses identifiants et mots de passe,
 contacter la CNCM sans délai s'il prend connaissance d'un vol, d'une perte, d'une utilisation de ses identifiants par un tiers non autorisé.
La CNCM ne pourra être tenue responsable de l'utilisation frauduleuse d'identifiants utilisés par un tiers les ayant subtilisés."
Source : Charte d'utilisation du site de l'Associathèque

Nous vous proposons des exemples de chartes qui pourraient correspondre à votre besoin:

• Charte de bonne conduite et guide d'utilisation du site internet. Plante & Cité, 2008.
• Conditions générales d'utilisation- Espace pro. UFSBD
• Charte utilisation des systèmes de bases de connaissance, Association française de l'Audit et du Conseil Informatique, 2005.

Nous ne sommes malheureusement pas parvenus à identifier de petites structures identiques à la vôtre disposant d'une base documentaire en ligne réservée à ses membres