A l’occasion de la construction d’une nouvelle médiathèque et de la rédaction du projet culturel, la possibilité de mettre à disposition ces futurs espaces pour d’autres événements culturels ou associatifs a été évoquée. Ces manifestations se dérouleraient sans la présence d'un membre de l'équipe de la bibliothèque. Vous souhaitez savoir dans quel cadre et sous quelles conditions ces événements pourront se dérouler en conservant l'intégrité des lieux et des collections.

Tout d'abord  nous vous rappelons que la bibliothèque départementale du Calvados est votre interlocutrice privilégiée pour ce type de questionnement.

Nous vous communiquons des éléments de réponse.
Selon l’article L.2122-21 du Code général des collectivités territoriales, « Sous le contrôle du conseil municipal et sous le contrôle administratif du représentant de l'État dans le département, le maire est chargé, d'une manière générale, d'exécuter les décisions du conseil municipal et, en particulier : 1° De conserver et d'administrer les propriétés de la commune et de faire, en conséquence, tous actes conservatoires de ses droits ».

L'article L.2144-3 du code général des collectivités territoriales, indique que des « locaux communaux peuvent être utilisés par les associations, syndicats ou partis politiques qui en font la demande. C'est au maire qu'il revient de déterminer les conditions dans lesquelles ces locaux peuvent être utilisés, compte tenu des nécessités de l'administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l'ordre public ». Il est également mentionné que tout refus doit être justifié.

Cette mise à disposition des espaces de la future bibliothèque, et l’utilisation qui en sera faite, peuvent être encadrées par une convention, non obligatoire. Une charte mentionnant les engagements de chacun peut aussi être rédigée.
A titre informatif, nous vous indiquons ces ressources :

• la fiche pratique " La mise à la disposition d’une association d’un local communal, mode d’emploi (août 2014) ". Source : associatheque
• « La mise à disposition de locaux communaux et de personnel : Que dit la loi sur la mise à disposition de locaux communaux ? », Assurances, territoires-groupama.fr, 11 janvier 2018

Concernant la sécurité des personnes, il appartient au maire de connaître le nombre maximal de personnes que la bibliothèque peut accueillir estimé par le maître d'ouvrage du bâtiment.

L'ouvrage Concevoir une bibliothèque rurale dont nous vous recommandons la lecture, indique, dans le chapitre intitulé "Pour des bibliothèques flexibles"(p.113) :

Enfin, outre l'addition des propositions conduites par la bibliothèque elle-même, ne pas écarter le fait que le lieu puisse accueillir d'autres événements : réunions publiques notamment, ou services connexes. Ces services peuvent être proposés de façon très ponctuelle (permanence d'un.e écrivain.e public-que par exemple) mais aussi de façon bien plus régulière que cela fasse partie ou non du projet initial.

Source : Concevoir une bibliothèque rurale. Sous la dir. d'Amandine Jacquet. ABF, 2018.

En l’absence du personnel de la bibliothèque, pour davantage de sécurité, il peut peut-être être demandé à d’autres agents de la collectivité ou à un gardien d’être présents. Des espaces rendus non accessibles peuvent aussi être définis dès le début du projet,  par le biais de cloisons mobiles ou par un système de contrôle d’accès par badge RFID. Ceci suppose un déploiement informatique plus conséquent matériellement et financièrement.

A titre d’exemple, nous avons pu relever que la bibliothèque des Champs Libres, à Rennes, indique dans son Règlement intérieur des Champs Libres (de 2013) qu’ « Un système de vidéo surveillance [a été] mis en place à l’intérieur des Champs Libres, dans les lieux ouverts au public et au niveau du quai de livraison. ».
 

Pour conclure, sachez que pour obtenir des retours d'expérience, vous pouvez interroger la communauté des professionnels des bibliothèques et de la documentation via le forum d’Agorabib.

Pour aller plus loin :

• Concevoir et construire une bibliothèque du projet à la réalisation. Ministère de la Culture et de la communication, Direction générale des médias et des industries culturelles, Service du livre et de la lecture ; sous la direction de Laure Collignon et Colette Gravier. Ed. du Moniteur, 2011
• Bibliothèques troisième lieu. Sous la dir. d'Amandine Jacquet, ABF, 2017
• Projets de bibliothèques, création, réhabilitation, aménagement, extension : guide pratique. Bibliopôle, 2018.