Les solutions à retenir dépendront des spécificités de votre projet : quelle est la finalité d'usage de ce fonds ? Le recensement consistera-t-il en un inventaire sous forme d’une liste de documents ou envisagez-vous la création de notices au sein d’un catalogue ? Opterez-vous pour une seule base de données ou plusieurs ? Il faudra éventuellement envisager une formation si la personne en charge du dossier n'a pas les compétences requises.

1. Inventaire et catalogage des monographies : vous voulez connaître les solutions existantes pour la récupération de données bibliographiques

Nous ne comprenons peut-être pas le contexte de votre demande, car votre SCD pratique déjà la récupération de notices via le SUDOC. Pour un tel chantier, une formation au catalogage semble nécessaire.

Nous vous présentons ci-dessous la principale alternative au SUDOC, qui consiste à récupérer les notices de la Bibliothèque nationale de France :
Transfert de notices en ligne. in BnF [en ligne]. Disponible sur : http://www.bnf.fr/PAGES/zNavigat/frame/infopro.htm > Produits et services bibliographiques > Transfert de notices en ligne (consulté le 13 mai 2009)

Nous vous rappelons que la récupération de notices SUDOC passe par une candidature auprès de l'ABES et la signature d'une convention. « C’est le Conseil d’Administration de l’ABES qui, en mai ou juin de chaque année, examine la liste des candidatures pour un déploiement dans le Sudoc l’année suivante. Les établissements intéressés sont donc invités à transmettre leur demande officielle de candidature à l’ABES au cours du premier trimestre de l’année. »
Demandes à transmettre à : direction@abes.fr
Établissements participants. in ABES [en ligne]. Disponible sur : http://www.abes.fr/abes/page,365,etablissements-participants.html (consulté le 13 mai 2009)
Exemples de tarifs : fourniture de notices (de 501 à 5000 notices) : 79,71 euros ; forfait annuel pour les licences installées (de 1 à 20) : 558 euros
Tarifs 2009 (soumis à la signature préalable de conventions) [en ligne]. Disponible sur : http://www.abes.fr/abes/page,390,tarifs.html(consulté le 13 mai 2009)

Il existe également des solutions payantes (Electre, MoCCAM en ligne ou Zebris). L'Association Des Directeurs De Bibliothèques Départementales De Prêt (ADBDP) a établi un tableau comparatif : Comparatif des outils de récupération de notices de livres. in ADBDP [en ligne]. Disponible sur : http://www.adbdp.asso.fr/Comparatif-des-outils-de (consulté le 13 mai 2009)

Sur le site du Comité français UNIMARC (CfU), vous pouvez également consulter la présentation d'une enquête sur les fournisseurs de notices réalisée au 2e trimestre 2006 (ce document se trouve au sein des actes de la 2e Journée d’étude 2006) :
Liste des publications. in CFU - Comité Français UNIMARC [en ligne]. Disponible sur : http://cfu.enssib.fr/index.php?liste_publication=1 (consulté le 20 mai 2009)

2. Choix du niveau de description des ouvrages : vous hésitez entre une description de type bibliographique ou une description plus large de type Encoded Archival Description (EAD, Description archivistique encodée).

Il ne parait pas gênant d'utiliser des modes des descriptions distincts selon le type de document. Vous pouvez vous limiter à une description bibliographique pour les ouvrages et réserver la description archivistique pour le référencement des autres documents.

Définition de l'EAD :
STARCK, Julien. EAD [en ligne]. Disponible sur : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/document-1744 (consulté le 13 mai 2009)

SIBILLE, Claire. EAD : le standard d’encodage pour les description de manuscrits et d'archives [en ligne]. Disponible sur : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/document-1334 (consulté le 13 mai 2009)

Informatisation de la description : la DTD EAD (Encoded Archival Description). in Archives de France [en ligne]. Disponible sur : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outi... (consulté le 13 mai 2009)

3. Références bibliographiques
SANJUAN, Agathe. Le signalement des documents d'archives en bibliothèques : l'exemple du Département des arts du spectacle de la BnF. [S.l.] : [s.n.], 2003 [en ligne]. Disponible sur : http://enssibal.enssib.fr/bibliotheque/documents/dcb/sanjuan.pdf (consulté le 20 mai 2009)
« Au Département des arts du spectacle, deux modes de traitement cohabitent concernant les ensembles de documents (fonds ou collection) : les inventaires papier (traitement archivistique), qui restituent la structure du fonds (description à niveaux), et le catalogage sous BN-Opaline, catalogage bibliographique qui permet une interrogation de type documentaire des collections dans leur ensemble. Je décrirai ces deux types de traitement un peu plus loin, mais je veux dès maintenant souligner qu’idéalement, leur coexistence n’entraîne pas de redondance. Ces deux approches sont complémentaires l’une de l’autre car chacune est adaptée, et s’applique, à des ensembles de documents différents. Le statut du document, au sein de l’ensemble, permet de dire quel signalement adopter. Lorsque les documents sont juxtaposés les uns aux autres sans interaction (comme c’est souvent le cas dans les « collections »), le traitement sous Opaline paraît bien adapté. Lorsque les documents sont intimement liés par la logique de leur production (dans le contexte d’un « fonds d’archives »), le traitement de type archivistique permet de garder l’arborescence du fonds. Il paraît donc indispensable de s’interroger sur le statut des documents au sein de l’ensemble avant de décider de leur signalement. Avant toute chose, le bibliothécaire doit se mettre à la place du chercheur et imaginer quel type d’interrogation ce dernier souhaiterait avoir sur les documents considérés : poser une question transversale sur les collections du département dans leur ensemble, ou avoir une approche verticale du fonds d’archives dans lequel s’inscrit le document et sans lequel il n’est pas lisible. »

BOUTET, Alexandre. Inventaire et valorisation d'un fonds à partir d'un don d'archives : les publications du Collège de Pataphysique à la bibliothèque de l'Arsenal. [S.l.] : [s.n.], 2007 [en ligne]. Disponible sur : http://enssibal.enssib.fr/bibliotheque/documents/dcb/boutet.pdf (consulté le 22 mai 2009)

QUEYROUX, Fabienne. L’informatisation des catalogues de manuscrits : rapport à la suite d’un voyage d’étude dans cinq bibliothèques nord-américaines, septembre-octobre 1999. Rapport dactylographié, décembre 1999, 55 p. [En ligne]. Disponible sur : http://www.sup.adc.education.fr/bib/Info/coop/fulb/queyroux.htm (consulté le 11/12/02).

TOULOUSE, Sarah. Les documents d’archives en bibliothèques. Mémoire d’étude. Villeurbanne : ENSSIB, 1994, 60 p.

COMBE, Sonia. Archives et bibliothèques, un nouveau défi. in BBF, 2006, n° 4, p. 58-64 [en ligne]. Disponible sur : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2006-04-0058-001 (consulté le 22 mai 2009)
"Tandis que la pratique bibliothéconomiste nuit sans conteste à l’organisation des documents administratifs qui demande à refléter le processus de leur constitution, en revanche la doxa archivistique ne peut s’appliquer systématiquement aux archives privées. Mais la question est-elle toujours d’actualité quand le traitement informatique peut rendre complémentaire le principe de pertinence thématique et celui du respect du fonds ? On peut en effet désormais classer et décrire les documents en respectant leur provenance et décliner ensuite l’instrument de recherche dans plusieurs thématiques via les diverses balises de codage en XML. Grâce aux inventaires informatisés, chaque principe peut donc trouver son champ d’application légitime."

MARTIN Philippe. Logiciels documentaires et logiciels d’archives : deux enquêtes. in Documentaliste, 2001, vol. 38, n° 5-6, pp. 302-303.

DUCHEMIN, Pierre-Yves. BN-OPALINE : La bibliothèque en ligne. in Bulletin d’information de l’Association des bibliothécaires français, 1997, no 174, pp. 110-117.

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib
MOTS CLES : Traitement de l'information : Catalogues, Traitement de l'information : Outils de recherche documentaire, Traitement de l'information : Modèles de représentation, Traitement de l'information : Informatique documentaire,