Vous aimeriez mettre un place dans votre bibliothèque universitaire un système de gestion des places assises « réservées » (peu chronophage pour le personnel). Vous cherchez des retours d'expériences sur les dispositifs mis en oeuvre dans d’autres bibliothèques. Vous avez d’ores et déjà identifié le système d’horodateurs du SCD Lyon 1 et le Pass Pause des Bibliothèques de l'Université catholique de Louvain.

Une question sur les Systèmes de réservation d’espaces a été posée en avril dernier sur la liste de diffusion de l’ADBU ; Anne Boraud a synthétisé les réponses dans le tableau ci-joint, qui répondra en partie à votre demande : Synth%C3%A8seADBU_r%C3%A9servations%20espaces_042018.pdf

De nombreux établissements utilisent l’application Affluences, qui propose un module de réservation, mais certains ont également élaboré eux-mêmes leur propre système informatique de gestion. Pour plus de précisions sur la gestion des places réservées mais non utilisées, vous pouvez contacter les établissements ayant répondu à cette enquête, qui ont dû réfléchir à ce problème particulier.

Pour compléter cette synthèse Cécile Gobbo avait également décrit le dispositif en vigueur à la Bulac :

« A la Bulac, la gestion des réservations d'espaces repose sur trois outils interfacés : contrôle d'accès (salles sous lecteur de badge), SIGB Koha (pour la gestion des utilisateurs et l'intégration de l'interface de réservation) et un module de réservation des espaces. Les espaces réservables sont des carrels de jour, des carrels accessibles 24/24 et des salles de groupe ; le système gère également la réservation de places dans les salles de lecture.

Les usagers réservent les espaces depuis leur compte lecteur. Leur carte de bibliothèque ouvre les portillons d'accès aux espaces de la bibliothèque et leur permet également d'ouvrir les portes des carrels qui sont munies de lecteurs de badge. La synchronisation entre le système de contrôle d'accès (produit de l'éditeur Genetec) et la base espace se fait en temps réel via une API. En cas de problème, des collègues peuvent intervenir directement dans le système de contrôle d'accès.

Les accès à la bibliothèque 24/24 fonctionnent de la même manière.

Les usagers peuvent voir les espaces qu'ils ont réservés sur leur compte lecteur mais nous n'avons pas d'affichage particulier sur les salles. Ils peuvent faire des réservations aux banques d'accueil. En pratique, les espaces sont rarement libres et ceux qui les réservent anticipent leur venue en réservant plusieurs jours à l'avance.  

Pour le moment, notre base espace est un module un peu vieillissant et son interface n'est pas adaptée aux téléphones portables. C'est un module externe qui est interfacé avec le SIGB Koha. Nous prévoyons pour l'année 2019, de faire réaliser un nouveau développement, une brique plus intégrée au SIGB Koha qui puisse être disponible dans la version communautaire et accessible à tous, avec une meilleure ergonomie et une interface robuste. Nous allons travailler également les fonctionnalités de suivi des réservations et de gestion de la libération des espaces qui nous manquent actuellement.

D'un point de vue pratique et durabilité, l'intégration de la gestion des espaces à un module communautaire de notre SIGB va nous permettre de faire évoluer l'outil en fonction des possibilités techniques nouvelles ce qui n'est pas possible avec notre système actuel, trop spécifique pour évoluer. »