Établissement : Enssib | Villeurbanne (69)
Fonction/métier : assistant de direction
Niveau de responsabilité : B
Type d’employeur : Fonction publique d'État
Date limite de candidature : 31/08/2025 inclus
Date prise de poste : courant septembre 2025 - dès que possible
Informations complémentaires et modalités de candidature :
Le poste est à pourvoir dès que possible courant septembre.
Des renseignements sur ce poste peuvent être demandés par courriel auprès de : Magali DUPONT, adjointe au responsable du service des ressources humaines de l’Enssib : magali.dupont@enssib.fr
Modalités de candidature :
Les dossiers de candidature (CV détaillé, lettre de candidature) devront être adressés, par courriel à service_rh@enssib.fr, au plus tard le 31 août 2025 inclus.
Présentation de l'Enssib
L'Enssib est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d'un « grand établissement ». Située à Villeurbanne (Rhône), il est placé sous la tutelle du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche (MENESR) et membre associé de l'Université de Lyon.
L'Enssib forme des cadres du secteur public et du secteur privé en information, documentation et bibliothèques. Elle a pour mission de préparer, par une formation scientifique, culturelle et professionnelle, des fonctionnaires stagiaires se destinant à des fonctions scientifiques et d'encadrement dans les bibliothèques et les services de documentation et d'information scientifique et technique (conservateurs et bibliothécaires d'État et de la Ville de Paris). Elle propose un programme de formations tout au long de la vie dans le domaine des sciences de l'information et des bibliothèques, sur place et à distance, qui touche essentiellement des cadres du secteur public.
Elle porte une activité d’expérimentation et de recherche en sciences de l’information, en histoire du livre et des bibliothèques, ainsi qu’une valorisation de celle-ci. Elle est notamment éditeur public (trois collections d’ouvrages aux Presses de l’Enssib, le Bulletin des bibliothèques de France, la revue de recherche en accès ouvert Balisages).
En tant qu'établissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Enssib prend en compte dans sa stratégie, les enjeux de Science et accès ouverts, responsabilité sociétale et développement durable, soutien à la formation à l'esprit critique, développement de l’intelligence artificielle. Membre du Réseau des écoles de service public (RESP), elle prend également part à la réflexion engagée au sein de la fonction publique de l'État, en matière d'égalité des chances et d'attractivité des métiers de la fonction publique.
Dotée d'un budget d'environ 3 M€ (hors masse salariale Etat) et d'une équipe de 100 agent.e.s, l'Enssib a lancé ou finalisé plusieurs chantiers visant à améliorer sa gouvernance et ses processus de travail internes. Ses axes de travail et de développement sont inscrits dans son projet d'établissement (EXPERT2026) et son contrat quinquennal 2022 - 2026.
Missions du poste
Le poste d’assistant.e proposé est rattaché à la directrice de l’Enssib.
MISSIONS D’ASSISTANT.E DE LA DIRECTRICE DE L’ENSSIB
• Organisation des déplacements de la directrice et des personnels des missions rattachées (5 agents),
• Gestion de l’agenda et des communications téléphoniques de la directrice,
• Organisation opérationnelle du Conseil d’administration de l’Enssib (4 séances par an), en collaboration avec la direction et le président du conseil d’administration ;
rédaction du PV des séances,
• Planification et organisation des comités de direction et comités de direction élargis, diffusion des ordres du jour,
• Suivi du circuit des parapheurs après supervision de ceux-ci par le DGS,
• Gestion des lignes budgétaires de la direction,
• Assistance à l'organisation d'événements internes et institutionnels de l’école,
• Suivi du tableau des enquêtes et réponses à renvoyer aux tutelles.
L’assistant.e travaille également en collaboration étroite avec le directeur général des services (DGS) et son assistante, ainsi qu’avec les autres membres du comité de direction (8 personnes).
Une continuité de service réciproque doit être assurée entre l’assistant.e de la directrice et l’assistante du Directeur général des services.
En l’absence ponctuelle de l’assistante du DGS :
• Traitement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono du secrétariat,
• Elaboration de l’agenda de la semaine de l’Enssib,
• Modération de mails adressés à certaines listes de diffusion,
• Gestion des lignes budgétaires d’administration générale et autres missions nécessaires au bon fonctionnement de la DGS.
MISSIONS JURIDIQUES :
• Veille juridique (suivi de la réglementation et des réformes au sein de l’ESR, de la fonction publique…),
• Analyse juridique (actes réglementaires de l’école, délégation de signature, instances et statuts, règles de la fonction publique, propriété intellectuelle…),
• Gestion des conventions (suivi et analyse juridique).
Du fait de ses missions spécifiques, ce poste n’est éligible qu’à une journée de télétravail hebdomadaire, après 6 mois d’ancienneté dans les missions proposées.
Profil recherché
Le poste comporte une forte dimension relationnelle, interne et externe.
Compétences opérationnelles, techniques, méthodologiques (savoir-faire)
• Connaissance de l’enseignement supérieur,
• Connaissance des domaines d’activité, de l’organisation de l’Enssib,
• Capacité à identifier et gérer les priorités et les urgences,
• Capacité à rendre compte,
• Rigueur, sens de l’organisation,
• Esprit de synthèse,
• Connaissance en gestion administrative,
• Formation en matière juridique vivement souhaitée,
• Capacité à évaluer les risques juridiques liés aux décisions de l’établissement,
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques,
• Bonne expression orale et écrite.
Compétences comportementales professionnelles (savoir être)
• Aisance relationnelle
• Réactivité
• Maîtrise de soi
• Disponibilité, capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
• Diplomatie, discrétion
• Capacité à travailler en équipe et à partager les informations
• Capacités d’anticipation
• Sens de l’analyse (législation et jurisprudence)
Rejoindre l’Enssib, c’est :
Travailler dans un établissement engagé, dans une démarche forte de responsabilité sociétale de l’établissement, avec une attention soutenue sur la qualité de vie et les conditions de travail.
Évoluer et se former tout au long de sa carrière.
Assurer un équilibre vie professionnelle / vie personnelle avec 49 jours de congés et RTT par an pour un temps complet à 37H55, 2 jours (max.) par semaine de télétravail (selon ancienneté et contraintes de service) ou 40 jours de télétravail flottant à l’année et la possibilité de répartir le temps de travail hebdomadaire sur 4,5 jours.
Pouvoir bénéficier de nombreux accès culture et sport.
Pouvoir bénéficier d’une prise en charge des transports domicile-travail à hauteur de 75 % plafonnée à 101.75 € par mois.
Une prestation sociale complémentaire (PSC) peut éventuellement être versée à hauteur de 15 € par mois.
Participation employeur aux frais de restauration collective selon la grille indiciaire.