A la faveur d’un projet que les étudiants du master 2 ARN viennent de conduire pour les Archives départementales et métropolitaines (Rhône et Grand Lyon), Claire Di Mascio, commanditaire, nous explique comment s’est déroulée cette collaboration et quels en ont été les résultats.

1/ Vous avez collaboré cette année avec les enseignants et les étudiants du master 2 ARN de l'Enssib. Décrivez-nous en quelques mots le projet sur lequel vous avez travaillé et vos attentes en tant que commanditaire.
Les Archives départementales et métropolitaines conservent un fonds de vidéos de l’assemblée départementale du Rhône depuis 1982 jusqu’à 2019. Ces archives possèdent un intérêt historique et nous souhaitions ainsi en étudier les modalités de transfert sur notre futur système d’archivage électronique. Afin de nous guider, les étudiants du master 2 ARN ont eu pour mission de réaliser quatre livrables : un plan de conservation, une analyse des risques, un plan de classement et un profil d’archivage. L’objectif final était de nous proposer un véritable plan d’action.

2/ Quels ont été pour vous les points forts de cette collaboration ?
En tant qu’archivistes, nous avions la connaissance des documents, mais nous ne sommes pas des spécialistes de l’archivage des fonds audiovisuels. La collaboration avec les étudiants nous a permis de bénéficier de connaissances et de conseils techniques extrêmement utiles sur la conservation de ces archives particulières et sur tous les risques à prendre en compte. Les étudiants ont aussi su mettre en application une véritable méthodologie de projet qui a été rigoureuse, comme pour un cas réel. Ils ont tous fait preuve de professionnalisme et ont vraiment joué le jeu !

3/ Concrètement, comment s'est déroulée l'organisation de ce projet ?
Une première rencontre a permis de prendre contact avec les étudiants, de présenter nos attentes en tant que commanditaires, de répondre aux premières interrogations et aussi de faire visiter notre service d’archives. Ensuite, un planning de travail précis a été établi. En l’espace de trois mois, trois COPIL (comité de pilotage) et trois ateliers de travail aux Archives départementales et métropolitaines ont été organisés. Entre-temps, les échanges se faisaient par mail. En tant que commanditaire, ces moments balisés nous permettaient de nous consacrer spécifiquement à ce projet. Les étudiants se sont organisés en trois équipes projet, avec un rôle précis pour chacun d’entre eux comme dans la réalité. Les ateliers étaient de véritables moments d’échanges avec les étudiants qui pouvaient présenter l’avancement de leur travail, poser des questions, voir les supports vidéos.... Lors des COPIL, chaque équipe présentait de manière formelle son travail, son état d’avancement, et les difficultés rencontrées. Jusqu’au COPIL final où les quatre livrables, ainsi qu’un plan d’action complet ont été exposés aux enseignants ainsi qu’à nous, commanditaires.

4/ Quelles utilisations avez-vous déjà envisagées des travaux réalisés par les étudiants ? En quoi vont-ils vous permettre d'avancer dans la mise en œuvre de votre projet d'archivage ?
Le travail mené par les étudiants est précieux pour nous, car il nous offre des pistes concrètes qui vont pouvoir nous mener à l’archivage des vidéos de l’assemblée départementale sur notre futur système d’archivage électronique. Les livrables vont nous permettre de déterminer les actions à réaliser en premier, de prendre en compte les risques et de choisir un scenario précis en connaissance de cause. Ce travail constitue une véritable base !

5/ C'était votre première expérience d'une collaboration avec l'Enssib. A ce jour, d'autres collaborations vous semblent-elles possibles avec l'équipe du master ARN ?
Pour la prochaine rentrée universitaire, nous pourrons envisager de proposer une collaboration similaire pour l’archivage d’un nouveau type de document par exemple.

6/ Un mot pour conclure ?
Nous avons véritablement été très satisfaits de cette expérience avec le master 2 ARN de l’Enssib. C’est une occasion pour les étudiants d’être confrontés à de véritables cas concrets, avec leurs difficultés et leurs aspects très formateurs. De notre côté, nous trouvons une véritable utilité aux travaux fournis par les étudiants, que nous pouvons ensuite réutiliser. C’est à notre sens la manifestation d’une collaboration réussie !

Propos recueillis par Véronique Branchut-Gendron,
Le 15 mai 2020