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Le catalogue collectif de périodiques interrégional (CPI) réalisé à Grenoble

Par Sabine Barrai
Par Joëlle Guillou

A - HISTORIQUE

En 1971, la bibliothèque interuniversitaire de Grenoble a entrepris sous la responsabilité de M. Chauveinc, alors conservateur de la section sciences, d'éditer le Catalogue collectif des périodiques de l'Isère à partir d'un fichier en ordinateur, constitué à l'aide des anciennes listes départementales. Les options suivantes ont été prises :

• recourir à l'informatique, ce qui permet de sortir à la fois un catalogue collectif complet, des catalogues collectifs partiels ou des catalogues par bibliothèque.
• donner le minimum de travail au bibliothécaire et le maximum à la machine: donc ne pas utiliser de bordereaux. A partir des catalogues manuels des différentes bibliothèques, un codage simple ajouté à l'entrée en machine par la dactylocodeuse permet à un programme de structure la notice en zones.
• faire un catalogue complet :
  • * recencement de l'ensemble des fonds des participants : ceuxci pouvant être des bibliothèques universitaires, municipales, d'instituts, privées...
  • < périodiques français et étrangers.
  • * périodiques morts et vivants.
• avoir un catalogue simple, mais comportant tous les éléments nécessaires à une identification univoque.
  • entrées aux titres, aux collectivités éditrices, aux renvois dans un seul ordre alphabétique.
  • * chaque élément est également entier : donc notice et zones de cette notice en longueur variable, il n'y a aucune troncature. De plus le format machinique a été conçu au départ pour permettre l'adjonction ultérieure d'éléments.
• saisir les données en typographie relativement riche: majuscules, minuscules, caractères accentués et spéciaux.
• maintenir un seul fichier pour l'ensemble afin de conserver un avantage important du système : chaque périodique n'est saisi qu'une fois et, par un effet de boule de neige, le travail pour chaque nouveau centre est moindre (voir § B4).
• intégrer toutes les bibliothèques le désirant, à condition qu'elles conservent au moins l'année en cours de leurs collections.

En 1976, la Bibliothèque a donc publié la première édition du Catalogue collectif des périodiques de l'Isère, contenant 13375 notices appartenant à 90 bibliothèques du département, de toutes catégories. Ce catalogue comprenait les périodiques français et étrangers, vivants et morts dans une seule liste alphabétique des titres.

D'autres bibliothèques universitaires désirant publier le catalogue collectif des périodiques de leur département avaient demandé à la bibliothèque interuniversitaire de Grenoble de se servir de son système. Une option de base étant l'existence d'un fichier unique, celui-ci s'est peu à peu agrandi des données des autres bibliothèques.

En 1979, une deuxième édition du Catalogue collectif des périodiques de l'Isère a semblé nécessaire, lia paru intéressant de publier à cette occasion l'ensemble des données du fichier. C'est ainsi qu'en décembre 1979, le Catalogue collectif des périodiques interrégional a été publié. Il est formé de quatre volumes (1783 p. au total) et d'un index des sigles en annexe. Il contient 31 156 enregistrements correspondant à 26009 titres (avec quelques renvois) et 5 147 entrées aux collectivités éditrices ; les titres et les collectivités sont présentés dans une même liste alphabétique. Le catalogue regroupe 528 centres répartis de la façon suivante:

• Isère, 110 centres: bibliothèque interuniversitaire (BI U), bibliothèques municipales (BM), bibliothèques d'UER et centres privés (toutes disciplines).
• Bas-Rhin, 111 centres: bibliothèque nationale et universitaire, bibliothèque d'UER et centres privés (sciences, médecine et pharmacie).
• Puy-de-Dôme, 114 centres: BIU, BM, bibliothèques d'UER et centres privés (toutes disciplines).
• Montpellier: les 5 sections de la BIU.
• ADBS, 27 centres privés et parapublics de la région parisienne (électronique, informatique et automatique).
• Rhône, 146 centres: BIU, bibliothèque d'UER et centres privés (sciences, médecine et pharmacie).

B - PRESENTATION DU SYSTEME ACTUEL

L'organisation générale décrite en annexe 1 montre que l'organisation en machine repose sur deux séries du programmes:

• les deux programmes Monique et Majcpi qui permettent d'obtenir et de mettre à jour le fichier de base des notices et le fichier des arguments de tri.
• un jeu de programme permettant des sorties très diverses à partir de ce fichier de base.

Tous ces programmes sont écrits en PL/1, langage à la fois répandu et bien adapté au traitement des chaînes de caractères. Le matériel utilisé est celui du centre interuniversitaire de calcul de Grenoble : un CII-HB 68 avec une chaîne d'imprimante spéciale.

Le changement de matériel en août 1 979 a nécessité la réécriture des programmes. Ceux-ci ont bénéficié, dans leur analyse, du bilan de dix années d'expérience.

1) MONIQUE (Mise en Ordinateur d'une Notice de périodIQUE)

Ce programme constitue sur disque le fichier de base des notices "TITRE-CPI" ainsi que les fichiers index nécessaires. Pour l'instant, seul existe le fichier des arguments de tri "TRI-CPI"

A partir des données brutes du fichier données, Monique structure la notice grâce à la ponctuation et à une codification ajoutée par la dactylocodeuse.

Les étapes principales de ce programmes sont :

• l'affectation d'un numéro de notice séquentiel
• l'affectation de la date de création de la notice
• la vérification de l'ISSN (numéro international normalisé de publication en série)
• la création d'arguments de tri pour la notice et pour les renvois éventuels (voir § B1 c)
• l'organisation de la zone des localisations avec notamment le décompte du nombre de localisations, l'affectation de la date d'entrée du sigle...

a - fichier DONNÉES

• C'est un fichier séquentiel sur disque
• Il est constitué d'enregistrements de longueur variable
• Les enregistrements d'entrée comprennent les éléments suivants (entre guillemets est indiquée la codification ajoutée lorsqu'elle est nécessaire à l'identification d'un élément de la notice) :
  • * ISSN
  • * code(s) sujet(s) (liste des codes Unesco subdivisée à l'aide des grandes sections de la classification décimale universelle)
  • * code pays (norme de l'ISO)
  • * titre principal avec l'article à rejeter entre parenthèses après le premier mot
  • * titre parallèle "= ", répétitif
  • * renvoi de titre"!" ou | ",répétitif(+ si nécessaire code de fin de renvoi "II" ou " ")
  • * collectivité éditrice " /" répétitif ( + si nécessaire code de fin de collectivité " // "
  • * renvoi de collectivité éditrice "??", répétitif
  • * lieu d'édition: pays, ville "()" (ville seulement pour la France)
  • * histoire bibliographique limitée au 1 er titre précédent " >" et au 1 titre suivant "<"
  • * localisation "x", répétitif
  • * sigle IPPEC
  • état de collection complet : le début et la fin sont indiqués ainsi que les lacunes importantes (facultatif)
  • * cote du périodique dans la bibliothèque " / (facultatif)

Les données peuvent être entrées sur plusieurs enregistrements de longueur variable, images de lignes, dépendant du système de saisie de données. Les lignes de continuation sont introduites par " +

b - fichier TITRE-CPI :

• C'est un fichier séquentiel sur disque indexé sur le numéro de notice
• Il est constitué d'enregistrements de longueur variable (1 000 à 2500 caractères)
• Ces enregistrements ont le format suivant (annexe 2):
• partie fixe :
  • * ISSN, 8 caractères
  • * code(s) sujet(s), 2X2 car.
  • * pays, 3 car.
  • 0nombre de sigles, 3 car.
• partie titre :
  • * titre principal
  • * renvoi de titre
  • collectivité
  • * renvoi de collectivité
  • * pays (sauf pour les français)
  • * ville
  • * titre précédent
  • * titre suivant
• partie localisation (zone répétitive):
  • * séparateur de sigle, 1 car. "x"
  • date d'entrée (ou de mise à jour) du sigle, 1 car. en format interne
  • * localisation:
  • partie numérique du sigle, 4 car.
  • * partie alphabétique du sigle, 3 car.
  • * état de collection
  • < identificateur de cote, 1 car. "1"
  • cote

Les zones sans indication de longueur sont variables et illimitées... dans la limite de 2 500 caractères pour l'ensemble de la notice.

c - fichier TRI-CPI

• C'est un fichier séquentiel sur disque indexé sur le numéro de notice.
• Il est constitué d'enregistrements de longueur variable. A un enregistrement du fichier TITRE-CPI peuvent correspondre plusieurs enregistrements constitutifs du fichier TRI-CPI, le dernier chiffre du numéro de notice différenciant l'enregistrement correspondant à la notice de base (95 car.) et les enregistrements correspondant aux renvois (collectivité ou véritable renvoi) (88 car.).
• Ces enregistrements ont le format suivant (annexe 2) :
  • * numéro de notice, 7 car.
  • * argument de tri, 80 car.
  • * NBC ou TYP, 1 car. indiquant soit le nombre de renvois contenus dans la notice, soit le type de renvoi correspondant à l'argument de tri ("/" pour une collectivité ou un renvoi de collectivité, "=" pour un titre parallèle ou un renvoi de titre, cela pour permettre de sortir la liste des titres seuls, ou à part les titres et les collectivités).
  • * code(s) sujet(s), 2X2 car.
  • * date de création de la notice, 3 car. (2 derniers chiffres de l'année X numéro du trimestre).

* Les code(s) sujet(s) et la date de création nexistent que dans l'enregistrement de la notice de base.

2) MAJCPI (Mise à Jour du Catalogue collectif des Périodiques de l'Isère)

Ce programme a pour objet la mise à jour du fichier de base ou du fichier des arguments de tri : modification ou ajout de tout ou partie dune localisation, correction dans la zone de titre, ajout de l'ISSN, des codes sujets...

MAJCPI met à jour les fichiers TITRE-CPI et TRI-CPI à l'aide des modifications lues dans le fichier CORRECTN. L'identification de l'enregistrement à corriger se fait par le numéro de notice : les enregistrements de correction sont préalablement classés par numéro de notice et dans l'ordre alphabétique des différents codes de correction.

a - fichier CORRECTN:

• Cest un fichier séquentiel sur disque.
• Il est constitué d'enregistrements de longueur variable, images de lignes.
• Le format des enregistrements est le suivant :
• une partie fixe
  • * numéro de la notice à corriger, 7 car.
  • * 1 car. à blanc
  • * codes, 2 car.
  • * 1 car. à blanc
• une partie dépendant des codes de correction
• la fin de texte d'une même correction est indiquée par un "%"

Les codes de correction sont :

• partie fixe
  • * A ajout (ou remplacement) d'un ISSN ex. : n°notice A 0000-0000%
  • 0AS ajout (ou remplacement) des codes sujets ex : n° notice AS sSsS %
• partie titre
  • * MT modification dans la zone de titre ex.: n° notice MT % ancienne chaîne % nouvelle chaîne %
• partie localisation
  • 0SA ajout dune localisation ex.: n° notice SA sigle complet état de collection cote%
  • * SM modification à l'intérieur d'un état de collection ou d'une cote avec ou sans changement de sigle ex. : n° notice SM sigle ancien sigle nouveau % ancienne chaîne % nouvelle chaîne %
  • * SR remplacement d'un sigle par un autre, ajout ou remplacement d'un état de collection par un autre, d'une cote par une autre ex.: n° notice SR sigle ancien sigle nouveau état de collection 1 cote %
• SS suppression d'une ou plusieurs localisations ex. : n°notice SS sigle sigle...%

(partie numérique)

Il existe deux codes supplémentaires qui ne peuvent être utilisés que par les responsables du fichier à Grenoble:

• MA modification dans les arguments de tri DN suppression d'un ou plusieurs enregistrements

A l'aide des fichiers DONNEES et CORRECTN et des programmes MONIQUE et MAJCPI, le fichier complet est régulièrement mis à jour. A ce travail participent, outre les auteurs de cet article, Renée Carron, Evelyne Hatzfeld, Michèle Lejeune.

A ce jour le fichier de base contient 32416 enregistrements dont 26 988 titres (comprenant quelques renvois), et 2 849 notices possèdent un ISSN.

3) Produits

Chaque programme de sortie peut produire deux sortes de listes :

• le listage de travail, très aéré, pour permettre les mises à jour, les vérifications, comportant donc toujours le numéro de notice. La codification ajoutée est imprimée sans modification.
• le catalogue : la sortie d'ordinateur est faite sur papier blanc et chaque "page est dimensionnée par le programme de telle sorte qu'après réduction de 0,8, on obtienne une page de catalogue imprimé de format A4 (annexe 3). La codification ajoutée est soit supprimée, soit maintenue, soit traduite par la machine. Par exemple le programme traduit " > par "Suite de".

a - CATALPA

• CATALogue des Périodiques par ordre Alphabétique
• Il produit la liste ou le catalogue alphabétique de l'ensemble du fichier.

b - PERSIL

• liste des PERiodiques par Sigle de Localisation
• Il produit la liste alphabétique de chaque bibliothèque: par exemple le Catalogue de la section Sciences de la BIU de Grenoble.

c - PETREL

• PEriodiques TRiés par ELément du sigle
• Il permet d'obtenir la liste des titres possédés par plusieurs bibliothèques en un seul ordre alphabétique suivant une ou plusieurs lettres du sigle. On a ainsi un catalogue géographique. Exemple : le Catalogue collectif des périodiques de l'Isère (lettre G su sigle).

d - GROUSE

• = liste d'un Groupe de Sigles.

Il permet d'obtenir la liste des titres possédés par plusieurs bibliothèques en un seul ordre alphabétique lorsque Petrel ne peut pas être utilisé. C'est le cas du catalogue des bibliotèques juridiques de Grenoble ou des Bibliothèques scientifique et médicales entrées au fichier. On peut ainsi remédier partiellement à l'absence actuelle de codes de sujet et sortir un catalogue sectoriel pour un domaine très large.

e - LAPIN

• = Liste des Abonnements de Périodiques Interbibliothèque

C!est GROUSE limité aux titres reçus à ce jour dans un groupe de bibliothèques.

Exemple: le Catalogue des périodiques auxquels les bibliothèques municipales de Grenoble sont abonnées pour 1981.

Il existe également un certain nombre d'autres programmes à usage interne qui donnent par exemple : la liste des argumens de tri, la liste des titres triés par ISSN, des statistiques sur les donées...

A l'aide des dates de création ou de modification, il est possible de sortir ces différents catalogues, soit de façon complète, soit sous forme de mise à jour d'une sortie précédete.

4) Travail demandé aux participants

Le travail pour un nouveau centre est le suivant :

• Il pointe sur le listage de travail qui lui est fourni (voir & B3) les périodiques qu'il possède et indique pour ceux-ci son sigle, l'état de collection, la cote (éventuelleent) et les changements de titre intervenus. Le listage de travail peut être sot la copie du fichier intégral, soit limité aux centres du même groupe de disciplines.
• Il prépare une liste de ses nouveaux titres en indiquant les différents éléments demandés (voir§ B1.a) qu'il connaît.

Lorsqu'un centre veut mettre ses données à jour, un listage de travail répertoriant uniquement ses périodiques lui est adressé. Il porte sur ce listage les corrections nécessaires et prépare la liste des- nouveaux titres (voir ci-dessus).

Exception faite du département de l'Isère pour lequel la section sciences de la BIU se charge de la frappe des données des fichiers DONNEES et CORRECTN, les participants des autres départements doivent normalement taper eux-mêmes leurs données. Ce travail peut se faire sur tout terminal comportant majuscules et minuscules. Les données peuvent être envoyées, soit par TRANSPAC, soit sur une bande magnétique, à la BIU de Grenoble qui se charge de la réalisation des catalogues demandés.

En l'absence de règles communes de classement des périodiques et aussi du fait de la diversité des centres participants, un contrôle bibliographique est nécessaire. Pour assurer la meilleure cohérence possible, il est confié à une seule personne.

L'existence d'un ISSN pour chaque titre facilitera beaucoup ce contrôle car celui-ci pourra être effectué directement par la machine.

L'intérêt d'un fichier unique se fait sentir au moment de la préparation dune nouvelle édition ou de l'intégration d'un nouveau centre. En .effet, plus il y a de titres dans un fichier, plus la probabilité pour qu'un centre n'ait qu'à ajouter sa localisation est grande. Ainsi, entre la Ve édition du Catalogue collectif des périodiques de l'Isère en 1976 et l'édition du Catalogue collectif de périodiques interrégional en 1979, le nombre de nouveaux titres a doublé pendant que le nombre de centres était multiplié par six.

c - Avenir

Au stade actuellement atteint par le Catalogue collectif de périodiques interrégional, la prochaine étape devrait être de le rendre accessible en conversationnel, pour permettre la consultation du fichier complet. Cela ne sera réalisable facilement que lorsque tous les périodiques auront un ISSN.

Sont également envisagées:

• L'indexation des données actuellement entrées dans le fichier afin de pouvoir sortir des listes par discipline, listes qui pourraient être diffusées auprès des chercheurs.
• des listes par code pays pour aider les chercheurs qui s'intéressent à un pays.
• des sorties classées suivant le système international (c'est-à-dire sans tenir compte des articles et autres mots vides). Cette possibilité serait fort utile, particulièrement dans les sections scientifiques et médicales.

Il serait également très souhaitable que le projet de catalogue collectif national des périodiques dont le CPI doit être une composante, soit prochainement réalisé.

Pour répondre aux voeux de la grande majorité des professionnels, et rendre de réels services aux lecteurs de bibliothèques, un catalogue national devrait, semble-t-il, répondre aux critères suivants:

• * être conversationnel sous la forme d'une base de données nationale accessible au moyen de TRANSPAC. Un tel catalogue faciliterait beaucoup le travail des services de prêt entre bibliothèques.
• * avoir un format simple, mais avec les éléments nécessaires et suffisants pour une identification univoque : un sous-ensemble d'INTERMARC (S) serait une bonne solution pour le format en machine. Lorsque le CIEPS (Centre International d'Enregistrement des Publications en Série) aura attribué à tous les périodiques un titre-clé et un ISSN, le travail des bibliothèques sera grandement facilité puisque les problèmes d'identification des titres seront résolus.
• * permettre d'éditer des catalogues imprimés ou COM (Computer Output Microform) de façon périodique ou des listes à la demande.
• * permettre de sortir des listes thématiques.

Cet article reprend des éléments de :

• Barrai (Sabine) et C. Nivet (André). - Le Système CPI de Grenoble. In : Bull. BibI. France. ISSN 0006-2006, t.25, n° 1 1, novembre 1980, p.533538.
• Barrai (Sabine). - Les Catalogues collectifs à Grenoble. _L In : Lire à Grenoble 1981.